En stor del av en ansattes hverdag går ut på å lete etter og samle informasjon til arbeidsoppgavene. En studie viser at en ansatt, uansett bransje, bruker nesten to dager i uken bare på å lete etter informasjon. Hvordan kan du forhindre dette?

Unngå forvirring

En grunn til at det brukes så mye tid på å lete etter informasjon kan være at man har et komplisert intranett der det er vanskelig å finne det man leter etter. Det kan også være avhengig av at forskjellige avdelinger og kunnskapseiere tenker forskjellig når det kommer til sine rutinebeskrivelser, og i hvilket format disse skal være i. Noen lager PDF-filer, andre Word-dokument og noen bruker kanskje gratisprogrammer for å spille inn skjermen.

Det finnes altså ingen bestemt standard internt for hvordan instruksjoner lages, eller på hvordan disse skal være tilgjengelige. Dette gir dessverre dårlige forutsetninger for ansatte for å kunne gjøre arbeidet sitt, som kan føre til at organisasjonen får flere og flere saker til supportfunksjoner og samtaler til kunnskapseiere. Det kan også oppstå misnøye hos de ansatte fordi de ikke vet hvor hjelpen finnes når den trengs.

Ved å tilby medarbeiderne selvhjelpsportaler som et naturlig startsted for spørsmål, får man gode forutsetninger for å få en mer selvgående organisasjon. Takket være selvhjelpsportaler med ulike "nivåer" kan man også dele opp informasjonen slik at en ansatt med få klikk finner informasjon eller kunnskap som er relevant for et spesifikt emne.

Vi vil løfte frem et eksempel fra vår kunde Värnamo kommune, som i sitt prosjekt "Alle på banen" valgte å benytte seg av Guideportaler, en type søkesider i InfoCaption, for å gjøre det enklere for alle i organisasjonen å få den hjelpen de trenger. Portalene er laget av Mikael Stenström og Therese Thimberg, projektledere på IT Campus Värnamo.

Guideportaler er satt sammen av "widgets" som blant annet gir muligheten til å lage knapper til underportaler om forskjellige saker. Det går enkelt å løfte frem guider i topplister, vise anbefalte guider og mye annet.

Mikael forteller selv om hvordan de tenkte:

"I mai 2018 gikk startskuddet for Värnamo kommunes digitale prosjekt "Alle på banen". En del av prosjektet var å ta over ansvaret for InfoCaption, samt å vurdere bruken. Systemet hadde blitt brukt ganske sparsommelig i et år før prosjektet. Arbeidet ble innledet med å lage digitale håndbøker med kunnskapstester for Office programmene ut fra InfoCaptions ferdige guider. Tanken med håndbøkene var at de skulle fungere som et tillegg til tradisjonelle opplæringsopplegg, men har vist seg å fungere like bra for selvstudier.

For å presentere håndbøkene på en enkel og oversiktlig måte laget vi en portal. De eksisterende guidene som allerede var laget for andre system manglet en god struktur, noe som gjorde det svært vanskelig å finne dem. Det startet med en Office portal men har vokst og blitt en større guideportal. Guideportalen er fortsatt veldig ny for oss, men har fått positive tilbakemeldinger og en etterspørsel for guider i flere system."

Vi i InfoCaption synes dette er et av mange gode eksempler på en nyttig portal som gjør det enkelt å finne kunnskapen eller informasjonen du leter etter for å komme videre i arbeidet. 

Optimaliser kunnskapsdeling med Single Point of Truth. Lær mer i bloggartikkelen vår: