QR-koder er blitt mer og mer vanlig. Vi kan se det i apper som swish og BankID på mobil, men også på nyhetssendinger på TV og på restauranter. Ofte bruk av QR koder gjør at de fleste er konfortabel med bruken, uavhengig av alder og teknisk kunnskap. Men hvordan kan man bruke QR-koder i arbeidsdagen? Vi gir deg 10 smarte tips!
Med hjelp av QR-koder kan du få rett informasjon, på rett plass. Det betyr at ansatte ikke behøver å lete etter informasjonen, eller spørre en kollega. Dette er en effektiv og smart måte å jobbe med Performance support i bedriften - for å redusere kunnskapsrelatert stress og bli mindre personavhengig.
10 steder det er smart å bruke QR-koder
1. På kjøkkenet
Mange har en kaffemaskin på kontoret med varsler om vedlikehold som dukker opp. Kjenner du deg igjen? Likevel blir det ikke gjort og unnskyldningen er at man ikke vet hvordan man gjør det. Tenk om man kunne ha en QR-kode synlig på maskinen med en videoguide som viser hvordan man vedlikeholder kaffemaskinen.
2. Ved skriveren
Er det en på kontoret (kanskje det er du) som stadig blir spurt det samme spørsmålet om skriveren? For eksempel når ansatte ikke husker innstillingene eller lurer på hvordan man skanner? Også her kan det være nyttig med en QR-kode som lenker til en tydelig beskrivelse eller guide om hvordan skriveren virker.
3. Når man skal slå av og på alarmen
På noen kontor er det første og sistemann som slår av og på alarmen. Dette kan skape en del usikkerhet hos noen, særlig dersom det er første gangen du gjør det. Dersom effekten av å gjøre feil kan innebære at alarmen ikke blir slått på, eller at alarmen går og sikkerhetsvakter må tilkalles - pinlig! Det kan være nyttig å ha en QR-kode der som lenker til en tydelig beskrivelse om hvordan det virker.
4. I resepsjonen
Er det bemannet resepsjon ved inngangen? Noen ganger må resepsjonisten springe ut et ærend, da kan det være lurt å ha en QR-kode med instruksjoner til den besøkende som kommer mens resepsjonisten er ute. Kanskje med en trivelig presentasjon om hvor kaffe og toalett befinner seg, hvor de kan henge av seg og hvor de kan vente. Eller kanskje bare med instruksjoner om hvordan de finner frem dit de skal. Det er mange muligheter!
5. I møterommet
Mange har sikkert vært på et møte eller en forelesning der en møterepresentant har hatt behov for å koble seg til teknisk utstyr i rommet, men får problemer. Kanskje virker ikke lyden, bildet viser ikke, eller innstillingen i presentasjonen er feil. For å unngå at møtetid skal gå med til å løse tekniske problemer kan det være nyttig med en QR-kode som leder til en instruksjon i hvert møterom, som enkelt viser hvordan man kobler til enheten som er tilgjengelig.
Les også: Five moments of learning need
6. Ute i arbeidsmiljøet
Det er ikke alle arbeidsplasser som har egen PC. På for eksempel byggeplasser, fabrikker eller i helsevesenet er det mange som jobber "på gulvet", men de trenger også informasjon og instruksjoner akkurat som alle andre for å utføre sine arbeidsoppgaver. Her er det virkelig nyttig med QR-koder! Hvorfor ikke plassere dem på strategiske plasser rundt om på arbeidsplassen der de passer inn for å hjelpe ansatte med rett informasjon, akkurat når det er behov! Istedenfor at arbeidstiden skal gå med til å lete etter kollegaer eller finne en PC og søke seg fram i et internt system.
7. I firmabilen
Akkurat som ovenfor er det mange bedrifter som har ansatte ute på veiene. Selgere, budfirmaer og personlige assistenter er tre gode eksempler. Disse jobber ofte utenfor vanlig kontortid, men trenger kanskje hjelp med noe sent på kvelden, om natten eller tidlig på morgenen. Skal disse måtte vente til kontoret åpner? Dette må man i det lengste prøve å unngå. Da kan man ha en QR-kode til guider tilgjengelig i bilen der slik at vanlige problemer som kan oppstå løses akkurat der de er.
8. På toalettet
Skjer det at du sender ut informasjon til alle ansatte som ingen av en eller annen grunn ikke husker, eller har fått med seg? Du er ikke alene! Mange av oss lever i en stressende hverdag med mange baller i luften, da er det fort gjort at informasjon helt enkelt forsvinner i mengden. Men mange av oss stikker innom toalettet noen ganger per dag, og der har man tid til å lese informasjonen. Dette er en ypperlig plass å sette en QR-kode med lenke til bedriftens "ukesinformasjon" eller lignende!
9. Utenfor døren til spesielle miljøer
En del rom eller miljøer krever instruksjoner før man går inn, det kan være et laboratorium, serverrom eller lignende. Istedenfor å måtte ta et kurs i rutinene som gjelder kan man sette en QR-kode som lenker til informasjonen, utenfor døren. Det gir også ansatte mulighet til å enkelt repetere.
10. På event eller i kundmateriale
Mange bedrifter arrangerer kundeevent, stiller ut på messer eller er på kundebesøk innimellom. I disse situasjonene er det ofte behov for brosjyrer eller annet trykt materiell for å dele ut. Det er ikke noe nytt at man har sendt materiell til trykking for så å oppdage at en liten tekst bør oppdateres. Dette er kostbart! Sats heller på å lage flott materiale med logo og budskapet som beskriver tilbudet ditt - lenk deretter til hjemmesiden via en QR-kode, der kunden kan lese mer detaljert informasjon. Hjemmesiden er ofte veldig enkel å oppdatere.
Hva skal man være ekstra oppmerksom på når det gjelder QR-koder?
Det er tilfeller der QR-koder kan være til skade og som gjør at man skal være ekstra forsiktig.
En QR-kode kan for eksempel:
- Skjule informasjon som benyttes til phishing
- Inneholde skjulte nedlastninger av ondsinnet kode eller programvare
- Skjule den endelige adressen ved å bruke URL-forkortelser
Det er viktig å bruke sunn fornuft og være forsiktig om du er i tvil. Du kan trolig nå informasjonen bak QR-koden ved å søke den opp på sider du stoler på.
Har du behov for en opplæring om IT- og informasjonssikkerhet? Vi på InfoCaption har en laget opplæring for både til kommuner og andre firma/ foretak. Les mer her!
Vil du fordype deg mer innen Performance support og digital læring?
