Låt alla medarbetarna dela med sig av sin kunskap genom att dokumentera och lagra viktig information i en kunskapsdatabas. Minimera därmed risken för att kunskap försvinner med personer när de lämnar verksamheten.

En medarbetare som har jobbat inom din verksamhet under många år bestämmer sig oväntat för att sluta. Just denna person visar sig vara den som kan mest om företagets rutiner, system och arbetssätt. Oväntat försvinner nu massor av betydelsefull kunskap tillsammans med personen. Känns detta igen? — Då är du en av många som jobbar i en personberoende verksamhet.

Företag och organisationer hamnar ofta i en situation där man går miste om viktig eller till och med verksamhetskritisk kunskap när en kunnig och kompetent medarbetare bestämmer sig för att sluta. Plötsligt inser man hur otroligt viktig personen har varit på sin position och hur mycket kunskap som bara fanns hos just honom eller henne. När personen lämnar står man därför inför ett stort kunskapstapp när en viktig kugge i maskineriet inte längre finns kvar.

Det kan vara svårt att på förhand säga exakt vilken typ av avgörande kunskap och information som någon besitter och hur det kommer påverka arbetsplatsen och medarbetarna. Det mest troliga är till och med att detta blir tydligt först när personen väl är borta och då är det ofta försent eller för krävande att hämta tillbaka kunskapstappet. Många gånger rör det sig om information som aldrig dokumenterats eller sparats ned för andra i organisationen att ta del av. Frågan är då hur man finner en lösning på problemet? Svaret stavas: en kunskapsdatabas där alla medarbetare delar med sig av det de kan.

Om man ger alla inom verksamheten möjligheten ett enkelt sätt att dokumentera och spara information på blir det som ett vaccin mot kunskapsförlusten som riskerar att ske på grund av att en specifik person slutar. Med hjälp av en databas som fylls av instruktionsguider kan varje medarbetare dokumentera och dela mig sig av just sin specifika kunskap till andra inom organisationen. Genom att låta medarbetarna skapa korta filmer som guidar och förklarar hur man exempelvis jobbar i ett system, vilka rutiner som finns eller hur man löser ett knepigt problem har man helt plötsligt skapat en ovärderlig plats fylld med massor av kunskap, ständigt redo att ge medarbetarna svar. Med hjälp av kunskapsdatabasen gör du med andra ord verksamheten helt personOberoende!