Kundcase

Skara kommun

- Effektiv onboarding genom digitalisering och tillgängligt lärande.

Vilka är Skara kommun?

Skara kommun ligger i Västra Götalands län mellan Skövde och Lidköping med cirka 19 000 invånare och cirka 1600 medarbetare. Fördelat på 6 förvaltningar har Skara cirka 90 chefspositioner i kommunen.

Behovet av en enhetlig och effektiv onboarding

Tidigare använde Skara kommun en gemensam checklista vid introduktion av nya chefer, men variationer i tillämpningen skapade behov av en tydligare och mer enhetlig process. Chefer, stödfunktioner och medarbetare efterfrågade en sammanhållen onboardingprocess för att säkerställa att alla nyanställda får samma introduktion och att ansvariga vet vad som förväntas av dem.

Efter en noggrann kartläggning identifierades över 100 informationspunkter som behövde kommuniceras till nyanställda chefer. Målet blev då att skapa en effektiv och strukturerad onboarding som stöder nyanställda chefer och hjälper dem att snabbt komma in i sina roller.

För att hantera denna stora informationsmängd och skapa en pedagogisk och tilltalande onboardingprocess, bildades en arbetsgrupp med representanter från digitalisering, HR och kommunikation. Tre viktiga perspektiv för projektet blev:

Information: Vilken information behöver en nyanställd få och hur kan den presenteras på ett sätt som inte känns överväldigande?

Mottagande: Hur organiseras det första mötet och vem ansvarar för att en mentor eller handledare utses?

Lärande: Hur kan information spridas över tid, så att inte allt måste läras in direkt?

Portalen för chefer möjliggör vidare lärande även efter introduktionen.

Tre steg till en optimerad onboarding

Idén om att använda InfoCaption väcktes, en plattform som redan användes inom kommunen. Det var enkelt att skapa tydliga processer och engagerande kurser. Samtidigt kunde kunskapen enkelt delas med medarbetare och delar av den digitala resan automatiseras.

En välkomnande och interaktiv introduktion

Andra steget för Skara kommun blev en introduktionsutbildning som inte bara riktar sig till chefer utan alla nyanställda i kommunen. Även här fanns alla verktyg som behövdes i InfoCaption och en introduktionskurs med möjlighet för behörighetsstyrning togs fram.

Kursen innehåller den viktigaste informationen, korta filmklipp och kunskapstest för ett interaktivt och trevligt lärande.

Kunskap finns alltid nära till hands

Som det tredje steget i den digitala onboardingresan möts nyanställda chefer av en helt egen kunskapsportal. Portalen har behörighetsstyrning och är anpassad efter chefer som målgrupp.

Med tydlig struktur i informationen är det enkelt att komma tillbaka när som helst för att lära sig mer eller uppdatera sin kunskap. Även större kurser kan hittas här och lärandet kan fortsätta långt efter första veckornas introduktion.

Vill ni också optimera er onboarding?