”När den högra handen inte vet vad den vänstra handen gör” är ett ordspråk med negativ klang och beskriver ett fenomen som kan orsaka negativa effekter i en verksamhet. Det är viktigt att alla vet vad som gäller och följer de instruktioner och arbetsrutiner som finns så att resultatet blir rätt även om flera roller berörs av rutinen.
InfoCaptions guidetyp Arbetsflöde är ett bra alternativ för att beskriva hur något utförs och hur rutinen kan vandra mellan olika befattningar och roller. Detta för att varje enskild individ ska förstå sin del av helheten. Men det finns andra sätt att åstadkomma detta på. Vi har därför valt att för denna månad lyfta fram Vetlanda kommun som utgick från guidetypen Översikt, eller ”handbok” som många kallar den, och skapade ”Lön- och HR Portal”, en handbok med instruktioner för både medarbetare, administratörer och chefer.
Handboken är en samling av Steg-för-steg-guider och Textguider som beskriver hur man rapporterar lön, semester och frånvaro etc. Målet med handboken är att göra informationen lättillgänglig och förståelig för alla - något de har uppnått genom att samla information för alla roller på ett och samma ställe och förklarar med både film, text och bild.
Klicka här för att komma till handboken.
Åsa Holmberg berättar själv hur hon tänkte:
"Vi såg ett behov av att samla våra manualer på ett sätt som för användaren blir mer lättillgängligt. Vi tänker att alla tar till sig information på olika sätt och att vi med hjälp av InfoCaption kan skapa olika sorters guider för att nå så många i vår verksamhet som möjligt med hur man använder och registrerar i vår Lön- och HR Portal. Tanken om en handbok där allt material kan samlas föddes och vi jobbar nu återkommande med att utveckla och sprida vår handbok så att alla hittar den.
Vår handbok är en samling av de manualer som behövs för att använda och registrera i vår Lön- och HR Portal. Vår tanke är att medarbetare, chefer och administratörer ska hitta svaret på så många frågor som möjligt i handboken och att den är lättillgänglig för alla.
Detta hade inte varit möjligt att ta fram utan hängivna medarbetare som har detta som sitt ansvarsområde: Anna-Maria Lindberg och Anna Carlemar."
Handboken är ett väldigt bra exempel på hur det går att samla all information om ett visst ämne på ett lättåtkomligt sätt för att spara tid hos medarbetarna. En annan aspekt som är viktig – och där skaparen av guiden har tänkt till – är att nå ut till så många som möjligt. Vi människor är olika och vi fungera olika när det gäller på vilket sätt vi vill lära oss på. En del vill läsa, andra vill se och höra. Genom att skapa ett material som lär ut på olika sätt ökar chansen att nå ut med informationen till fler inom verksamheten.
Som ett tack till personen/personerna som har skapat månadens guide donerar InfoCaption 1.000 kr varje månad till en ideell organisation som tillhandahåller utbildningar eller på annat sätt hjälper människor in på arbetsmarknaden.
Bra jobbat och stort grattis till:
Åsa Holmberg
Anna-Maria Lindberg
Anna Carlemar
Vill du också nå ut med information?
