Mange bedrifter har mange virksomhetskritiske system som ikke bare brukes internt, men som også påvirker mennesker utenfor bedriften. Derfor er det viktig at systemene brukes på korrekt måte. Det kan imidlertid være ressurskrevende å sikre et grunnleggende kunnskapsnivå for disse systemene. 

Kontinuitet i opplæringen lønner seg i lengden

Når en ansatt er ny i stillingen sin er det behov for støtte og hjelp for å finne fram i de ulike systemene. Ofte bestilles det opplæring for å introdusere nye brukere til systemene, noe som tar tid og energi å organisere, men det er også vanskelig å sikre at brukerne har fått med seg alt av kunnskap når kurset er ferdig. Det betyr at ansatte ofte må gå tilbake til dokumentasjonen eller kontakte veilederen for oppfølgingsspørsmål. Å måtte finne fram til informasjon man en gang har lært på kurs skaper frustrasjon og stress i arbeidsdagen, ikke bare for den som stiller spørsmålet, men også den som sitter på svaret.

For oss på InfoCaption er det en selvfølge at alle ansatte, på en enkel måte kan finne håndbøker og annet opplæringsmateriell som er relevant med akkurat det de holder på med. Det skal ikke være noe problem at man har glemt en viktig detalj i en arbeidsflyt, så lenge materialet er veldokumentert og enkelt å finne. I tillegg kan guidene ses om igjen og om igjen, noe som løfter byrden fra produsentens skuldre siden innholdet kun trenger å dokumenteres en gang. 

Ved å lage en introduksjonsopplæring med InfoCaption-guider har Marks kommune fanget vår oppmerksomhet. Vi på InfoCaption har denne måneden valgt å løfte fram en guide som ment å erstatte fysiske opplæringer - en klar indikasjon fra Marks kommune er at man tar i bruk mer moderne arbeidsverktøy.

Karolina Berndtsson (Lønningsmedarbeider på Teknologi- og serviceadministrasjonen, forteller:

Guiden er rettet mot våre ansatte og har en introduksjon i hvordan de bruker personalsystemet. Den viser blant annet hvordan de rapporterer fravær og ser sin lønnsspesifikasjon. Guiden ble laget for å gjøre det enklere for kommunens ledere og personalansatte. Før guiden ble laget hadde ledere eller personalansatte en gjennomgang av personalsystemet med hver nye medarbeider, ingen gjennomgang ble lik og det tok mye tid. Nå brukes guiden for at alle nyansatte skal få samme introduksjonen, men også for å spare tid for våre ledere og personalansatte. Og guiden kan ses om og om igjen!

Klikk her for å se guiden "Selvbetjening for ansatte".

Marks kommune får utmerkelsen Månedens guide

Hver måned utpeker InfoCaption Månedens guide  - en guide som vi ønsker å løfte ekstra på grunn av verdien den skaper i bedriften. Som takk til personen/personene som har opprettet Månedens guide donerer vi hver måned kr 1 000 til organisasjonen Hand in Hand Sweden, som bekjemper fattigdom ved å skape flere jobber i utsatte land. Hand in Hand arbeider med modellen "hjelp til selvhjelp", som er i tråd med InfoCaptions egen visjon "å gjøre det enklere for medarbeidere å hjelpe hverandre".

Vi på team InfoCaption synes at det arbeidet Marks kommune har gjort med denne guiden er inspirerende og markerer tydelig at vi står ovenfor et paradigmeskifte - vi beveger oss mer og mer fra fysiske opplæringsmetoder til å bli mer selvstendig når det gjelder å finne kunnskap. Det synes vi er verdt å feire!

Vil du lære mer om hvordan du på en enkel måte kan lage effektive opplæringer?