Vi vet alle hvor overveldende det kan være å være nyansatt. Det er mange nye ting som skal læres samtidig, både om kunnskap og sosiale forhold. Mange opplever å være helt skutt etter endt arbeidsdag. Det er ikke helt gunstig å lære så mye nytt på en gang. Vi ser behovet for en gjennomtenkt prosess for å lære riktig innhold til rett tid.

Vi har oppsummert dette i tre enkle steg slik at du kan lage en strukturert onboarding som gjør det enklere for den nyansatte å forstå, og for ansatte å lære fra seg.

1. Kartlegg hva den nyansatte skal gjøre

Når kontrakten er signert er det tid å tenke på hvordan den nye kollegaen skal onboardes. I vår metode innebærer det første å kartlegge hva den nyansatte skal gjøre.

Det virker kanskje mest logisk å tenke hva den nyansatte bør kunne, men det er enklere å utforme en effektiv onboardingprosess med utgangspunkt i hva den nyansatte skal gjøre.

Eksempel på hvordan en kartlegging av arbeidsoppgaver kan se ut.

Start med å dele inn kartleggingen etter generelle- og stillingsoppgaver. De generelle oppgavene inkluderer det alle ansatte må kunne, som å forstå bedriftens mål og administrativt arbeid som må gjøres. Oppgavene som er knyttet til stillingen inkluderer akkurat det stillingen krever, for eksempel å gjennomføre demovisninger som selger.

Del så opp hovedoppgavene i deloppgaver for å gjøre det enklere for den nyansatte å selv kunne forstå og omfavne disse.

For å forstå hvilke oppgaver som er viktig å kunne, rangeres de deretter. Det er også viktig å tenke på hvilket ansvar medarbeideren har for oppgavene – om de har hovedansvaret eller ansvar sammen med andre.

2. Kategorisere læring

Når arbeidsoppgavene er kartlagt må de kategoriseres til rett innhold for at riktig type læring skal kunne gis under riktige forutsetninger og sammenheng.

Før oppstart 

Det er en fordel å bli introdusert for bedriften og de nye kollegaene før første arbeidsdag.

Møte med kollega 

Å møte arbeidskollegaene som allerede er i etablerte stillinger, handler ikke bare om å forstå arbeidsoppgavene og hvordan avdelingene jobber, men også om å skape relasjoner. 

Personlig oppstartsmøte 

Et møte med nærmeste leder er bra for å diskutere formaliteter, som arbeidsbeskrivelse og forventninger fra begge sider.

Obligatorisk kurs 

For arbeidsoppgaver som er viktige og må sertifiseres, er det bra med kurs. De er enkle å følge opp og vurdere resultater.

I det daglige 

Når man støter på utfordringer i forskjellige systemer er det bra om støtten er tilgjengelig akkurat der og da når medarbeideren trenger det. Da er det viktig at verktøy som er tilpasset slike situasjoner, tas i bruk.

Eksempel på hvordan arbeidsoppgaver kobles til passende innhold.

3. Planlegg gjennomføringen og fordel ressursene

Når arbeidsoppgavene som den nyansatte må kunne er kartlagt og kategorisert til læringsbehovene, er det tid for å planlegge innholdet. Hvem har ansvar for hvert tilfelle og når skal det skje?

Tidslinje for å planlegge læringsbehovene. 

Ved å lage en tidslinje er det enkelt å få et overblikk og forstå samspilles mellom de forskjellige læringsbehovene. Start med å finne ut når ting skal gjennomføres og hvem som har ansvaret. Møte med andre medarbeidere er ofte enklere for den nyansatte å reservere selv.

Det er viktig å bruke rett verktøy, tilpasset til de enkelte oppgavene. Det er kanskje nok å bruke e-post før oppstart, men for å opprettholde rett hjelp på rett sted i arbeidsflyten trenger man et system som er beregnet for dette. Til dette egner InfoCaptions Performance Support-løsning kontextstøtte seg bra.

Ønsker du å lære mer om hvordan du kan effektivisere introduksjon av nyansatte?