Mange bedrifter har mange virksomhetskritiske system som ikke bare brukes internt, men som også påvirker personer utenfor egen virksomhet. Derfor er det viktig at systemene brukes på korrekt måte. Det kan derimot være ressurskrevende å sørge for å sikre et grunnleggende kunnskapsnivå for disse systemene.

Styrk ansatte med enkel selvhjelp

Alle ansatte vil en eller annen gang trenge hjelp for å komme videre med en arbeidsoppgave. Ofte er kunnskapen som er nødvendig for å løse problemet knyttet til en person eller et fysisk kurs. Det betyr at den ansatte må bruke tid på å finne informasjonen, enten hos en kollega eller i kronglete dokumentasjon. Når ansatte må bruke arbeidstiden til å søke etter informasjon kan det være frustrerende og oppleves som stress.

For oss på InfoCaption er det viktig at selvhjelp skal være tilgjengelig, effektiv og ukomplisert. Ved å gi mulighet til hjelp direkte når behovet oppstår, reduseres kunnskapsrelatert stress hos ansatte. Vi på InfoCaption har denne måneden valgt å løfte fram Boden kommune som i september lanserte Inline i hele organisasjonen. Ved å tilgjengeliggjøre en effektiv selvhjelp som bare er et klikk unna har man i Boden kommune kommet langt på vei til å hjelpe ansatte med å bli mer selvstendig.

I forkant av lanseringen ble det utviklet koblinger for de fleste virksomhetskritiske systemene, i tillegg til IC365. De vil fortsette å arbeide med kommunikasjonen rundt Inline slik at den når ut til alle som trenger selvhjelp, dels ved å sende ut informasjon via e-post og dels ved å holde et webinar der man får mulighet til å stille spørsmål. Boden har i tillegg til arbeidet med Inline også videreutviklet guideportalen for å sikre at alle ansatte finner den hjelpen de trenger, uansett hvor de henvender seg.

Andrea Gunnarsson (bedriftsutvikler på IT-Enheten i kommuneadministrasjonen), forteller videre:

Vi vil at det skal være enklere å få den hjelpen man trenger, umiddelbart når behovet oppstår. Tiden man bruker på å finne rett guide kan skape frustrasjon og da er det lett for å heller kontakte en kollega. Med Inline håper vi på å både avlaste arbeidsbyrden på personer som driver support på systemene, men også redusere frustrasjonen som kan oppstå blant brukerne. Det er styrkende å kunne være selvstendig!

Grunnbehovet vi ønsker å fylle er å tilrettelegge og tilgjengeliggjøre brukerstøtte. Noen ganger vet man ikke at man trenger hjelp, og når man har innsett det, vet man ikke hvordan man får hjelp. Forhåpentligvis vil Inline forenkle den prosessen og gjøre det enklere for ansatte å finne hjelp når det er behov. På lengre sikt håper vi at det bidrar til å øke den digitale modenheten blant kommunens ansatte.

Vi innså tidlig at dersom Inline skal være effektivt måtte vi gjennomgå eksisterende materiell for å sikre at kunnskapen ble dokumentert. Dette har vært den oppgaven som har krevd mest ressurser. For noen har det vært en større jobb, mens for andre har det gått fort. Det er mange personer som har bidratt i arbeidet og jeg er imponert over det arbeidet som hver enkelt person gjør. Det er gøy å se at det vokser!

Parallelt med Inline jobber vi med opplæringsportalen generelt. Ved årsskiftet fikk portalen en ny  oppbygging og utseende. Visjonen er at Kursportalen skal være en naturlig plass som ansatte søker til for kunnskapsdeling. Vi har satset på opplæring for produsenter og jobber en del med engasjement og støtte.

I slutten av september lanseres Inline i Boden kommune. Forhåpentligvis startskuddet og ikke mållinjen. Det er flere systemer som kan bli enklere å bruke med Inline, og det er også flere bedrifter som er interessert i selvhjelpen.

Dette arbeidet er teamwork, det er og kommer til å bli, mange involverte og det skal bli fantastisk å se hvordan det vil vokse fram i kommunen.

Følgende systemer vil ha koblinger når vi lanserer 19. september:

• Økonomisystemet
• Admin systemet
• Microsoft 365-miljøet
• Intranettet
• Brukergrensesnittet for internt saksbehandlingssystem
• Brukergrensesnittet for hjemmesiden boden.se

Kommentar fra Tomas Duvsten (administrativ leder Boden kommune):

Jet som leder for administrasjonen i Boden kommune synes at kursportalen med applikasjonen Inline er en veldig bra plattform for å enkelt tilgjengeliggjøre og levere godt kursmateriell til kundene våre.

Opplæringsmaterialet blir veldig lett tilgjengelig og brukerne kan bruke materialet på rett sted og på rett tid.

Et eksempel på en visning der Bodens selvhjelp er tilgjengelig.

Bodens kommune får utmerkelsen Månedens guide

Hver måned utpeker InfoCaption Månedens guide - en guide som vi ønsker å løfte litt ekstra på grunn av verdien den skaper i bedriften. Som takk til dem som har laget Månedens guide donerer vi hver måned 1 000 kr til organisasjonen Hand in Hand Sweden, som bekjemper fattigdom ved å skape flere jobber i utsatte land. hand in Hand arbeider med modellen "hjelp til selvhjelp", som er i tråd med InfoCaptions egen visjon " å gjøre det enklere for ansatte å hjelpe hverandre". 

Vi på team InfoCaption mener at det enorme arbeidet Boden kommune har gjort før lansering av Inline er et fantastisk initiativ som vil gi ringvirkninger for framtiden. I dag får ansatte i Boden kommune tilgang til en kontekstsensitiv selvhjelp som vil forenkle det daglige arbeidet for mange ansatte i kommunen. Vi synes det er verd å feire.

Vil du lære mer om hvordan du kan dele kunnskap på en enkel måte?