Flere og flere bedrifter ser etter måter å effektivisere arbeidsprosessene sine gjennom automatisering. Ved å koble sammen systemer og skape sømløse flyter kan du redusere mengden manuelt arbeid samtidig som du forbedrer presisjonen. Et eksempel på dette er Umeå kommune, som ved hjelp av InfoCaption og en robotprosessautomatisering (RPA) har lykkes med å bygge en løsning som automatiserer tilgangs styring for sine ansatte basert på opplæringsresultater. En integrasjon som letter arbeidet til sosialforvaltningen i Umeå og som kan inspirere andre bedrifter til å tenke nytt i egen arbeidsflyt.
Umeå kommune hadde tidligere en manuell prosess for håndtering av utdanningskrav og autorisasjoner i sitt operativsystem Treserva. Når ansatte fullførte nødvendig opplæring i InfoCaption, måtte tilgangen deres oppdateres, noe som krevde daglig manuell gjennomgang av opplæringsstatus og brukerstatistikk i plattformen. Dette var ikke bare tidkrevende, men innebar også en risiko for at en tilgang ikke ble behandlet på grunn av den menneskelig svikt. Umeå kommunes systemansvarlige var på utkikk etter en løsning som kunne automatisere denne prosessen og dermed frigjøre tid til andre viktige oppgaver.
Ved hjelp av IT-avdelingen bygde Umeå kommune en robotløsning, internt kalt «Ubbe», som styrer denne prosessen automatisk. Fire ganger daglig går roboten gjennom lister over gjennomførte opplæringskurs i InfoCaption og sjekker hvilke ansatte som har oppnådd godkjent resultat. En del av flyten gjør at InfoCaption kobles til kommunens AD (Active Directory), hvor roboten identifiserer hvilke personer som har gjennomført opplæringen, basert på personnummer. Ubbe logger så inn på Treserva og oppdaterer tilgangen for disse ansatte, slik at de automatisk får rettighetene de trenger.
Resultatet av den automatiserte prosessen har vært positivt på flere områder. Kommunens ansatte får nå tilgangene sine automatisk oppdatert etter endt opplæring, noe som betyr at de kan ta i bruk sine nye ferdigheter uten manuelle inngrep. Manuell håndtering har blitt kraftig redusert, noe som frigjør tid og minsker belastningen på de ansatte som tidligere administrerte disse oppdateringene. I tillegg minimeres risikoen for feil, noe som øker både sikkerheten og effektiviteten.
Klikk her for å se Umeås flytbeskrivelse - RPA
Umeå kommunes løsning viser hvordan automatisering og integrasjon kan skape verdier ved å forenkle administrative prosesser og sikre at de riktige personene får de riktige tilgangene til rett tid. Deres arbeid med RPA i kombinasjon med InfoCaptions kursmodul er et inspirerende eksempel på hvordan andre bedrifter kan bruke automatisering for å optimalisere arbeidsprosesser og skape bedre forhold for sine ansatte. Med det i bakhodet blir Umeå kommune kåret til Månedens guide!
Umeå kommune får utmerkelsen Månedens guide
Hver måned utpeker vi på InfoCaption Månedens guide - en guide som vi ønsker å løfte litt ekstra på grunn av verdien den skaper i bedriften. Som takk til personen/personene som har laget Månedens guide donerer vi hver måned kr 1 000 til organisasjonen Hand in Hand Sweden, som bekjemper fattigdom ved å skape flere jobber i utsatte land. Hand in Hand arbeider med modellen "hjelp til selvhjelp", som er i tråd med InfoCaptions egen visjon "å gjøre det enklere for ansatte å hjelpe hverandre".
Slik kommer du i gang med
prosesskartlegging i 7 steg!
