Många organisationer har flertalet verksamhetskritiska system som inte bara används internt utan som också påverkar personer utanför den egna organisationen. Därför är det viktigt att systemen används på rätt sätt. Det kan dock vara resursmässigt kostsamt att säkerställa en grundläggande kunskapsnivå för dessa system. 

Kontinuitet i upplärningen lönar sig i längden

När en medarbetare är ny i sin roll behöver den stöttning och hjälp för att hitta rätt i diverse olika system. Det bokas ofta in utbildningstillfällen för att introducera nya användare till systemen som i sig tar tid och energi att anordna, samt så kan det vara svårt att säkerställa att medarbetare som går dessa utbildningar lämnar klassrummet med en likvärdig kunskapsnivå. Det innebär att medarbetare i slutändan behöver återgå till dokumentation eller i vissa fall kontakta handledaren på nytt för att ställa frågor. Att behöva söka upp informationen som man en gång lärt sig i klassrummet skapar frustration och stress i arbetsvardagen, inte bara för den som ställer frågan utan även den som sitter på svaren.

För oss på InfoCaption är det självklart att varje medarbetare på ett enkelt sätt kan hitta till handböcker och annat utbildningsmaterial som är relevant för just dom, där och då i stunden. Det ska inte vara något problem att man glömt en viktig detalj mitt i sitt arbetsflöde, så länge som materialet är väldokumenterat och enkelt funnet. Dessutom går guiderna att ses om och om igen, vilket lyfter bördan från utbildarens axlar då dom i praktiken bara behöver dokumentera innehållet en gång.

Genom att skapa en introduktionsutbildning med InfoCaption-guider har Marks kommun fångat vår uppmärksamhet. Vi på InfoCaption har denna månad valt att lyfta fram en guide som är avsedd att ersätta fysiska utbildningar - en tydlig markering från Marks kommun att man ämnar att använda mer moderna arbetsverktyg. 

Karolina Berndtsson (Löneadministratör på Teknik- och Serviceförvaltningen), berättar vidare:

Guiden riktar sig till våra medarbetare och är en introduktion i hur de använder vårt personalsystem.
Den visar bland annat hur de rapporterar frånvaro och ser sin lönespecifikation. Guiden skapades för att underlätta för kommunens chefer och personalredogörare. Innan guiden fanns hade chefen eller personalredogöraren en genomgång av personalsystemet med varje ny medarbetare, ingen genomgång blev den andra lik och det tog mycket tid. Nu används guiden för att nya medarbetare ska få samma introduktion men också för att spara tid för våra chefer och personalredogörare. Dessutom kan våra medarbetare se guiden om och om igen!

Klicka här för att se guiden "Självservice för medarbetare".

Marks kommun får utmärkelsen Månadens guide

Varje månad utser vi på InfoCaption Månadens guide - en guide som vi vill lyfta lite extra på grund av värdet den skapar i organisationen. Som tack till personen/personerna som har skapat Månadens guide donerar vi varje månad 1 000 kr till organisationen Hand in Hand Sweden, som bekämpar fattigdom genom att skapa fler jobb i utsatta länder. Hand in Hand arbetar med modellen "hjälp till självhjälp", som går i linje med InfoCaptions egen mission "att göra det enklare för medarbetare att hjälpa varandra".

Vi på team InfoCaption tycker att det arbete Marks kommun gjort med denna guide är inspirerande och markerar tydligt mot att vi står inför ett paradigmskifte - vi rör oss mer och mer från fysiska utbildningstillfällen till att bli mer personoberoende i var vi finner kunskap. Det tycker vi är värt att hylla!

Vill du lära dig mer om hur ni på ett enkelt sätt kan skapa effektiva utbildningar?