Vi har alla varit nya på jobbet någon gång och vet hur överväldigande det kan vara och hur mycket det är att ta in. Både ny kunskap, men också en helt ny social kontext – man är ofta helt slut efter en arbetsdag. Därför behövs en genomtänkt process för att lära ut både rätt innehåll och vid rätt tidpunkt.
Vi har sammanfattat det i tre enkla steg på hur ni kan skapa en strukturerad onboarding som gör det enklare både för den nyanställde att förstå och för medarbetarna att lära ut.
1. Kartlägg vad den nyanställde ska göra
Så fort en nyanställd har signerat sitt kontrakt är det läge att fundera på hur den anställde ska onboardas. I vår metod innebär det första steget att kartlägga vad den nyanställde ska göra.
Det kanske känns logiskt att tänka på vad den anställde behöver KUNNA, men det blir faktiskt enklare att utforma en effektiv onboardingprocess med utgångspunkt i vad den nyanställde ska GÖRA.
Exempel på hur en kartläggning av arbetsuppgifter kan se ut.
Börja med att dela in kartläggningen i generella och rollspecifika huvuduppgifter. De generella uppgifterna inkluderar det alla anställda behöver kunna, som att förstå företagets övergripande mål och genomföra administrativt arbete. De rollspecifika uppgifterna innefattar sådant som just den rollen kräver, till exempel att genomföra demovisningar som säljare.
Bryt sedan ner huvuduppgifterna i deluppgifter för att göra det enklare för den nyanställde att själv kunna förstå och omfamna dessa.
För att förstå vilka uppgifter som är kritiska att den nyanställda lär sig ordentligt är det bra att rangordna dem efter betydelse. Det är också viktigt att fundera på vilket ansvar medarbetaren har för uppgifterna - om de ska utföras självständigt eller tillsammans med andra.
2. Kategorisera lärandet till rätt tillfälle
När uppgifterna är kartlagda behöver de kategoriseras till rätt tillfälle för att rätt typ av lärande ska ske under rätt förutsättningar och i rätt kontext. Vi använder oss av fem olika typer av tillfällen för lärande för en nyanställd:
Inför uppstart
Det är ett perfekt tillfälle att redan innan första arbetsdagen introduceras till företaget och de nya kollegorna.
Möte med kollega
Att träffa sina kollegor, som redan har bra koll, är inte bara en chans att förstå hur olika roller och avdelningar jobbar utan också skapa relationer.
Personligt uppstartsmöte
Ett möte med sin närmaste chef passar bra för att diskutera formaliteter, som arbetsbeskrivningen och förväntningar från båda sidor.
Obligatorisk kurs
För uppgifter som är viktiga och behöver certifieras, till exempel IT-säkerhet, är kurser ett bra val då de är enkla att följa upp och se resultatet av.
I arbetsflödet
När man stöter på utmaningar i till exempel IT-system är det bra om lärandet finns tillgängligt just där och då. Då krävs det att verktyg som är anpassade för såna situationer används.
Exempel på hur arbetsuppgifter kopplas till passande lärotillfällen.
3. Planera tillfällen och fördela resurserna
När uppgifterna som den nyanställde behöver kunna är kartlagda och kategoriserade till rätt lärandetillfällen är det dags att planera tillfällena. Vem ansvarar för varje enskilt tillfälle och när ska de ske?
Tidslinje för att planera de olika lärotillfällena.
Genom att skapa en tidslinje är det enkelt att få en överblick och förstå hur de olika lärandetillfällena samspelar. Börja med att bestämma när respektive tillfälle ska genomföras och vem som ansvarar för att det inträffar. Möten med andra medarbetare är det ofta enklare för den nyanställda att boka in själv.
Det är viktigt att använda digitala verktyg anpassade för de olika tillfällena. Kanske räcker det att använda e-post inför uppstarten, men för att tillhandahålla rätt hjälp på rätt plats i arbetsflödet behövs ett system dedikerat för detta. För detta lämpar sig InfoCaptions Performance Support-lösning kontextstöd väl.
Vill du lära dig mer om hur ni kan effektivisera er introduktion av nyanställda?
