Så får du användarna att älska era system! - InfoCaption

Så får du användarna att älska era system!

av | Nov 6, 2017 | dagligt lärande, utbild­ning

Frus­tr­erade slu­tan­vän­dare, allt­för kor­ta utbild­ningar i era sys­tem och sys­temä­gare eller spe­cial­is­ter som bom­bas med frå­gor — visst låter det bekant?

Det finns alltid miss­nö­je över sak­er på en arbet­splats. Ett fenomen som ofta ska­par miss­nö­je är datorsys­tem: ”Det här sys­temet funkar ju aldrig!”, ”Jag hatar dessa upp­da­teringar!” eller ”Jag fat­tar inte det här!”.

Är systemen så dåliga… eller är det något annat?

Givetvis finns det både bra och min­dre bra datorsys­tem. Vis­sa kanske är egenutveck­lade och har­monis­er­ar bra med använ­dar­nas arbetssätt sam­tidigt som de då kan vara väldigt kom­plexa. Andra sys­tem är inköp­ta och anti­n­gen mod­i­fier­ade för att pas­sa verk­samheten, eller så har verk­samheten fått anpas­sa sig. Alla dessa fak­tor­er påverkar såk­lart inställ­nin­gen till respek­tive sys­tem.

En bidra­gande fak­tor till miss­nö­je är ock­så mäng­den utbild­ning och han­dled­ning som en använ­dare får. En halv- eller heldagskurs i ett datorsys­tem är gan­s­ka van­ligt, men därefter förvän­tas använ­dar­na klara myck­et på egen hand. När sys­temä­gare eller sys­te­m­ex­pert­er är stres­sade och svår­till­gäng­li­ga sam­tidigt som det sak­nas lath­un­dar eller hand­böck­er som ger svar på frå­gor tap­par medar­be­tar­na engage­mang för sys­temet – arbetet stop­pas ständigt av kun­skaps­bris­ten.

Relation mellan introduktion och Self service

Det är inte fel med en kort intro­duk­tion­sut­bild­ning i ett datorsys­tem – förut­satt att det finns stöd att till­gå efteråt. Ett utbild­ningstillfälle som används för att förk­lara var­för sys­temet ska använ­das och hur sak­er och ting hänger ihop på en högre nivå ska­par förståelse och tryg­ghet. Men det bör ock­så stäl­las höga krav på till­gäng­ligheten av instruk­tion­er som slu­tan­vän­daren kan stöt­ta sig mot i oli­ka sit­u­a­tion­er när sys­temet väl ska använ­das i varda­gen. Micro-learn­ing som pushar ut tips och trix till använ­daren via mail är en bra lös­ning efter­som det både upprät­thåller kom­pe­tensen och vidareut­bil­dar slu­tan­vän­dar­na. Det är dock lika vik­tigt att stöt­ta i den dagli­ga lärosi­t­u­a­tio­nen. En hand­bok som sam­lar instruk­tion­er­na och tipsen bör där­för vara lät­till­gäng­lig så att använ­daren inte behöver leta igenom gam­la mail när frå­gor dyk­er upp utan enkelt kan använ­da sig av självhjälpen i hand­bo­ken. Låt respek­tive sys­temä­gare eller sys­tem­spe­cial­ist – kun­skap­sä­garen – ska­pa instruk­tion­s­guider­na: All­ra helst videogu­ider som beskriv­er oli­ka sce­nar­i­er i sys­temet.

Före, under och efter

Den bäs­ta kom­bi­na­tio­nen av dig­i­tal och lärarledd utbild­ning upp­nås genom att de som behöver utbil­das får ta del av hand­bo­ken före intro­duk­tion­sut­bild­nin­gen. På så vis höjs delt­a­gar­nas kun­skap­snivå inför kurstillfäl­let vilket ger en snab­bare start­sträc­ka och resul­ter­ar i en mer effek­tiv utbild­ning. Det är ock­så vik­tigt hand­bo­ken kan använ­das även efter kurstillfäl­let för att få hjälp så snabbt som möjligt genom self ser­vice. Förde­len med en dig­i­tal hand­bok med intro­duk­tion­s­guider är att instruk­tion­er­na kan åter­an­vän­das om och om igen. Vid ska­pan­det av hand­bo­ken är det där­för vik­tigt att fokusera på vil­ka vägar använ­daren kom­mer ta för att söka hjälp.

 

Kortast väg vinner!

Vi män­niskor tyck­er inte om när vi inte kan förk­lara eller förstå sak­er. Det är vik­tigt för oss att göra ett bra arbete och utföra våra uppgifter på rätt sätt. För att göra det behöver vi ibland hjälp och då väl­jer vi alltid att ta den kor­taste vägen. Genom att inte­gr­era lath­un­dar eller hela hand­böck­er direkt i sys­te­men kan använ­daren med få antal klick få svar på sina frå­gor. Det gör att man snabbt kan kom­ma vidare istäl­let för att behö­va leta på oli­ka ytor eller tvin­gas kon­tak­ta systemägaren/specialisten. På så sätt sparar verk­samheten tid och pen­gar – och får nöj­da använ­dare. Ju enklare det är att hit­ta bra stöd desto bät­tre går arbetet!


Skriv­en av:

Niklas Rosén

I sin vardag arbe­tar Niklas som kund­coach där han hjälper kun­der med frågeställ­ningar, utbil­dar och vis­ar på möj­ligheter med Info­Cap­tion. När tiden inte räck­er till för kun­der­na hjälper Niklas även till med att pro­duc­era guider. På friti­den upp­skat­tar han myck­et att hål­la på med Lego, umgås med sin familj och sina vän­ner.

Vad är InfoCaption?

Info­Cap­tion är en omfat­tande lös­ning med mån­ga möj­ligheter och använd­ning­som­rå­den. Ibland är det enklast att pro­va själv, men vi alla vet ju hur ofta de dagli­ga arbet­suppgifter­na behöver pri­or­it­eras fram­för nya ini­tia­tiv. I de fall­en kan det vara bät­tre med att snabbt få en förk­lar­ing på hur det funger­ar och kun­na få svar på sina frå­gor.

Det vill jag veta mer om!