Guidene - Kjernen i InfoCaption

InfoCaptions guider hjelper de som vil dele av sin kunnskap å gjøre det, og hjelper de som leter etter informasjon å finne den. De som vet hvordan man gjør forskjellige oppgaver beskriver sine egne arbeidsmetoder. Guidene kan bestå av tekst eller bilder, skjerminnspillinger eller videofilmer. De kan være kunnskapstester eller håndbøker, avhengig av hva du vil formidle. Guidene kan brukes for å informere nye brukere om hvordan man benytter seg av et helt nytt system eller som støtte for erfarne brukere som trenger hjelp med deler av arbeidsoppgaver.

 

 

 

Hvorfor InfoCaption Guide?

j

Lages av de som kjenner jobben

Vi i InfoCaption tror ikke på avanserte verktøy som et fåtall i organisasjonen i har tilgang til. Det skal være enkelt å beskrive noe med en guide, og derfor bygger vår lisensmodell på at det ikke skal finnes noen hindre for å sette igang nye produsenter.
i

Store linjer

Med InfoCaption kan du ikke bare lage guider, systemet passer også på at materialet du lager blir tilgjengelig og kan brukes. Alle guider samles på en søkeside slik at brukerene skal kunne finne alt det de leter etter på ett sted.

R

Oppdatert materiale

Hver guide som produseres får et unikt ID-nummer, som gjør at når guiden trenger å oppdateres, f.eks. når det kommer en ny versjon av et system trenger man ikke å gi brukerene en ny link til materialet. Lenken blir den samme.

InfoCaption er navet for informasjonsdeling i Kumla kommune. Her finnes guider og kurs om alt fra det man trenger å vite som nyansatt til hvordan helse- og omsorgspersonell kan skrive en gjennomføringsplan. Tilbudet av guider økes hele tiden og bygges opp av den ekspertisen som finnes i hver avdeling. Med InfoCaption sparer medarbeiderene tid, både de som leter etter informasjonen og de som deler kunnskapen sin. Håkan Cederqvist

IKT-pedagog, Kumla Kommune

Ulike typer guider

Steg for steg-guider

Ved å spille inn skjermen lager du enkelt steg som du setter sammen til en pedagogisk instruksjonsguide. Innspillingen kan redigeres og tydliggjøres med tekst, markører og lyd. Å lage en guide er så enkelt at det ikke tar så mye lenger tid enn det tar å vise oppgaven. Etter man har spilt den inn kan man vise samme guide til neste som har samme problem. Steg for steg-guidene hjelper brukerene å utføre en viss oppgave i et system ved å vise akkurat hva man skal gjøre, steg for steg, uten å tvinge noen til å se på det man allerede kjenner til. Man ser bare på de stegene man trenger og får den hjelpen man trenger.

 

Se eksempel

Tekstguider

Tekstguider er tydlige tekst og bilde-baserte instruksjoner som produseres og redigeres effektivt ved å kombinere tekst, bilder, skjermbilder og steg for steg-guider. Med det innebygde verktøyet “Hot spot” kan du forklare ulike felt i et system. Tekstguideverktøyet hjelper også med å ta vare på PDF- og Word-dokumenter ved å publisere dem på søkesiden.

 

Se eksempel

Kunnskapstester

I en kunnskapstest kan brukerene enkelt teste sine kunnskaper. Testen bygges opp av fritekst- bilde- og flervalgsspørsmål som du kombinerer etter egne ønsker. Utifra testresultatet skapes en individuell studieplan med guider og dokumenter som brukeren anbefales å se litt ekstra på. Brukerenes resultat i testene kan også følges opp med hjelp av komponenten Track.

 

Se eksempel

Oversikter

Guidene kan pakkes sammen på forskjellige måter for å nå en viss målgruppe eller for å få frem et budskap. Sett f.eks. sammen en håndbok for nyansatte eller en oversikt i forbindelse med implementeringen av et nytt system. Hver pakke får en unik lenke, og oppdateres automatisk når du endrer i noen av delene i guiden.

 

Se eksempel

Videoguider

Importer videofilmer, eller film med ditt mobilkamera. Resultatet blir steg for steg-guider som viser hvordan oppgaver fra arbeidsdagen som ikke foregår på datamaskin skal utføres.

 

Se eksempel

Å lage guider

Når man lager filmer kan man på en enkel måte forklare veldig mye. Hvis man skulle forklart de samme tingene med tekst hadde det vært ganske vanskelig å fått med seg alt. Fordi vi deler opp filmene i steg kan man lett repetere det halve minuttet som er interessant istedenfor å spole frem og tilbake, sånn man må i lange filmer. Anders Heyle

IT-pedagog, MSB


Presenter guidene for sluttbrukerene

Send lenker

Send en direktelenke til en guide til brukeren som lurer på hvordan man løser et problem.

Søkesider

Alle guidene samles på en søkeside slik at brukerene skal kunne finne den støtten de trenger. InfoCaptions søkemotor sorterer resultatene basert på relevans, noe som fører til at brukerene raskt og enkelt finner veiledningen de trenger hjelp med. Med noen klikk kan søkesiden tilpasses etter organisasjonens grafiske profil.
Se eksempel

Supportportal

En supportportal kan lages med noen tastetrykk ved å velge ut de widgets som er interessante akkurat for dere.

Innbygget i nettsider

Guider og søkesider bygges enkelt inn i webmiljøet deres.
Se eksempel

Integrert med nettsider

Hvis dere vil integrere InfoCaption med et intranett eller webmiljø hjelper våre dyktige medarbeidere gjerne til.
Se eksempel

Underbygg guidene med prosesser

InfoCaption blir ekstra kraftig med modulen Prosess
Vis meg

Styrken til InfoCaptions prosesser

j

Lages av de som kan

Akkurat som med guidene synes vi det er viktig at prosessoversikter er lett tilgjengelig. InfoCaptions lisensmodell gjør det mulig for de som faktisk vet hvordan prosessen fungerer å tegne den, slik at bedriften kan beskrive seg selv.

Levende prosesser

InfoCaptions prosesser blir ikke dokumenter i en perm, og du trenger heller ikke å tenke på hvordan de skal lagres eller presenteres. De lages rett i nettleseren og publiseres i et søkbart grensesnitt. Derifra er de også enkle å redigere hvis du trenger å gjøre endringer i fremtiden.
I

Viser hvordan man gjør det

Ved å lenke informasjon som f.eks. guider til respektive aktiviteter får medarbeiderene kunnskapsstøtte rett i prosessen, akkurat der de trenger den. På denne måten blir prosessene ekstra klare fordi man ikke bare snakker om hva man skal gjøre, men man får også se hvordan man skal gjøre det, steg for steg.

Enkelt å dele

Hver InfoCaption-prosess har sin unike lenke. Med denne kan man enkelt dele prosessene på mail og hjemmesider, og bygge inn sider, som på intranett.
Siden vi startet med InfoCaption Prosess har arbeidet med prosesser blitt enklere, og det trenger ikke å styres og læres bort i like stor grad. Takket være enkelheten i verktøyet trenger vi ikke å bnytte oss av prosessekspertene i bedriften. Den som vet hvordan man arbeider i prosessen kan også tegne den! Annica Pettersson

Process Management, Lindab

Finn ut hvordan organisasjonen lærer med Track

Spor bruken helt ned til individnivå

 

 

Vis meg

Hva kan du gjøre med hjelp av Track?

R

Kvalitetssikre kunnskapsnivået

Pass på at brukerne har riktig kunnskap før de får tilgang til IT-systemet.

Se kursstatistikk

Sett sammen et antall guider og en kunnskapstest til et kurs. Følg opp visninger og testresultat på individnivå.

Importer kurs

Importer ferdigproduserte e-læringskurs i SCORM-format og følg opp på individnivå.


Vi kontrollerer at brukerene har “kjørt” de guidene som kreves for å få tilgang til systemet. Tiden for å administrere oppfølgingen er minimal fordi vi utnytter koblingen mellom InfoCaption og kommunens brukerkatalog (LDAP)

Claes Karlsson

IT-sjef, Borås stad