Så gör ni nystarterna tryggare och effektivare! - InfoCaption

Så gör ni nystarterna tryggare och effektivare!

av | Nov 24, 2017 | dagligt lärande, för­bät­tra verk­samheten

Alla har vi var­it nya på job­bet och var­it i behov av infor­ma­tion och kun­skap för att kun­na skö­ta våra nya arbet­suppgifter och lära oss arbet­splat­sens ruti­n­er. Mån­ga håller nog med om att om man får för lite infor­ma­tion förs­ta dagen kan det kän­nas job­bigt, speciellt när man inte vet var man kan hit­ta infor­ma­tio­nen själv. Då kan myck­et tid gå åt till att ta reda på var man ska leta. Det kan vara lika illa att få för myck­et infor­ma­tion att hål­la reda på, och i de fall­en kan det vara skönt att veta att den finns doku­menter­ad och går att ta fram vid behov.

Sökmotorer skapar trygghet och nyfikenhet

Även om det är han­dledarens jobb att hjäl­pa nya medar­betare igång kan det kän­nas skönt som nyanställd att veta var man kan hit­ta infor­ma­tio­nen själv, speciellt idag när mån­ga är vana vid att googla fram lös­nin­gen på sina prob­lem. Den möj­ligheten upp­muntrar ock­så vil­jan att ständigt lära sig någonting nytt. Jag själv kan till exem­pel när jag kol­lar på film eller serier dra upp tele­fo­nen och googla något ord, namn eller en hän­delse som nämns. Då behöver jag ofta spo­la till­ba­ka några minut­er i fil­men jag tit­tade på efter­som jag fast­nat i att leta mig vidare från en artikel till en annan. Tack vare gemen­sam­ma kun­skaps­brun­nar som Google, Yahoo och Bing kan vi med väldigt få klick och tan­gent­tryck hit­ta den infor­ma­tion vi sök­er och upp­täc­ka nya sak­er som vi aldrig ens hade tänkt ta reda på. Så var­för inte använ­da sam­ma prin­cip inom våra verk­samheter?

Att ha en intern sök­mo­tor där all arbet­sre­lat­er­ad infor­ma­tion och kun­skap går att hit­ta ökar effek­tiviteten i verk­samheten efter­som de avbrott som annars hade gått till att leta efter rätt plats att söka på försvin­ner. Det ger även medar­be­tar­na en tryg­ghet efter­som de vet var infor­ma­tio­nen lig­ger sam­lad. Som ny medar­betare är det guld att få höra att ”här kan du få svar på alla dina frå­gor!”. Det kan där­för vara bra att analy­sera verk­samhetens infor­ma­tion- och kun­skaps­doku­men­ta­tion för att se hur lätt det är för, fram­för allt, en ny per­son att hit­ta det den sök­er.

Digitalt är lika med vinst

Elek­tro­n­iskt lärande, eller det kanske mer kän­da begrep­pet ”e-learn­ing”, blir allt van­li­gare både i varda­gen och arbetet. Antagli­gen är anled­nin­gen till det att dig­i­tal kun­skap och infor­ma­tion ger mån­ga förde­lar; inte minst sparar det in tid och pen­gar. Dig­i­ta­la utbild­ningar har visat sig vara tid- och kost­nad­sef­fek­ti­va jäm­fört med lärarled­da utbild­ningar efter­som lärare och lokal slip­per bokas, delt­a­gar­na kan göra utbild­nin­gen när det pas­sar dem och rät­tandet kan skö­tas automa­tiskt. Nya medar­betare kan gå sin intro­duk­tion­sut­bild­ning redan innan de har bör­jat job­ba, efter­som den går att göra hemifrån.

I dagens samhälle har de fles­ta till­gång till en mobil enhet med inter­net och som arbets­gi­vare kan det visa sig vara lön­samt att förse sina anställ­da med det. En av anled­ningar­na är att infor­ma­tio­nen blir så lät­till­gäng­lig när den kan sökas fram och delas online. Dessu­tom kan man hål­la infor­ma­tio­nen sam­lad på ett och sam­ma ställe. På så sätt sparar medar­be­tar­na in den tid som annars hade gått åt till att hit­ta rätt plats att söka fram sin infor­ma­tion, och därmed fören­klar och effek­tivis­er­ar man arbets­da­gar­na.

En positiv nystart

Föreställ dig att det är förs­ta dagen på ditt nya jobb. När du kliv­er in i kon­tors­byg­gnaden blir du upphäm­tad i recep­tio­nen av din han­dledare som ska visa dig runt på kon­toret, intro­duc­era dig för dina nya kol­le­gor och ge dig dina arbet­suppgifter. Du går en kurs för nyanställ­da till­sam­mans med några andra bli­vande kol­le­gor. Även om du har bliv­it bra bemött, kol­le­gor­na känns trevli­ga och intro­duk­tion­sut­bild­nin­gen gick bra kän­ner du dig nervös inför att bör­ja arbe­ta.

Han­dledaren ger nu dig dina arbet­suppgifter och vis­ar dig hur de ska göras. Innan han­dledaren läm­nar dig säger hen dels att ”Om det är något är det bara att frå­ga!”. Men det som verk­li­gen får dig att lugna ner dig är när han­dläg­garen säger: ”Vi har ock­så det här sys­temet där näs­tan all vår infor­ma­tion går att hit­ta, även läro­ma­te­ri­alet från intro­duk­tion­sut­bild­nin­gen.” och vis­ar dig hur det funger­ar. Han­dledaren berät­tar ock­så att hand­böck­er och annat utbild­nings­ma­te­r­i­al som beskriv­er arbet­splat­sens arbets­flö­den och arbetssätt ska­pas löpande och kan hit­tas genom att söka i det näm­n­da sys­temet.

Du sät­ter dig ner och ska skic­ka ditt förs­ta mail och det krånglar – mailet skickas inte! Istäl­let för att bli irrit­er­ad och ringa en tekniker går du till er inter­na sök­mo­tor, sök­er på ”skic­ka mail” och får upp en instruk­tionsvideo som någon kol­le­ga har ska­p­at. Du inser att det är du som har mis­sat ett steg och har nu lärt dig något nytt, vilket tog cir­ka två minut­er istäl­let för de tju­go minut­er­na som annars hade gått åt till att vän­ta i tele­fonkö, förk­lara prob­lemet och hit­ta en lös­ning. Du kan nu luta dig till­ba­ka och tän­ka för dig själv att det här är en bra arbet­splats och ”här kom­mer jag trivas”.

Vad kan vara till hjälp för att göra nystarterna effektiva?

Så för att ge de nyanställ­da en pos­i­tiv start på det nya job­bet kan det under­lät­ta att:

  • Doku­mentera och sys­tem­a­tis­era infor­ma­tion och kun­skap. Helst dig­i­talt, åtkom­ligt via nätet och nåbart från ett och sam­ma ställe. Ju min­dre tid som går åt till att leta efter infor­ma­tion desto mer tid kan använ­das till att fak­tiskt göra arbetet, sam­tidigt som nya medar­betare kän­ner sig tryg­ga efter­som de vet var de kan hit­ta sina svar.
  • Dela utbild­nings­ma­te­r­i­al efter utbild­ningstillfäl­let så att medar­be­tar­na kan ha det som lath­und i sitt arbete.
  • Göra självhjälps­guider och hand­böck­er som beskriv­er arbet­splat­sens sys­tem, arbets­flö­den och arbetssätt. På så sätt för­min­skar man risken för fel­steg och onödi­ga sup­port­sam­tal. Verk­samheten blir sam­tidigt effek­ti­vare efter­som stopp i arbets­flödet min­skas bety­dligt.

Dessa tre punk­ter ger den nya medar­betaren tryg­ghet och ett gott intryck av verk­samhetens för­må­ga att dela med sig av infor­ma­tion och kun­skap – något som kan vara väldigt nyt­tigt för att ska­pa en framgångsrik arbet­splats.


Skriv­en av:

Adam Eriksson

Adam job­bar som Kund­coach och Pro­duk­t­ex­pert på Info­Cap­tion. Han tyck­er väldigt myck­et om att lära och inspir­era andra. På friti­den sit­ter han anti­n­gen fram­för något spel eller pro­duc­er­ar musik.

Vad är InfoCaption?

Info­Cap­tion är en omfat­tande lös­ning med mån­ga möj­ligheter och använd­ning­som­rå­den. Ibland är det enklast att pro­va själv, men vi alla vet ju hur ofta de dagli­ga arbet­suppgifter­na behöver pri­or­it­eras fram­för nya ini­tia­tiv. I de fall­en kan det vara bät­tre med att snabbt få en förk­lar­ing på hur det funger­ar och kun­na få svar på sina frå­gor.

Det vill jag veta mer om!