Digitalisering av arbeidsplasser øker, men vi vet enda lite om hvordan det påvirker arbeidsmiljøet og belastningen på hjernen. Det var derfor gledelig å lese om Arbeidsmiljøundersøkelsens granskning av arbeidsgivere for å forebygge risikoen med digitale arbeidsrutiner. 

Da digitaliseringen skjøt fart var tanken at arbeidsplassen skulle bli mer effektiv. Det at man ikke ble sittende på pauserommet titt og ofte, førte til at vi kunne fokusere mer på jobb, arbeide raskere og dermed levere mer.  Men hvilke andre effekter kommer av mer effektivitet og færre fysiske møter på arbeidsplassen?

Hvordan skaper man de riktige forutsetningene i en mer digital arbeidsdag slik at ansatte kan fortsett å jobbe eksternt, uten å risikere å bli utbrent? Dette ønsker vi i InfoCaption å snakke mer om! Men først skal vi se hvordan det kan se ut i den digitale arbeidsdagen.

Den typiske digitale arbeidsdagen?

Her er en hypotetisk arbeidsdag, du kjenner deg kanskje igjen:

Du starter med å logge deg inn på PCn. Gjentatte pling senere er du logget inn på flere ulike systemer. Du ser på To-Do listen eller åpner e-posten for å starte arbeidsdagen. I løpet av dagen er du innom diverse ulike digitale  møtesteder for å utføre jobben, gi tilbakemelding på noen saker, delta i møter og oppsummere før og etter møter.

Midt i alt dett skal også det "andre" gjøres. Fylle inn timer i time- og økonomisystemet, finne rutinen for hvordan du søker om nye terminalbriller, hente ut en bil fra bilparken osv. Oppgaver som må gjøres, men som du ikke helt husker hvordan du skal gjøre dem. 

Du starer med å lete gjennom intranettet etter rutiner som du vet finnes et sted. Når du ikke finner de der leter du på Teams og deretter i e-posten. Etter 20 minutter løfter du blikket for å se etter en kollega som kan hjelpe. Men så sitter du jo på hjemmekontoret uten kollegaer tilgjengelig. 

På en slik dag har du hatt behov for å bruke flere ulike systemer for å få jobben gjort. Forskning fra IDC viser blant annet at over 60 % av oss bruker 4 eller flere systemer daglig og at 15 % bruker så mange som 11 systemer, hver dag!

I tillegg til å bruke mange systemer bruker vi mye av tiden til å lete etter svaret i de forskjellige systemene. I følge forskning fra IDC kan det dreie seg om hele 36 % av arbeidstiden. Dette kan skape en følelse av ineffektivitet og stress hos ansatte.

Hjelpen vi har behov for i form av rutiner, policys, prosesser, e-poster, arbeidsbeskrivelser osv. er spredt. Over en tredjedel av gjennomsnittlig arbeidstid går med til å lete etter kunnskap, og i over halvparten av tilfellene finner vi ikke det vi leter etter.

Den skyldige i dramaet

Mange øyne ser i samme retning. Alle har forskjellige systemer! Mange bedrifter gjennomgår systemene med tanke på å forbedre dem, men kanskje er det ikke systemene som er problemet. Kanskje er det en forhastet beslutning å starte der?

Det finnes nok flere systemer enn nødvendig, for eksempel når de inngår i andre systemer. Bedriften går som regel gjennom  systemene for å sjekke at de har det de trenger - verken mer eller mindre. 

Er det da færre system som er løsningen? Vi må fortsatt kunne utføre arbeidsoppgavene. Kan problemet heller være at det er vanskelig å vite hvordan man skal jobbe i og mellom de forskjellige systemene? At det mangler tilgang på relevant hjelp, støtte og veiledninger i det daglige arbeidet?

InfoCaptions 4-trinns rakett for å øke ansattes muligheter og redusere teknologistress

1. Sammenfatte!

Start med å se på hvordan dere kan jobbe med dokumentasjon fra ett og samme sted. En kunnskapsportal der alt dere trenger er tilgjengelig. Det høres kanskje for godt ut til å være sant, men det er det ikke. Til daglig bruker vi Google, Youtube, ChatGPT osv. På arbeid er det ingen andre enn vi selv som kan sørge for at hjelpen finnes, så da er det opp til oss å løse det. 

Sjekkliste:

• Sett opp en prosjektgruppe og sett av tid.
• Lag en oversikt over alle verktøyene dere bruker for å dokumentere og kartlegge hvor støtten havner.
• Skill på "hva-støtte" og "hvordan-støtte" og fokuser på hvordan. Inkludert instruksjoner, arbeidsbeskrivelser, rutiner osv, som er det en ansatt trenger for å kunne fortsette å jobbe i enhver situasjon. 
• Finn en felles måte å dokumentere hvordan-støtte og et sted å samle alt på. Det bør være enkelt å administrere og brukervennlig for ansatte.
• Har dere ikke en logisk plass for dette, se hva som finnes på markedet, kontakt leverandører og be om å få teste ut løsninger.
• Bli enige i teorien om en felles måte å dokumentere hvordan-støtten og en felles plass å samle det på.
  

2. Enkelt å finne

I tillegg skal også informasjonen være enkel å finne for ansatte. Støtten er ikke verd noe dersom den ikke brukes. Det har heller en negativ effekt fordi systemet må vedlikeholdes. Dette blir en tidkrevende prosess uten å skape den verdien som var tanken. Tenk over hvordan støtten kan bli lettere tilgjengelig i bedriften.

Sjekkliste:

• Foreta en analyse av hvor de ansatte befinner seg i arbeidet, både fysisk og digitalt gjennom en arbeidsdag. 
• Lag innganger til den digitale portalen basert på svarene på analysen:
  • For dem som sitter mye på Teams kan det lages en snarvei til kunnskapsportalen derfra.
  • De som sitter på ulike brukersystemer vil ikke trenge å forlate systemet når de har behov for hjelp. Her kan hjelpen nås med lenker eller innbygging.
  • Ansatte som er "ute" og/eller jobber utenfor kontortiden, har samme behov for hjelp som alle andre. Lag QR-koder i firmabilen og snarveier til kunnskapsportalen på alle jobbtelefoner og nettbrett. 
• Dersom du tester forskjellige løsninger, tenkt over hvordan de kan møte behovet for input til den digitale støtten. Jo større fleksibilitet du som kunde får, dess større mulighet vil du ha for å påvirke i form av ønsker og behov som du måtte ha.

3. Tilgjengeliggjør for alle - ikke bare ledergruppen 

Når dere har bestemt dere og skal gå i gang - sørg for å markedsføre prosjektet internt i bedriften for å få alle med tidlig i prosessen. Involver de ansatte, kanskje gjennom en undersøkelse, for å forstå hva utfordringen er rundt tilgjengelig støtte og systembruk.

Når man skal implementere en ny arbeidsmetode eller løsning handler det om å forankre det i bedriften, slik at det svarer til forventningene eller bedre. Still krav til leverandørene og sørg for at dere sammen har et tydelig bilde av gjennomføringen og det langsiktige samarbeidet.

4. Ta en velfortjent pause 

Å ta pauser er et enkelt tips å gi, men veldig vanskelig tips å følge. Det første som fjernes fra egen agenda for å gjøre plass det det som må gjøres - er pausene. Kanskje må pauser regnes som arbeidstid og at hver ansatt skal ha en viss mengde hver dag? Dette vil markere at alle har rett og anledning til å ta pauser i arbeidet for å hvile kropp og sinn. 

Dersom det besluttes at 30 minutters pause hver dag skal gjelde for alle ansatte, still spørsmålet: Hvordan innfører vi det og hvordan følger vi det opp?

Avslutningsvis

Digitale arbeidsmetoder har forenklet mye for oss, men viser også nye utfordringer og risikoer. Som arbeidsgiver kan du forebygge risikoene ved å møte dine ansatte direkte i deres arbeidsdag med behovstilpasset støtte. 
Digitale arbeidsmetoder er kommet for å bli og alle må sørge for å følge etter for å skape de beste forutsetningene for alle, for å unngå stress og i stedet få det bedre. 

Ønsker du flere nyttige tips for hvordan du kan dele kunnskap digitalt?