Man kan aldri gjøre mer enn sitt beste i alle situasjoner basert på de forutsetningene man har. Savner medarbeidere de verktøyene som trengs for å utføre sitt arbeid på best mulig måte kan det lede til unødvendig stress og frustrasjon over hele arbeidssituasjonen. De fleste mennesker vil gjerne kjenne at «jeg kan jobben jeg gjør, og jeg vet at jeg gjør en god jobb». Den bekreftelsen er viktig for vår selvfølelse. Men hva skjer når vi opplever det motsatte?

Photo by  Toa Heftibaon Unsplash

En grunn til at mange føler stress på arbeidsplassen er at vi ofte leter etter informasjon og steder å hente kunnskap, men vet ikke hvor eller hvordan vi finner den. Studier viser at vi faktisk leter mer enn halvparten av arbeidstiden, noe som påvirker både medarbeideren og arbeidsgiveren negativt. Medarbeideren blir kanskje stresset og frustrert fordi den tiden som ellers hadde gått til å utføre arbeidsoppgaven sløses bort på å finne svar på spørsmål. En stresset og frustrert medarbeider gjør lett feil eller går glipp av noe fordi man gjerne vil få ting gjort raskt og blir lett ufokusert. I lengden blir medarbeideren mindre og mindre positivt innstilt på jobben fordi den er stressende. I tillegg kommer alle helseproblemene stress kan forårsake.

Les også: Bruker virksomheten for mye tid på å lete etter informasjon? – Her er noen smarte tips

Gi selskapet en boost ved å gjøre kunnskapen tilgjengelig og personuavhengig

Kunnskapsmangel fører til en ond spiral for hele virksomheten. Som mennesker er vi ganske late av oss, og vi tar ofte den raskeste og enkleste veien for å komme videre. Risikoen er der for at medarbeiderne slutter å lete i de interne verktøyene som finnes, som f.eks. intranett eller hjemmeside, hvis informasjonen ikke er tilstrekkelig lett tilgjengelig. I stedet tar man kontakt direkte med system- eller produktspesialister fordi det oppleves som den raskeste måten å finne svar på. Hvis informasjonen hadde ligget lett tilgjengelig i en felles kunnskapsdatabase som man finner frem i akkurat når man trenger det, og også selv kan dele av sin egen kunnskap, har man et sted der man raskt kan finne den informasjonen man trenger.

Mange ganger brukes også andre eksterne kanaler som f.eks. YouTube og Google for å få svar på det man trenger å vite. Selv om informasjonen man finner der kanskje er god, finnes alltid risikoen for at dette ikke stemmer overens med interne arbeidsmåter eller rutiner, noe som medfører parallelle arbeidsmåter som kan kollidere med hverandre. Det å gå til en ekstern kilde for å finne ut av interne prosesser eller rutiner fungerer i mange tilfeller veldig dårlig. Hvis man i stedet har en intern kunnskapsdatabase som fungerer på samme måte som Google, kan man raskt finne svar på de spørsmål som stemmer med virkeligheten i virksomheten.

Å dele opp elefanten

Med enkle virkemidler kan man lage en kunnskapsdatabase og direktelenke til forskjellige typer kunnskap eller guider som viser hvordan medarbeiderne skal tenke eller handle i gitte situasjoner. Her kommer fire punkter:

• Instruksjoner/rutiner bør alltid ta utgangspunkt i medarbeiderens hverdag og de situasjonene som denne kan befinne seg i. Hvis instruksjonene speiler de arbeidsmetodene eller prosessene man arbeider etter i organisasjonen blir informasjonen lettere å ta til seg fordi medarbeideren kjenner seg igjen. Det er samtidig med og sikrer at alle arbeider enhetlig og korrekt innenfor selskapet.
• Man kan skape nærhet til databasen ved å direktelenke eller integrere med system eller intranett eller prosesser. Det minsker antall klikk, sparer både tid og penger for selskapet, og er en raskere vei for den som leter.
• Kunnskapsdatabasen kan også deles opp avhengig av forskjellige scenarioer, noe som gir medarbeideren veivalg. «Gjelder en ny kunde» eller «Gjelder en eksisterende kunde» kan gi forskjellig informasjon, noe som gjør informasjonen mer spesifikk.
• Å lære opp medarbeideren i hvilke veier denne kan ta for å finne kunnskap gjør en stor forskjell. Her må support, spesialister eller sjefer innta en mer coachende rolle og spørre «har du sett i håndboken?», i stedet for å bare gi svaret på spørsmålet.

På den måten løser man minst to utfordringer når man implementerer en digital kunnskapsdatabase i organisasjonen. Man øker kompetansen blant medarbeiderne, som er viktig nok i seg selv, men i tillegg kan man få mindre stressede og frustrerte medarbeidere. Begge deler fører til økt effektivitet og mer fornøyde medarbeidere.

Vil du lære mer?