Förändring är en naturlig del av arbetslivet. Ett allt vanligare exempel på det är när nya system och medföljande nya arbetssätt ska introduceras i verksamheten. Ofta innebär det vissa utmaningar att etablera dessa nya arbetssätt, men genom att vara medveten om utmaningarna och agera på dem har man betydligt större möjlighet att nå igenom och implementera förändringen. Att introducera plattformen InfoCaption i verksamheten är inget undantag då det för många verksamheter både innebär en läroresa i verktyget samt hur man effektivt kan arbeta med instruktioner och pedagogik.

Gör det enkelt att komma igång

Med ca. 300 kunder så har vi många verksamheter som har gjort resan att starta upp arbetet med InfoCaption. Framgångsfaktorerna (och lärdomarna) är många och skiljer sig naturligtvis åt beroende på typ av kund och på vilket sätt man önskar att använda InfoCaption. Det finns dock ett par framgångsfaktorer som vi brukar lyfta upp som även är relativt generiska för förändringsresor överlag.

En viktig faktor är tydlig kommunikation gällande varför förändringen ska genomföras, hur förändringen kommer att gå till i praktiken och vad det kommer att innebära för medarbetarnas vardag. Så i InfoCaption-termer: vad är syftet med InfoCaption, hur kommer introduktionen att gå till samt hur kommer medarbetare ta del av InfoCaption i sin arbetsdag (som producenter eller slutanvändare).

En annan viktig faktor är att på olika plan involvera medarbetare i förändringen. Det kan handla om aktiv involvering kring definierade uppgifter, som att kommunikationsavdelningen ger inspel kring grafisk profil, att IT ger tekniskt stöd eller att medarbetare deltar på producentutbildningar. Vi vill dock även lyfta upp mer generell involvering där medarbetare får ge inspel kring arbetssättet med InfoCaption. Genom att kommunicera att arbetet med InfoCaption är en gemensam resa som verksamheten formar tillsammans skapas engagemang eftersom det faktiskt är flera som kan påverka resultatet av förändringen. Naturligtvis kan inte alla medarbetare tycka och tänka om allt men det behöver ändå finnas definierade kanaler där feedback och tankar kan samlas in.

Så lyckades Bygghemma 

Dessa faktorer hade Bygghemma med sig när de skulle introducera InfoCaption i sin organisation. Bygghemmas huvudsakliga syfte med InfoCaption var att skapa en gemensam samlingsplats för organisationens dokumentation och på det sättet göra det enklare för sina medarbetare att hitta rätt. Samlingsplatsen döptes fyndigt nog till Byggipedia. För att lyckas med den gemensamma kunskapsbanken insåg man att det kommer att behövas engagemang från en bred del av verksamheten, både för att snabbt komma igång och kontinuerligt vidareutveckla Byggipedia.

Genom att inkludera många medarbetare blev startsträckan helt enkelt betydligt kortare då innehållsproduktionen fördelades på flera och det breda engagemanget hjälpte till att sprida informationen om Byggipedia i verksamheten. Förutom detta var Bygghemma även noga med att beskriva VAD:et - alltså hur fungerar InfoCaption i praktiken. Detta sammanställdes enkelt och kommunikativt i en guide som vi har valt att lyfta upp till Månadens guide för februari månad.

Tom Petersson (Order Management Coordinator), Bygghemma berättar vidare:

Då vi tidigare inte har haft en plats där vi kan samla information för hela organisationen ville vi göra det så enkelt som möjligt att komma igång med InfoCaption. Vi är fortfarande i uppstartsfasen och det är därför viktigt att alla medarbetare vet var de kan vända sig för att komma med förslag på guider men även andra förbättringar som gör det enklare att använda plattformen. Guiden visar några enkla och bra funktioner som är användbara både för den som söker information och även för producenterna.

Klicka här för att se guiden som beskriver Byggipedia och hur anställda enkelt kan bidra med guideinnehåll.

Bygghemma får utmärkelsen Månadens guide

Varje månad utser vi på InfoCaption Månadens guide - en guide som vi vill lyfta lite extra på grund av värdet den skapar i organisationen. Som tack till personen/personerna som har skapat Månadens guide donerar vi varje månad 1 000 kr till organisationen Hand in Hand Sweden, som bekämpar fattigdom genom att skapa fler jobb i utsatta länder. Hand in Hand arbetar med modellen "hjälp till självhjälp", som går i linje med InfoCaptions egen mission "att göra det enklare för medarbetare att hjälpa varandra".

Vi i team InfoCaption tycker att Bygghemmas initiativ att använda guider som ett enkelt och inkluderande verktyg vid dokumentation definitivt är ett steg i rätt riktning. Det tycker vi är värt att hylla.

Vill du lära dig mer om hur ni kan skapa enkla guider som skapar stor skillnad i din verksamhet?