Alla organisationer går förr eller senare genom förändringar, stora som små. För medarbetaren innebär det allt som oftast nya arbetssätt som för vissa kan innebära viss osäkerhet och oro. För att minska både oro och praktiska problem som medarbetaren kan stöta på arbetsvardagen på grund av dessa förändringar kan ett väl genomtänkt stöd vara på sin plats. Därför ska det vara enkelt att utforma det stöd som medarbetarna behöver för att klara av utmaningarna som en förändring kan bära med sig. 

Ett nytt sätt att hjälpa

De flesta av oss har någon gång sett en föreläsning eller varit i ett klassrum där en talare, lärare eller elev behövt koppla in sin utrustning mot tekniken i rummet. Detta kan vara en utmaning, dels på grund av att tekniken mellan olika ytor skiljer sig åt, men också för att alla kanske inte besitter kunskapen för att till exempel utvidga skärmen så att presentatörsvyn hamnar på den skärm som publiken inte ska se. Det ska vara enkelt att hitta den hjälp man behöver i situationer som denna.

På InfoCaption förespråkar vi arbetssätt som gör det möjligt för fler att ta åt sig information med olika metoder, därför har vi gjort det möjligt att dela instruktioner och vägledningar på olika sätt. Denna månad har vi valt att lyfta fram Kammarkollegiet som har tagit fram instruktioner som ska vara till hjälp på den fysiska arbetsplatsen. Genom att placera instruktioner på platser där de behövs underlättar man för såväl nya som erfarna medarbetare, vi är alla i slutändan människor som helt enkelt inte kan komma ihåg varje instruktion för varje tillfälle utantill. 

Kammarkollegiet informerar sina medarbetare om hur man hittar på kontoret eller exempelvis använder utrustningen i mötesrummen genom väl placerade QR-koder som leder till vägledande guider.

Erika Sörnäs (Tf enhetschef på IT-supporten, avdelning för Utveckling och Digitalisering), Kammarkollegiet berättar vidare:

När vi på Kammarkollegiet bytte lokaler tillkom flertalet utmaningar, där vi behövde hitta ett enhetligt sätt att lotsa våra anställda genom förändringen som skett både i den fysiska och digitala arbetsmiljön.

Genom användningen av QR-koder kan vi leda våra medarbetare rätt i båda dessa miljöer. Oavsett om de behöver hjälp med exempelvis en karta över kontoret eller en guide över hur utrustningen i ett mötesrum fungerar är tillvägagångssättet detsamma för våra medarbetare.

Med InfoCaption har vi kunnat samla hela vår IT-supportportal på ett och samma ställe, och med QR-kodernas hjälp kan medarbetarna direkt hitta precis den information som de behöver.

Klicka här för att se en av Kammarkollegiets guider som delas med QR-kod. 

Kammarkollegiet får utmärkelsen Månadens guide

Varje månad utser vi på InfoCaption Månadens guide - en guide som vi vill lyfta lite extra på grund av värdet den skapar i organisationen. Som tack till personen/personerna som har skapat Månadens guide donerar vi varje månad 1 000 kr till organisationen Hand in Hand Sweden, som bekämpar fattigdom genom att skapa fler jobb i utsatta länder. Hand in Hand arbetar med modellen "hjälp till självhjälp", som går i linje med InfoCaptions egen mission "att göra det enklare för medarbetare att hjälpa varandra".

Vi i team InfoCaption tycker att detta är ett väldigt bra initiativ från Kammarkollegiet ur flera aspekter: Att de tagit fram instruktioner för medarbetare att ta del av och samtidigt tillgängliggjort dom på dom platser där dom behövs. Kommarkollegiets medarbetare får nu tillgång till kunskap som underlättar i deras fysiska arbetsvardag och det är värt att hylla.

Vill du lära dig mer om hur ni på ett enkelt sätt kan skapa effektiva utbildningar?