Når ny viktig informasjon eller kunnskap om noe skal ut til virksomheten vil man selvsagt nå ut til så mange som mulig, om ikke alle. Hvilke knep kan man bruke for å oppnå dette enklest mulig?
For å best nå frem til en medarbeider og skape stort engasjement bør informasjons- og instruksjonsmaterialet speile virkeligheten mest mulig. Det som sies eller vises bør harmonisere med medarbeiderens faktiske rutiner og arbeidsmåte. Dette skaper tillit til materialet da det blir mer relevant for den som skal bruke instruksjonen.
Materiale som lages med dette i tankene kan ha flere bruksområder. Dels kan brukeren ha det som støttemateriale og få hjelp i det daglige arbeidet. Og dels kan materialet brukes som underlag ved diskusjoner om forandringer i arbeidsmåten.
Vi har mange bra eksempler på denne typen tydelighet og relevans i guider laget av våre kunder. Det vanligste er at de lages som "Steg-for-steg guider" som kan inneholde skjerminnspillinger, stemme, importert video, bilder eller Powerpoint-presentasjoner.
Noen som har lykkes i fange vår oppmerksomhet denne måneden er ”Informasjonssikkerhet i hverdagen”, en Steg-for-steg-guide som beskriver situasjoner i hverdagen der informasjonssikkerhet er aktuelt, både på fritiden og i jobben. Guiden er laget av Anna Spalin, informasjonssikkkerhetskoordinator i Lindesbergs kommun.
Klikk her for å se guiden.
Anna forteller selv hvordan hun tenkte:
”Meningen med guiden er å øke forståelsen for informasjonssikkerhet, først og fremst på jobben, men også om hva man kan tenke på privat. Jeg ville kort beskrive hva man bør tenke på, hvor man finner den dokumentasjonen vi som medarbeidere i kommunen styres av, samt få med et antall diskusjonsspørsmål for å få alle på respektive enhet engasjert i spørsmål som påvirker akkurat deres arbeidsplass.
Siden guiden er tenkt brukt som internopplæring alene eller i gruppe, men alltid med etterfølgende diskusjonsspørsmål i gruppe, så vil jeg at man skal kunne kontakte meg som informasjonssikkerhetskoordinator eller personvernombudet med spørsmål hvis man står fast i diskusjonene. Jeg innbiller meg at det er slik vi kommer til å få økt bevissthet om emnet.
Hvordan laget jeg denne guiden?
Jeg laget et underlag i Powerpoint og gjorde notater til det respektive bildet. Disse brukte jeg så som manus når jeg leste inn lyden til bildene. Jeg importerte Powerpointen i Guide Editor (InfoCaptions verktøy som man lager Steg-for-steg-guider med). Deretter spilte jeg inn lyd til hvert bilde/steg.”
Vi i InfoCaption synes guden er veldig velgjort, inneholder tydelige bilder, lesbar tekst og bra fortellerstemme. At man i tillegg legger til et diskusjonsunderlag som en del av guiden gjør den enda mer relevant og brukervennlig.
Et annet positivt aspekt er at Anna har gjenbrukt en allerede utviklet Powerpoint og spilt inn stemme til. Dette gjør at en tidligere presentasjon blir digital og dermed alltid tilgjengelig for virksomheten. Samtidig ble produksjonstiden av guiden betydelig kortere!
Store gratulasjoner og bra jobbet til:
Anna Spalin, Lindesbergs kommun
/Team InfoCaption
InfoCaption velger hver måned å donere 1.000 SEK til en ideell organisasjon som driver med opplæring eller på andre måter hjelper mennesker inn på på arbeidsmarkedet som takk til personen/personene som har laget månedens guide..
Vil du også nå ut med informasjon i din virksomhet?
