En "gamer", alltså någon som aktivt spelar dator/tv-spel, lever i en värld av blixtsnabb kunskapsöverföring. Det kan röra sig om strategier för att klara ett visst moment, tips eller annat som hjälper en i spelandet. Har arbetslivet något att lära av dessa gamers när det kommer till kunskapsdelning?
I spelvärlden är kunskapsdelning en självklarhet
Både i yrkeslivet och i spelvärlden behöver kunskap och information delas för att vissa uppgifter ska kunna avklaras. Man stannas upp av att man kör fast och behöver hjälp, saknar nödvändig information eller helt enkelt bara vill ha tips på den bästa vägen framåt. Oavsett vad det gäller behövs input från någon annan. Och vad gör man då?
Fastän de nog inte har reflekterat över det själva är gamers oerhört flitiga kunskapsdelare. Det går att hitta hjälp, strategier och annat om de flesta spel - och för vart enda tänkbara scenario i spelen. Youtube är fullt med exempelvis "Walkthrough"-videos, där man i detalj visar hur man tar sig igenom spelet från start till slut. Eller videos med tips och tricks. Eller videos med olika taktiker och så vidare…
Spelvärlden kan ses som en enda stor organisation. En organisation som är oerhört villig och duktig på att dela kunskapen och informationen inom sig. I de allra flesta fallen finner du svaret på din fråga bakom en snabb Google-sökning som leder dig vidare till diskussionsforum, nyhetssidor, Youtube-filmer eller annat som innehåller den information eller kunskap du söker. I diskussionsforum finns det ofta en del eldsjälar som skapar trådar om ämnen för att "det här är det jag hade velat veta när jag började" eller "här tycker jag att vi delar med oss av våra strategier för att förbättra dem". Det finns prestige i att dela kunskapen snarare än att vara den enda som sitter på den. Specialisterna delar med sig så att även andra kan bli specialister.
Foto av Grzegorz Walczak på Unsplash. (Förlåt till alla gamers där ute, vi vet ju att ingen spelar på en Mac...)
Och hur ser det ut i arbetslivet?
På jobbet är det inte alltid lika enkelt. Självklart är Google och andra sökmotorer ett förstahandsval för många som ställs inför frågor i sin arbetsvardag. Men verksamhetsspecifik information eller kunskap kan i många fall vara svår att hitta. Orsaken är oftast att allt är väldigt spritt, inte sökbart och dåligt kategoriserat. I för många fall hänger det också på att det är en specifik person som sitter på kunskapen. Är den personen frånvarande eller kanske slutar finns kunskapen inte längre tillgänglig i verksamheten.
Hur gör vi kunskap och information oberoende av person?
Dokumentera allt som medarbetarna kan tänkas behöva, och gör det lätt tillgängligt. Ju snabbare det går att ta reda på något, desto mindre onödig tid läggs på att hitta information. Det är som sagt väldigt vanligt att information ligger spritt på många platser i verksamheten. Detta gör att man först behöver hitta rätt plats att leta på, för att sedan börja leta efter det man söker.
En annan viktig och ofta förbisedd metod för att göra kunskap tillgänglig är att använda den mest lämpade formen av media för att förmedla den. Ska en funktion i ett system förklaras? Använd skärminspelningar. Ska något i verkligheten beskrivas? Spela in en video. Det är väldigt vanligt med långa, detaljerade textinstruktioner som kan vara svåra att ta till sig. Tänk också på att alla lär sig olika, att förklara samma sak med olika medel kan vara nyckeln till att det når ut till alla.
Finns det några hjälpmedel?
Performance Support är ett vedertaget begrepp som kortfattat betyder "Hjälp att ta sig vidare i arbetet". Ett system för Performance Support är lämpat för att dokumentera verksamhetsrelaterad kunskap och information, och gör den åtkomlig i de tillfälle den behövs. Det kan vara genom söksidor, portaler eller annat som länkar till olika former av kunskapsartiklar som svarar på de frågor medarbetaren stöter på eller ger en kunskap om ett ämne.
Det handlar alltså om kortare stödguider som snabbt hjälper en att komma vidare med arbetsuppgifterna när de stannats upp på grund av kunskap- eller informationsbrist. En stor vinst med detta arbetssätt är att kunskapsrelaterad stress minskar samtidigt som att medarbetarna blir mer produktiva. En win-win för organisation och medarbetare.
Men har vi tid att underhålla det här?
En gamer som använder sin fritid för att ladda upp fakta kanske lägger ner mer tid än vad vi anser oss ha inom ramen av vår arbetstid. Kortsiktigt kan det ses som tidsberövande att dela med sig av kunskap, men långsiktigt finns det mycket tid att spara både för den som delar med sig och de medarbetare som nyttjar kunskapen.
Genom Performance Support och kunskapsdelning behöver återupprepande frågor inte hanteras manuellt, istället kan vi hänvisa till platsen där informationen finns. Med tiden blir det naturligt för en medarbetare att söka fram informationen själv istället för att kontakta personen som ursprungligen satt på kunskapen. Som en av våra kunder sa "Hellre skapa guider när jag har tid, än att svara på tio frågor när jag inte har det".
Gör det lätt att göra rätt
Förutom tidsbesparingar medför kunskapsdelning som tidigare nämnt även att verksamheten blir personOberonde. Det i sin tur innebär att det inte finns hen som vet hur man löser det där problemet med mailprogrammet, eller påståenden som "Jag råkade ge fel information till kunden efter som Kalle är den som vet hur det där fungerar och var frånvarande".
Om kunskapsdelning är en självklarhet och något går fel blir det inte "Jag visste inte hur jag skulle göra" utan "Det fanns ingen information om hur jag skulle göra". Felet ligger alltså inte hos medarbetaren utan hos organisationen som har missat att skapa nödvändig, tillgänglig information som hjälper medarbetaren att göra rätt.
