Du har säkert många gånger hört om medarbetare som uttrycker missnöje med ett system eller en rutin, när det kanske egentligen bara handlar om att de inte ser sin del i helheten. Om man kan hjälpa medarbetare förstå sin plats i helheten kan man motverka en negativ inställning som denna. Så hur gör man det?
Skapa förståelse för helheten
De flesta av oss kan relatera till hur det är att hamna i en komplex arbetssituation där många parter är involverade och både enkla och avancerade uppgifter behöver utföras. Framförallt behöver uppgifterna utföras vid rätt tillfälle i förhållande till varandra. Överlämningar, granskningar och bekräftelser är alla exempel på moment som kan vara viktiga komponenter i en sådan process.
För att en individ ska få goda förutsättningar att förstå helheten i en mångfacetterad arbetsuppgift måste man börja med det enkla: vad är det jag behöver göra? Genom att skapa lättillgängliga processkartor med tydliga rollindelningar för vem som ska göra vad så förenklar man arbetsvardagen för medarbetare vars arbete är baserat på processer, och på köpet minskar man den kunskapsrelaterade stressen kopplat till att veta sin plats i helheten.
Åmåls kommun hjälper sina medarbetare hitta sin plats i helheten med hjälp av processer som kartlägger uppgifterna inom respektive förvaltning.
Pia Carlsson (Verksamhetsutvecklare), Åmåls kommun berättar vidare:
Åmåls kommun arbetar med att kartlägga och dokumentera processer inom många verksamhetsområden. Syftet är både att kvalitetssäkra och förbättra arbetet utifrån gällande lagkrav och att utveckla verksamheterna med kunden i fokus.
Genom att se hela processen utifrån den enskilde individens perspektiv tydliggörs de aktiviteter som ingår för att individens behov ska tillgodoses. Då kan vi medarbetare tillsammans i verksamheten och över verksamhetsgränserna också diskutera hur vi kan förenkla, förbättra eller förnya olika delar i processen.
Med stöd av InfoCaptions processmodul har vi nu i Åmåls kommun ett enkelt och användarvänligt verktyg som efterhand kommer att kunna användas av fler medarbetare i verksamheterna.
Klicka här för att se en av Åmåls kommuns processer.
Åmåls kommun får utmärkelsen Månadens guide
Varje månad utser vi på InfoCaption Månadens guide - en guide som vi vill lyfta lite extra på grund av värdet den skapar i organisationen. Som tack till personen/personerna som har skapat Månadens guide donerar vi varje månad 1 000 kr till organisationen Hand in Hand Sweden, som bekämpar fattigdom genom att skapa fler jobb i utsatta länder. Hand in Hand arbetar med modellen "hjälp till självhjälp", som går i linje med InfoCaptions egen mission "att göra det enklare för medarbetare att hjälpa varandra".
Vi i team InfoCaption tycker att detta är ett bra sätt att arbeta på: Genom att kartlägga arbetsprocesser och skapa guider för att beskriva uppgifter har man förenklat arbetsvardagen för många medarbetare i kommunen. Det tycker vi är värt att hylla.
Vill du lära dig mer om hur ni kan komma igång med processkartläggning i din verksamhet?
