Du har sikkert flere ganger søkt på Google for å finne svar på hvordan du skal løse et problem, og så blitt henvist til en YouTube-video. På YouTube finnes veiledninger om alt fra hvordan man kan bruke et visst program, til hvordan man lager mat. YouTube er blitt en plass for kunnskap i hverdagen, men hva må vi være oppmerksom på og hvordan fungerer det å bruke YouTube i arbeidet? 

Frustrerende øyeblikk med YouTube

Det er flere ting du bør tenke på når du bruker YouTube.

Videoen kan være utdatert. Etter en programoppdatering kan menyer og forskjellige program se helt forskjellig ut, funksjoner kan ha byttet plass og ha blitt endret så mye at de mister sin opprinnelige brukervennlighet.

Det er heller ikke godt å vite hvor korrekt guiden er, eller hvor god kompetanse forfatteren til guiden har. Den eneste vi kan se på er kildekritikken eller hvor mange kommentarer videoen har eller hvor mange "tommel opp" den har fått.

Det kan være flere ting som gjør det vanskelig å bruke guiden. Informasjonen du søker kan noen ganger være vanskelig å finne, den kan for eksempel dukke opp etter flere minutter inn i videoen. Dersom videoen ikke er oppdelt i kapittel må du bruke mye tid på å lete etter, eller se på, mye irrelevant informasjon.

Noen ganger kan det være at guiden du finner ikke er tilgjengelig på rett språk, eller at det er vanskelig å forstå den som snakker. Den som har laget videoen prater kanskje sltfor fort og usammenhengende, gjør merkelige bevegelser med musen slik at det går for fort, slik at du hele tiden må pause eller gå tilbake for å kunne følge med.

YouTube-filmer er som oftes generelle

Det kreves ofte at vi arbeider på en bestemt måte i systemene vi bruker, for å speile organisasjonens bestemte prosesser. YouTube-videoer er ofte generelle guider som er tiltenkt å være nyttig for flest mulig, det kan derfor være vanskelig å benytte seg av dem. Noen ganger kan det til og med føre til at man gjør noe på en feil måte. Det kan også være slik at den er laget etter en annen bedrifts måte å arbeide på.

Det samme kan gjelde for systemleverandørens egne guider for systemer (som også av og til finnes på YouTube). Det kan være at systemstøtten må suppleres med intern informasjon for å kunne være til nytte, og for å hindre at man arbeider på feil måte i forhold til arbeidsflyten i organisasjonen.

Å lage egne YouTube-guider kan være ressurskrevende

Dersom man vil lage en guide for organisasjonen på YouTube, står du ovenfor en rekke utfordringer. Først skal den spilles inn, og da trenger du en egen maskinvare og programvare. Det kan være tidkrevende å lære seg programvaren, noe som er tidkrevende og et yrke i seg selv. Filene må finnes i riktig format og man må følge vanlige standarder. Filene må også gjøres tilgjengelig for at andre skal kunne redigere dem i etterkant slik at guiden holdes oppdatert.

Dette er noen av grunnene til at mange organisasjoner i dag har valgt bort denne formen for læring og istedenfor fortsetter som de alltid har gjort, med kurs, tekstguider i PDF eller lignende. Selv om de ofte vet at dette ikke er den ultimate måten å lære opp sine ansatte på.

Sånn kan det gjøres istedenfor

Selv om det er mange grunner til ikke å benytte seg av YouTube eller Google for intern læring, er det viktig å ha disse programmene i tankene når vi lærer. Grunnen til at vi benytter oss av disse programmene for å lære og hvorfor de er så populære har egentlig en naturlig forklaring. Det brukes ofte begrep som "Workflow Learning" og "Performance Support" i denne bransjen. De handler om å hjelpe og støtte direkte i arbeidsdagen. Når vi skal utføre en oppgave og er usikker på hvordan den skal gjøres, er det mest effektivt at vi har hjelp tilgjengelig akkurat der og da. Akkurat som vi gjør hele tiden når vi lurer på noe utenfor arbeidet også.

Hva er det viktig å tenke på?

• Samle alt på ett og samme sted. Det er viktig at det finnes hjelp for å kunne søke internt på informasjon (google) på denne måten.
• Det skal være enkelt å lage innhold, underholde, dele og finne informasjonen.
• Allier deg med kunnskapsrike i bedriften og få dem til å lage, og ta ansvar for sitt materiale (de vil fort innse at det sparer dem for mange spørsmål og tid).
• Gjør innholdet relevant for hvordan du jobber i virksomheten, etter egne rutiner og prosesser.
• Informer godt om løsningen og henvis til den når du får spørsmål fra dine medarbeidere.

Vil du lære mer?