Alle ansatte i en organisasjon har behov for å lære noe nytt i ulike sammenhenger, som for eksempel når et nytt system skal introduseres. Mange systemleverandører velger da å gi omfattende lærerbasert opplæring. Men trenger denne prosessen å være så tidkrevende og kompleks? Eller er det en mer effektiv måte å gi ansatte opplæring i nye systemer?
Hvordan gjør man onboardingprosessen av nye system stategisk?
Implementering av nye system kan være nokså kompliser og det er derfor viktig å planlegge user onboarding på en effektiv måte i organisasjonen. Dette øker kundetilfredsheten og brukeropplevelsen. Det er fort gjort at det blir dårlig motivasjonen hos ansatte dersom de må bearbeide informasjon som er vanskelig å forstå eller dersom det blir for mye informasjon på en gang. Som organisasjon må man derfor planlegge hvilken informasjon som bør gis av lærer og hva som kan gjøres tilgjengelig digitalt.
Ved å gi systemstøtte ut fra brukernes individuelle behov gjør man det mulig for dem å få tilgang til informasjonen når det passer dem. Noe kunnskap er bedre å lære i en arbeidssituasjon enn i introduksjonen.
Det er derfor bra om man allerede i onboardinprosessen av systemene, digitaliserer opplæringen. Det forenkler og sparer tid for kunden som kjøper systemet, eller for brukere som skal lære seg et nytt system. Nye brukere kan da raskt og enkelt finne den informasjon de selv har behov for, og gå tilbake til det ved behov. På denne måten avlastes ansvarlige produktspesialister eller kunnskapseiere slik at de heller kan bruke tid på mer verdiskapende arbeidsoppgaver.
Oxceeds supportportal
Vår kunde Oxceed har utviklet en plattform som gir bedre økonomisk oversikt for bedrifter, der de bruker InfoCaption som digital supportplattform. Med hjelp av Oxceedportalen har de benyttet seg av tekniske løsninger som gjør det enkelt og effektivt for kundene. Blant annet ved onboarding av nye brukere i Oxceeds programvare.
Robert Paulsson (Head of Customer Success) på Oxceed, forklarer hvorfor en supportportal ble det riktige valget for deres organisasjon:
“For Oxceed er InfoCaption et kanonverktøy! På Customer Success brukes det daglig for onboarding av brukere, kundetilpassede guider og utfyllende beskrivelser for våre kunder som arbeider i Oxceed. Å kunne gjenbruke guidene , lage portaler og tilby andre smarte løsninger for våre kunder, er akkurat slik vi ønsker å jobbe."
Oxceeds supportportal, der kundene kan finne guider om systemet.
Hvis man gjør som Oxceed og benytter seg av guider og andre smarte tekniske løsninger direkte i plattformen, øker brukervennligheten. Ved å øke brukervennligheten øker man også tilliten til organisasjonen. Det er tilgjengeligheten til kunnskap som skaper forutsetningene for en trygg arbeidsplass og et langsiktig arbeidsforhold.
En av Oxceeds guider som forklarer en arbeidsflyt i applikasjonen. Klikk her for å se guiden.
Vi anbefaler derfor at man tidligst mulig, strategisk og gradvis sprer kunnskap til brukerne når de har behov snarere enn når det antas at de har behov for det. Å gjøre det enklere for nye brukere allerede fra begynnelsen av, gjør at man skaper store forutsetninger for user success som gir store ressursbesparelser i organisasjonen.
3 enkle tips for en vellykket user onboarding
- Repetere, repetere, repetere. Det høres kanskje irriterende ut, men husk at kunnskap er ferskvare. Ved å gi brukerne tilgang til å repetere, minsker sjansen for å gjøre feil i fremtiden.
- Keep it simple! Informasjon skal beskrive alt, men kun det mest nødvendige. Still organisasjonen dette spørsmålet "er denne informasjonen virkelig nødvendig for brukeren?".
- Husk at alle brukere er forskjellige. Noen lærer ved å se på en introduksjonsfilm, mens andre ønsker å lese en lang tekst. Finn ut hva som vil fungerer best for dine brukere.
