Vad är InfoCaption ? - Ett komplett verktyg för e-guider

Vad är InfoCaption Guide?

Guider­na är kär­nan i Info­Cap­tion. Info­Cap­tions e-guider är ett kost­nad­sef­fek­tivt hjälpmedel vid exem­pelvis inter­nut­bild­ning eller kund­sup­port, och hjälper de som vill dela med sig av sin kun­skap att göra det. Sam­tidigt hjälper guider­na de som letar efter infor­ma­tion att hit­ta den, och pre­sen­ter­ar den på ett lättpe­gripligt sätt.

Guider­na kan bestå av text och bild, skär­min­spel­ningar eller vide­ofilmer. De kan vara utfor­made som kun­skap­stester eller hand­böck­er — Allt hand­lar om vad du vill förmel­da.

Med guider­na kan ni informera nya använ­dare om hur man använ­der ett sys­tem eller som stöd för erfar­na använ­dare som behöver hjälp med ett arbetsmo­ment.

Varför InfoCaption Guide?

j

Skapas av de som vet

Vi på Info­Cap­tion tror inte på avancer­ade verk­tyg som ett fåtal i organ­i­sa­tio­nen har till­gång till. Det ska vara enkelt att beskri­va något med en guide, och där­för byg­ger vår licens­mod­ell på att det inte ska finnas några hin­der för att sät­ta igång nya pro­du­cen­ter.

i

Samlat grepp

Med Info­Cap­tion kan du inte bara ska­pa guider – sys­temet ser ock­så till att mate­ri­alet du ska­par blir till­gäng­ligt och kom­mer till nyt­ta. Alla guider sam­las näm­li­gen på en sök­si­da för att använ­dar­na ska kun­na hit­ta det stöd de behöver på ett och sam­ma ställe.

R

Uppdaterat material

Var­je guide som pro­duc­eras får ett unikt ID vilket gör att när guiden behöver upp­dat­eras, exem­pelvis vid en ny ver­sion av ett sys­tem, behöver man inte ge använ­dar­na något nytt mate­r­i­al — länken är alltid den­sam­ma!

Info­Cap­tion är navet för infor­ma­tion­ssprid­ning i Kum­la kom­mun. Här finns guider och kurs­er om allt från det man behöver veta som nyanställd till hur vård- och omsorgsper­son­al skriv­er en genom­föran­de­plan. Utbudet av guider utökas ständigt och byg­gs upp av den exper­tis som finns i var­je verk­samhet. Med Info­Cap­tion sparar våra medar­betare tid – både de som letar efter infor­ma­tion och de som vill dela med sig av sin kun­skap.

Håkan Ced­erqvist

IKT-ped­a­gog, Kum­la Kom­mun

Olika typer av guider

Steg-för-steg-guider

Genom att spela in skär­men ska­par du enkelt steg som du sät­ter ihop till en ped­a­gogisk instruk­tion­s­guide. Inspel­nin­gen kan redi­g­eras och för­ty­dli­gas med text, markör­er och ljud. Att ska­pa en guide är så enkelt att det inte tar myck­et län­gre tid än att visa hur man utför uppgiften. Steg-för-steg-guider­na hjälper använ­dar­na att utföra en viss uppgift i ett sys­tem genom att visa pre­cis hur man ska göra steg för steg, men utan att tvin­ga någon att tit­ta på sådant man redan kän­ner till. Man tit­tar bara på de steg man behöver, och får den hjälp man behöver.  
Se exem­pel

Textguider

Textguider är tydli­ga ”text-och-bild-baser­ade instruk­tion­er” som pro­duc­eras och redi­g­eras effek­tivt genom att kom­bin­era text, bilder, skär­m­dumpar och steg-för-steg-guider. Med det inbyg­g­da verk­tyget ”Hot spot” kan du förk­lara oli­ka fält i ett sys­tem. Textguide­v­erk­tyget hjälper er ock­så att ta till vara era PDF- och Word-doku­ment genom att pub­licera dem på sök­si­dan – alla på en gång.
Se exem­pel

Kunskapstester

I ett kun­skap­stest kan använ­dar­na enkelt tes­ta sina kun­skaper. Testet byg­gs upp av fri­text-, bild- och fler­vals­frå­gor som du kom­binerar efter eget önskemål. Utifrån testre­sul­tatet ska­pas en indi­vidu­ell studieplan med guider och doku­ment som använ­daren rek­om­menderas att tit­ta på lite extra. Använ­dar­nas resul­tat i tester­na kan ock­så föl­jas upp med hjälp av kom­po­nen­ten Track.    
Se exem­pel

Översikter

Guider­na kan paketeras på oli­ka sätt för att nå en viss mål­grupp eller för att kom­ma ut med ett bud­skap. Kom­bin­era exem­pelvis ihop en hand­bok för nyanställ­da eller en över­sikt inför imple­menterin­gen av ett nytt sys­tem. Var­je paket får en unik länk, och upp­dat­eras automa­tiskt när du ändrar i någon av de ingående guider­na.    
Se exem­pel

Videoguider

Importera vide­ofilmer, eller fil­ma med din mobilka­m­era. Resul­tatet blir steg-för-steg-guider som vis­ar hur uppgifter utförs i verk­li­ga livet.      
Se exem­pel

Att skapa guider

När man gör filmer kan man på ett enkelt sätt förk­lara väldigt myck­et. Skulle man förk­lara sam­ma sak i text så skulle det bli gan­s­ka job­bigt för folk att ta till sig. Efter­som vi delar upp filmer­na i steg kan man lätt repetera just den halvminuten som är intres­sant istäl­let för att spo­la fram och till­ba­ka, som man måste göra i lån­ga filmer.

Anders Heyle

IT-ped­a­gog, MSB


 Att presentera guiderna för slutanvändarna

Skicka länkar

Skic­ka en direk­tlänk till en guide till en använ­dare som undrar hur man utför en uppgift.

Söksidor

Alla guider sam­las på en sök­si­da för att använ­dar­na ska kun­na hit­ta det stöd de behöver. Info­Cap­tions sök­mo­tor sorter­ar resul­tat­en på rel­e­vans vilket innebär att använ­dar­na snabbt och enkelt hit­tar vägled­ning för det de behöver hjälp med. Med några klick kan sök­si­dan anpas­sas efter er ogan­i­sa­tions grafiska pro­fil.  
Se exem­pel

Supportportal

En sup­port­por­tal ska­pas med några knapp­tryck­ningar genom att väl­ja ut de wid­gets som är intressen­ta just för er.    

Inbäddade i webbsidor

Guider och sök­si­dor bäd­das enkelt in i er egen webb­miljö.  
Se exem­pel

Integrerade med webbsidor

Om ni vill inte­gr­era Info­Cap­tion med ert intranät eller webb­miljö hjälper våra duk­ti­ga medar­betare gär­na till.  
Se exem­pel

Komplettera guiderna med processer

Info­Cap­tion blir extra kraft­fullt med mod­ulen Process
Visa mig

Styrkan med InfoCaptions processer

j

Skapas av de som vet

Pre­cis som med guider­na tyck­er vi det är vik­tigt att process- ritandet är lät­til­läng­ligt. Info­Cap­tions licens­mod­ell gör det möjligt för den som fak­tiskt vet hur processen funger­ar att ock­så rita den – verk­samheten får allt­så beskri­va sig själv.

Levande processer

Info­Cap­tions process­er blir inga doku­ment i en pärm, och du behöver inte tän­ka på hur de ska sparas eller pre­sen­teras. De ska­pas direkt i web­bläsaren och pub­liceras i ett sök­bart gränss­nitt. Därifrån är de ock­så enkla att redi­g­era om du skulle vil­ja göra förän­dringar i dem.

I

Visar hur man gör

Genom att län­ka infor­ma­tion som till exem­pel guider till respek­tive aktivitet får medar­be­tar­na kun­skapsstöd direkt i processen – pre­cis där de behöver det. På så sätt blir processer­na extra använd­bara efter­som de inte bara talar om vad man ska göra utan ock­så vis­ar steg för steg hur man gör det.

Enkla att dela

Var­je Info­Cap­tion-process har sin uni­ka länk. Med den­na kan man enkelt dela processer­na i mail och på hem­si­dor, och bäd­da in dem på exem­pelvis organ­i­sa­tio­nens intranät.

Sedan vi bör­jade med Info­Cap­tion Process har arbetet med process­er bliv­it enklare, och det behöver inte styras och läras ut i lika stor omfat­tning. Tack vare enkel­heten i verk­tyget behöver vi inte använ­da oss av proces­s­ex­pert­er på våra bolag. Den som vet hur man arbe­tar i processen kan ock­så rita den!

Anni­ca Pet­ters­son

Process Man­age­ment, Lindab

Följ upp hur organisationen lär sig med Track

Spåra använd­nin­gen ända ner på indi­vid­nivå
Visa mig

Vad du kan göra med hjälp av Track

R

Säkerställ kunskapsnivån

Se till att använ­dar­na har rätt kun­skap innan de får till­gång till IT-sys­temet.

Se kursstatistik

Ploc­ka ihop ett antal guider och ett kun­skap­stest till en kurs. Följ sedan upp vis­ningar och testre­sul­tat på indi­vid­nivå.

Importera kurser

Importera färdig­pro­duc­er­ade e-learn­ing-kurs­er i SCORM-for­mat och följ upp på indi­vid­nivå.


Vi gör kon­troller att använ­dar­na ”kört” de guider som krävs för att få till­gång till sys­te­men. Tiden för att admin­istr­era uppföljnin­gen är min­i­mal efter­som vi utnyt­t­jar kop­plin­gen mel­lan Info­Cap­tion och kom­munens använ­dark­at­a­log (LDAP).

Claes Karls­son

IT-chef, Borås stad