Oppdateringer og endringer av systemer stiller ofte store krav til både organisasjonen og ansatte. I Region Uppsala har 13 000 ansatte, 1 500 administratorer og 500 ledere i en periode på 15 år, arbeidet i fem ulike systemer som nå skulle slås sammen og erstattes med ett nytt system. Hvordan håndterer man en omstilling i dette omfanget så effektiv som mulig?

Unik systemstøtte for enhver medarbeider og situasjon 

Nye systemer og oppdateringerer en naturlig del av arbeidet til mange. Man når de ansatte arbeider på forskjellige tider av døgnet og vil fortsette å gjøre "som de alltid har gjort" og ikke lengre kan henvende seg til kollegaer for hjelp, skaper dette en stor utfordring for bedriften.

Region Uppsala kontaktet InfoCaption når deres nye HR- og lønnssystem, Heroma, skulle introduseres. De hadde behov for å få hjelp til å samle all digital opplæring i samme plattfrom, der målet var å gjøre selvhjelpsguider tilgjengelig på forskjellige måter. En komponent som var uhyre viktig å ta med i betraktningen var at kontekstsensitiv hjelp skulle være direkte tilgjengelig i det nye systemet. 

Med hjelp av InfoCaption kunne Region Uppsala på en effektiv måte tilgjengeliggjøre opplæring og instruksjonsmateriell for nye rutiner og arbeidsmåter. Den nye plattformen fungerer som et hjelpemiddel, og guider brukeren i enhver situasjon de befinner seg. Ved å gi systemstøtte direkte i arbeidsflyten kunne de gjøre veien til selvhjelp for brukerne betydelig kortere. Dette øker user success i systemet siden hjelpen befinner seg kun et tastetrykk unna, noe som betyr at de ikke trenger å forlate fanen de befinner seg i.

Jessika Andersson, Objektleder for Udanning og læring i Region Uppsala, forteller:

"Vi bruker guideportaler laget i InfoCaption for å lede guider og informasjon om Heroma til riktig målgruppe: ledere, ansatte eller adminstratorer. For dem som arbeider i Heroma-klienten er det satt opp et eget opplæringsmiljø der man kan øve med fiktive personar i henhold til øvingsheftene.

Utenom portalene benytter vi oss av InfoCaptions kontekstsensitive hjelp, som gir rett guide på rett plass i systemet, når jeg kan så mye om systemet at jeg ikke lengre er avhengig av manualen. Dessuten har vi mulighet til å skrive veiledning på hvordan man bruker systemet på best mulig måte. Det er fint å kunne vise en felles måte å arbeide på, slik at vi ikke får avvik.

Med hjelp av InfoCaption har vi laget et bærekraftig, økonomisk og individtilpasset støttesystem for innlæring av Heroma."

Nettversjonen av Heroma, med Inline som nettleserplugin. 

Klientbasert Heroma, med Inline som Windows-applikasjon.

Tilgang til informasjon effektiviserer introduksjonen

Implementering av system kan være komplisert, uansett hvor stor organisasjonen er. Det er derfor veldig viktig å gjøre det enkelt for brukerne helt fra begynnelsen.

Siden det går så utrolig fort å søke opp informasjon og kunnskap via søkemotorer i dag, burde det være like enkelt å få fram informasjon og kunnskap innen bedriften.

Ved å effektivisere plattformen og samle all informasjon på ett og samme sted på et tidlig tidspunkt, lager man gode forutsetninger for brukerne. Det er en enkel måte å øke effektiviteten og redusere stressnivet til ansatte på. 

Vil du lære mer om hvordan du kan effektivisere systemimplementering?