Genom att skapa arbetssätt som andas tydlighet och är enkla att genomföra så kan man introducera användare till nya system på ett smärtfritt sätt. Tillhandahåller man en utbildning som alltid är tillgänglig för de berörda parterna, och som kan ses när som helst och hur ofta man vill, så har man kommit en bra bit på vägen med att säkerställa att viktig kunskap alltid finns till hands för den som behöver den
När behovet av att utbilda uppstår så kan man ställa sig ett flertal frågor. Några av dessa kan vara:
- Vad behöver användarna lära sig?
- I vilken form ska vi utbilda?
En av frågorna som man kanske inte ställer sig så ofta är också:
- Hur och när behöver användarna lära sig?
Det är frågeställningar som inte alltid har glasklara svar. Användarnas behov är lika unika som individerna själva, och därför måste man se till att utbildningsmaterialet man tar fram finns tillgängligt när som helst på en gemensam digital yta.
Det vi på InfoCaption förespråkar är att utbildningsmaterial ska vara en del av både det formella och informella lärandet, det vill säga i både den kritiska inledande fasen av en utbildning och även efteråt, när man behöver hjälp direkt i arbetsflödet. Just detta har Piteå kommun gjort möjligt för sina medarbetare som jobbar med beställning. De har skapat en kurs under ramen ”Handla rätt” som certifierar medarbetarna att jobba med beställning och inköp inom den egna verksamheten. Kursen är menad att först genomföras för att bli certifierad och efter det är kursen även tillgänglig som en handbok för den som behöver fräscha upp minnet på specifika detaljer.
Projektet innebär nya roller och arbetssätt samt att nya systemstöd för bland annat beställning kommer införas. Här uppstod behov att utbilda och informera alla anställda som berörs av denna förändring och vi tillsatte en arbetsgrupp som har skapat olika utbildningspaket till de inblandade målgrupperna, däribland de nya beställarna.
Vi känner att det är viktigt att de som arbetar med beställningar har kännedom om lagar och regler som vi måste följa när vi gör inköp i verksamheterna. För att bli behörig som beställare i kommunens nya e-handelssystem kräver vi därför att användaren fullföljer det utbildningspaket vi skapat. Detta kan vi följa upp i InfoCaption innan vi lägger upp användaren i systemet.
Sen är tanken är att användarna även ska kunna använda utbildningen som ett uppslagsverk för att när som helt kunna gå tillbaka och titta på enskilda avsnitt igen. Eftersom vi jobbar med digitalisering och att det kommer nya medarbetare som ska vara beställare så kändes det rätt att satsa på ett digitalt utbildningsmaterial som användarna kan gå igenom när det passar dem själva."
Klicka här för att se kursen för beställare i Piteå kommun.
Vi i Team InfoCaption ser att Piteå kommun har nyttjat hela verktygslådan som produkten har att erbjuda i skapandet av denna kurs. Den är tydlig och innehåller en interaktiv instruktion för sina medarbetare att ta del av, som inte enbart består av text utan den håller användaren aktiv genom att blanda både text, kunskapstest och videoinnehåll. Vi ser att i förlängningen kommer denna kurs att skapa mycket värde.
Piteå kommun har tack vare deras fantastiska arbete fått utmärkelsen Månadens guide.
Vill du lära dig mer om hur ni kan kunskapsdela på ett smidigt sätt?
