Bruker virksomheten for mye tid på å lete etter informasjon? – Her er noen smarte tips

Forretningsutvikling

For at en bedrift skal fungere smidig og effektivt kan det være bra å ta bort unødvendige hindringer i arbeidet. Et slikt hinder kan være mangel på informasjon eller kunnskap. Når noe som er kritisk å vite for å gjennomføre arbeidsdagen mangler må man stoppe helt opp og lete etter det, og dette kan iblant ta mer tid enn det trenger. Hvordan ser dette ut i din bedrift?

En intern søkemotor forhindrer unødvendig lange stopp

I en undersøkelse som ble gjort i Sverige i 2010 av Canon fant de ut at 43% av de spurte legger ca en halvtime hver dag til å lete etter informasjon og at 26% legger mellom en halv og en time. Denne tiden kan kortes ned betydelig ved å dokumentere, systematisere og spre den kunnskapen og informasjonen som finnes i virksomheten.

Mange er vant med å bruke søkemotorer som Bing eller Google når man lurer på noe, men hvordan går det når det gjelder spørsmål som f.eks. omhandler bedriftens rutiner eller arbeidsmåte?

En intern søkemotor, dvs ett system der virksomhetsrelatert informasjon er mulig å søke frem, kan være løsningen på akkurat det problemet. Der kan alt fra rutiner og arbeidsmåte til interne supportguider være tilgjengelige, og jo mer desto bedre. Ettersom vi går mer og mer mot å ville ha øyeblikkelig svar på det vi lurer på ellers i hverdagen, kan det være en fordel å bruke samme tanke internt i virksomheten. Det gjør det mulig å høyne det generelle kunnskapsnivået ettersom det finnes en mulighet til daglig læring. Ett pluss kan også være at arbeidsdagen underlettes for nye medarbeidere ettersom de vet hvor de skal gå når de lurer på noe, og kan få svar på sine spørsmål på et øyeblikk — forutsatt at det allerede er dokumentert.

pointing

Generasjon Y, også kalt Millenials, begynner allerede å fylle arbeidsplassene. Vi millenials, i hvert fall de yngre, er opplærte allerede fra skoletiden til å bruke internett for å få svar på våre spørsmål. For å legge virksomheten i framkant og gjøre arbeidsdagen mer effektiv kan det derfor være til fordel å tilpasse seg etter de individene, fordi det gagner alle til slutt. Fordelen med f.eks. google er at man vet at man kan finne nesten alt man søker på, på ett og samme sted, og stort sett øyeblikkelig. Uansett om man søker informasjon eller underholdning finner man det på samme sted. Å kunne gjøre samme sak om virksomhetsrelatert informasjon eliminerer den tiden som legges på å først finne ut hvor det man leter etter finnes.

Gjør virksomheten effektiv ved å ha informasjonen samlet og lett tilgjengelig

Når dokumentasjonen og systematiseringen er klar finnes det ett steg til i optimeringen – Å skape lett tilgjengelighet.

Selv om det finnes medarbeidere med arbeidsoppgaver som ikke krever en digital enhet, har de kanskje med en smarttelefon med tilgang til internett. Det kan derfor være bra å lagre materialet digitalt og tilgjengelig via nettet for å gjøre det mulig å finne det man trenger å vite når som helst. Lettilgjengelighet skaper ro fordi de ansatte vet at de kan få svarene de trenger uten å spørre rundt omkring. Dere har kanskje til og med kunnskap som er personavhengig? Finnes det en tekniker som vet hvordan man fikser skriver når den slår seg vrang som bare akkurat den skriveren kan gjøre? Hvis det dokumenteres og gjøres lett tilgjengelig kan hvem som helst fikse skriveren selv om den teknikeren ikke er tilgjengelig.

Enda en fordel med å lagre materiale digitalt og via nettet er at når materialet oppdateres oppdateres det for alle på en gang.

Optimer virksomheten ved å tilpasse dere nåtiden

Når dere analyserer informasjons- og kunnskapsletingen dere har i virksomheten kan dere stille dere selv disse spørsmålene for å få forbedringspunkter:

Finnes det nødvendige dokumentert, som f.eks. personavhengig kunnskap og informasjon?
Ligger alt materialet samlet eller spredt?
Er kunnskap og informasjon lett tilgjengelig og lett å dele videre?

Ta vare på den fantastiske teknologien som finnes i dag og benytt den for å gjøre arbeidsdagene mer lettere og samtidig få medarbeiderene til å føle seg tryggere. Optimer arbeidsplassen med en smart søkemotor som gjør enkel og daglig læring mulig. Digitaliser og systematiser deres informasjon og kunnskap idag!