”Du får aldri en ny sjanse på å gjøre et førsteinntrykk” er et ordtak som du sikker har hørt. Det høres kanskje litt tøft ut, men det er mye å la seg inspirere av og ta med seg når man utvikler organisasjonen. Når det gjelder onboarding, introduksjon av nye ansatte, er den nye ansattes første følelse av arbeidsplassen viktig for både arbeidstakeren og arbeidsgiveren. 

Steget før onboarding

En godt planlagt introduksjon av nye medarbeidere gjør at den nye ansatte vil komme raskere inn i jobbrollen og skaper en forutsetning for en tryggere start. Under selve onboarding-prosessen er det viktig at de ansatte har rask og smertefri tilgang til hjelp under arbeidsdagen. Ved å bruke digital opplæring kan man lage en effektiv onboarding, hvilket som kan spare både tid og penger for organiasasjonen.

For å gi de nyansatte en enda bedre start, og redusere tiden enda mer til de blir introdusert for fult, kan du legge preboarding til onboarding-prosessen. Preboarding er den tiden som går fra signert arbeidsavtale til første arbeidsdag. 

Still deg spørsmålet: "Kan vi lære opp en potensiell ansatt som står mellom to jobber eller som har en oppsigelse foran seg, før personen begynner på sin nye arbeidsplass?".

Ja, selvfølgelig kan man det! Den tiden er enormt verdifull for deg som arbeidsgiver og for den potensielle nyansatte. Det er en periode hvor mange føler seg motivert og positiv for sin nye rolle og arbeidsplass. Ved å bruke den perioden effektivt med introduksjonmateriell og en personlig velkomst, skaper du et profesjonelt inntrykk og gjør det lettere for potensielle ansatte å gå raskere videre i onboarding. Det hjelper også den ansatte til å bli kjent med arbeidsgiveren sin og arbeidsplassen tidlig, noe som skaper et direkte og personlig forhold. 

Din digitala velkomstguide

Vår kunde Coor har med hjelp av InfoCaption utviklet sin onboarding-prosess og jobbet mye med preboarding. De har laget guiden ”Velkommen til Coor” til sine nyansatte, som de blir kjent med før de begynner ansettelsen. Guiden skal sendes ut til de kommende medarbeiderens private e-post,  ca. fjorten dager før deres første arbeidsdag. Samma dagen de starter på jobb, sendes en sms som henviser dem til Coors "Workplace app", der de kan finne mer informasjon.

Ann-Cathrin Östman (IT Education Service) på Coor forteller om prosjektet:

”’Velkommen til Coor” ble laget fordi vi ville sende ut en hyggelig velkomst til nye medarbeidere på deres private e-post, før de startet hos Cor.  Det skjer automatisk og sendes ut ca. 14 dager før de starter hos oss. Neste steg er en sms som de får første dagen på Coor, der de blir bedt om å logge inn i vår Workplace app, og der kan de finne mer informasjon via guideportalen  ’Ny på Coor’."

Introduksjonsguide ”Velkommen til Coor”, laget i InfoCaption.

Akkurat som Coor, nyttiggjør tiden for preboarding til å informere og ønske velkommene nyansatte  til sin nye arbeidsplass, det medfører at de nyansatte kommer til å være forberedte på sin første arbeidsdag, noe som gjør det lettere å absorbere informasjonen under introduksjonen og komme i gang med arbeidet. Det gir også deg som arbeidsgiver mulighet til å gi en personlig velkomst og gjøre et positivt inntrykk på arbeidsplassen, allerede før arbeidstakeren starter. Du guider den nye kollegaen direkte inn i arbeidskulturen og hjelper den ansatte med å få en personlig tilknytning til sin nye arbeidsplass. 

3 tips for en god preboarding:

• Informasjon på forhånd gir en trygg start for nyansatte, samt en effektiv onboarding. Spør deg selv  ”hva kan personen lære innen første arbeidsdag?". 

• Tilgjengeliggjør introduksjonsmaterialet digitalt. Samle informasjon av tekst, bilder og video i en guide/kortere opplæring som den nyansatte får via mail.

• Våg å være personlig, hold en positiv og engasjerende tone i materialet. Her har du sjansen til å opprette en direkte kulturbærer, når personen er nysgjerrig og begeistret for sin nye jobb.

Ønsker du å lære mer om hvordan du kan effektivisere introduksjon av nyansatte?