Vi har alle vært nye i jobben og har trengt å lære oss arbeidsplassens rutiner og hatt et behov for informasjon og kunnskap for å kunne gjøre arbeidsoppgavene. Mange er nok enige i at det kan være vanskelig å få for lite informasjon den første dagen, spesielt når man ikke vet hvor man kan finne den, og da kan mye tid gå med på å finne ut hvor man skal lete. Det kan være like ille å få for mye informasjon å holde orden på, og i de tilfellene kan det være fint å vite at den finnes dokumentert og er mulig å ta frem ved behov.

Søkemotorer skaper trygghet og nysgjerrighet

Selv om det er veilederens jobb å hjelpe nye medarbeidere igang kan det kjennes fint som nyansatt å vite hvor man kan finne informasjonen selv, spesielt i dag når mange er vant med å google frem løsningen på sine problem. Å kunne gjøre det åpner også opp viljen for å stadig lære seg noe nytt. Jeg tar meg selv i å dra opp telefonen når jeg ser på film eller serier for å google et ord, navn eller hendelse som nevnes og trenger ofte å spole tilbake flere minutter fordi jeg endte opp med å lese en artikkel etter en annen om temaet jeg søkte opp. Takket være våre felles kunnskapsbrønner som Google, Yahoo og Bing kan vi med veldig få klikk eller tastetrykk finne den informasjonen vi leter etter og oppdage nye saker som vi aldri ellers hadde tenkt på å finne ut om. Hvorfor benytter vi oss ikke av samme prinsipp i bedriften?

Å ha en intern søkemotor der all arbeidsrelatert informasjon og kunnskap er mulig å finne øker effektiviteten i virksomheten fordi de avbryddene som ellers hadde gått til å lete etter rett sted å søke på forsvinner, og det gir også medarbeiderne en trygghet fordi man vet hvor informasjonen ligger samlet. Som ny medarbeider er det gull å få høre at "her kan du få svar på alle dine spørsmål" — det kan derfor være bra å analysere bedriftens informasjons- og kunnskapsdokumentasjon for å se hvor lett det er for, fremfor alt, en ny person å finne det den leter etter.

Digitalt er det samme som gevinst

Elektronisk læring, eller det mer kjente begrepet "e-læring", blir stadig vanligere både i hverdagen som i arbeidssammenheng. Egentlig er årsaken at digital kunnskap og informasjon gir mange fordeler; ikke minst sparer det tid og penger. Digitale opplæringer har vist seg å være tids- og kostnadseffektive sammenlignet med lærerledde opplæringer. Man slipper å booke lokaler og lærer, deltakerene kan gjøre opplæringen når det passer dem og rettelsene kan skje automatisk. Nye medarbeidere kan gå gjennom sin introduksjonsopplæring allerede før de har begynt å jobbe, fordi den går å gjøre hjemmefra.

I dagens samfunn har de fleste tilgang til en mobil enhet med internett, og som arbeidsgiver er det veldig nyttig å forsyne sine ansatte med det. En av anledningene er at informasjonen blir så lett tilgjengelig når den kan søkes fram og deles online. Dessuten kan man holde informasjonen samlet på ett og samme sted. På den måten sparer medarbeidere inn den tiden som ellers hadde gått til å først finne riktig plass å søke frem informasjon, og man forenkler og effektiviserer dermed arbeidsdagene.

En positiv nystart

Elektronisk læring, eller det mer kjente begrepet "e-læring", blir stadig vanligere både i hverdagen som i arbeidssammenheng. Egentlig er årsaken at digital kunnskap og informasjon gir mange fordeler; ikke minst sparer det tid og penger. Digitale opplæringer har vist seg å være tids- og kostnadseffektive sammenlignet med lærerledde opplæringer. Man slipper å booke lokaler og lærer, deltakerene kan gjøre opplæringen når det passer dem og rettelsene kan skje automatisk. Nye medarbeidere kan gå gjennom sin introduksjonsopplæring allerede før de har begynt å jobbe, fordi den går å gjøre hjemmefra.

Hva kan bidra til å gjøre nystarterene mer effektive?

Så for å gi de nyansatte en positiv start på den nye jobben kan det hjelpe å:

• Dokumentere og systematisere informasjon og kunnskap. Helst digitalt, tilgjengelig over nettet og plassert på ett og samme sted. Jo mindre tid som brukes på å lete etter informasjonen desto mer tid kan gå på å faktisk gjøre arbeidet samtidig som nye medarbeidere kjenner seg trygge fordi de vet hvor de kan finne sine svar.
• Dele opplæringsmaterialet etter kurs slik at medarbeiderne kan ha det tilgjengelig i arbeidet sitt.
• Gjøre selvhjelpsguider og håndbøker som beskriver arbeidsplassen, system, arbeidsflyten og arbeidsmetoder. På den måten forminsker man risikoen for feilsteg og unødvendige supportsamtaler. Virksomheten blir samtidig mer effektiv fordi stopp i arbeidsflyten minskes betydelig.

Disse tre punktene gir den nye medarbeideren trygghet og et godt inntrykk av virksomhetens evne til å dele av sin informasjon og kunnskap — noe som kan være veldig nyttig for å skape en fremgangsrik arbeidsplass.

Ønsker du å lære mer om hvordan du kan effektivisere introduksjon av nyansatte?