De flesta organisationerna gör lite eller ingenting för att stötta det "informella" lärandet. I den här artikeln beskriver vi hur man med hjälp av Performance support-verktyg kan ge lärandet ett lyft.

Vi vet att en stor del av kunskapstillförseln som tillhandahålls på arbetsplatser sker i form av kurser. Men innehållet i formell utbildning, som bara hålls några få dagar om året, kommer glömmas bort av deltagarna. Så varför är det den delen av lärandet som det investeras absolut med tid och pengar i?

Performance support-verktyg (Performance Support Tools eller PST) är läromedel, resurser och verktyg som ska hjälpa medarbetarna i det dagliga arbetet. En guide för att kunna lösa problem, utföra arbetsuppgifter mer effektivt och reducera tiden för att lära sig en ny färdighet.

Formatet kan variera, det kan tex vara en instruktionsvideo, en FAQ, en manual eller en checklista; det viktigaste är att det är lätt att hitta och förstå informationen du söker. PST är vanligtvis inbyggda i arbetsflödet för att kunna vara tillgängligt med bästa möjliga stöd när det finns ett behov.

Vad passar PST bäst till?

• Informellt lärande. PST är en bra förutsättning för att lära sig något nytt på egen hand.
• Som stöd till formellt lärande för att bättre bevara kunskapen som lärs ut.
• Att höja medarbetarnas prestationer och effektivitet.

Läs också: Vad är Performance support och varför behöver ni det?

Varför bör verksamheter investera i Performance support-verktyg?

Vi människor är mer glömska än vad vi kanske vill tro. Att svara på vad man hade på sig eller åt för lunch dagen innan är betydligt enklare än att minnas samma sak bara en vecka senare. Nedan ser du ett diagram som visar Hermann Ebbinghaus banbrytande glömskekurva från 1885. Enligt hans teori kan vi glömma upp till 90 % av vad vi lär oss inom loppet av 30 dagar - om inte kunskapen underhålls.

På de flesta arbetsplatser får man ny kunskap via kurser. Det blir ofta mycket information på några få dagar och om vi ska tro Ebbinghaus glömskekurva är det mesta glömt inom 1 månad. 

I kombination med att vi glömmer bort det som inte underhålls finns ytterligare ett problem: vi förvränger våra minnen. Varje gång vi försöker minnas något bygger vi en ny slutsats om exakt hur det var. När vi ska lösa problem eller arbetsuppgifter och behöver minnas vad vi lärt oss, glömmer vi lätt bort detaljerna och projicerar fram nya. Konsekvensen kan bli att medarbetarnas arbetssätt förändras och till slut skiljer sig markant från vad som är tänkt inom organisationen.

Hur skapar man bäst förutsättningar med Performance Support?

För att möta utmaningen med glömskekurvan och förvrängda minnen kan man blanda formellt och informellt lärande och erbjuda en lösning som behandlar lärande som något kontinuerligt. Det är också viktigt att vara öppen för nya sätt att lära sig på och att göra det enklare för nya medarbetare att snabbt komma igång i den nya verksamheten. Fundera på hur vi söker kunskap på fritiden, med Google som vår bästa vän, i kontrast till hur ni gör
det på er arbetsplats.

Det här kan du göra:

• Identifiera delarna från det formella lärandet som medarbetarna behöver komma ihåg detaljer ifrån, och använd Performance support-verktyg
  för att förstärka lärandet.
• Återanvänd delar från det formella lärandet och gör dem tillgängliga efter utbildningens slut. Därmed finns det man lärde sig i klassrummet eller på kursen tillgängligt när man möter frågan under arbetsdagen.
• Utforma ert Performance support-stöd så att det kan fungera självständigt – utan att behöva sätta kunskapen i större sammanhang, som en kurs oftast gör.
• Gör stödet tillgängligt i korta, lätthanterliga bitar för att det ska bli lättare att ta till sig.
• Se till att stödet är tillgängligt där det behövs för att ge den snabbaste möjliga hjälpen: inbyggt i en programvara, på ställen med maskinutrustning, i en processkarta eller i en sökfunktion.
• Bygg processkartor som både beskriver flöden och hur man genomför aktiviteterna.
• Förbered dig på att läroinnehållet behöver justeras. Gör informationen lätt att redigera och uppdatera vid behov så att innehållet alltid är relevant och håller en bra kvalitet.

Med Performance support kan man reducera kostnaderna för det formella lärandet samt öka både produktiviteten och kvaliteten i arbetet. Med hjälp av bra lösningar för Performance support har flera hundra organisationer i Skandinavien fått en effektivare arbetsvardag. 

Vill ni se hur ett Performance support-vertyg kan se ut? Beställ en videodemo av InfoCaption