Prosesser – et ord som får mange til å ta et skritt tilbake, sukke og tenke at alt er umulig og at ingen noensinne kommer til å bli enige. Prosjekter innenfor virksomhetsanalyse og forbedringsarbeide har fått en slags enerett til det uskyldige verktøyet som heter prosesskart. Begrepet har blitt synonymt med den ekstremt komplekse oppgaven å kartlegge en hel organisasjons prosesser, hvordan de samarbeider med hverandre og hva som er input og output – for å deretter analysere dem, forbedre dem og alltid holde dem oppdatert med organisasjonens kontinuerlige arbeidsmåter.
Jeg sier ikke at virksomhetsanalyser er dårlige, og noen ganger er det det som kreves for å virkelig forbedre og utvikle en organisasjon i et helhetsperspektiv. Men i store helheter finnes det alltid små enheter som jeg mener prosesskart har en rolle i. Jeg vil at prosesskartene skal frigjøres fra å bare sammenkobles med helheten. Denne artikkelen fokuserer derfor på prosesskartene i sin helhet – et visuelt verktøy som kan gjøre mirakler i å guide organisasjonen i det daglige arbeidet.
De fleste av oss lager mat på kjøkkenet fra tid til annen. Innebærer det at vi må dokumentere oppskriften på alle rettene vi lager? Selvsagt ikke. Noen retter kaster vi sammen fordi de er så enkle å lage. Eller så er de kanskje ganske kompliserte, men fordi vi lager dem så ofte kjenner vi dem som vår egne lomme. Andre ganger er resultatet ikke så nøye, det viktigste er at man får mat i magen, ikke at det blir en god rett som man vil lage igjen.
Men så finnes det de rettene som er komplekse, og inneholder mange deler. Eller de rettene vi lager en gang i året, og hver gang må minne oss selv på hvordan man gjør. Eller de gangene der vi vil komme på hvordan vi gjorde det forrige gang for å kunne justere og gjøre det enda bedre neste gang. Eller de gangene vi vil servere den perfekte retten til noen, uten at noe går galt. Da trenger man en oppskrift man kan følge.
På samme måte er det ikke obligatorisk å kartlegge alle prosessene organisasjonen arbeider i. Eller å tvinges til å beskrive en stor og omfattende prosess bare fordi det er en del som må tydeliggjøres. Det er greit å skrive ned oppskriften på bechamelsaus uten å beskrive hvordan man lager en lasagne.
Tre suksessfaktorer for InfoCaption: Stol på prosessen, Skyld på prosessen og Oppmuntre skisser
Poenget med InfoCaptions prosessarbeid er ikke å ha hele organisasjonen beskrevet, men å kontinuerlig benytte seg av prosesser som et verktøy for å drive og utvikle virksomheten. Vi har bare kartlagt en brøkdel av våre arbeidsprosesser – de som virkelig kan hjelpe oss i det daglige arbeidet. Ved å peke ut noen få skarpe prosesskart blir det så mye enklere å lykkes med det som er så vanskelig: Å oppdatere og vedlikeholde dem i henhold til gjeldende arbeidsmåter.
Det viktige for oss er altså ikke å få alt på plass, men at våre medarbeidere virkelig kan stole på det som finnes. Man skal vite at våre skarpe prosesser virkelig gjelder og at de beskriver hvordan vi arbeider. Hvis en medarbeider finner noe feil eller vil forbedre noe skal den kunne være sikker på at det er den aktuelle versjonen, og ikke et utkast eller gammel informasjon den ser på.
Når vi kan skylde på prosessen tjener den som et verktøy for å forbedre samarbeidet og lagfølelsen. Istedet for at medarbeidere skal skylde på hverandre når noe har gått feil eller havnet mellom stolene – la dem skylde på prosesskartet! Det er den som skal beskrive virkeligheten, og om noe har gått feil kan man samles rundt den, gå igjennom den sammen og passe på at det går bedre neste gang.
Til slutt har vi opplevd hvor viktig det er å tillate og oppmuntre til skisser uten å kreve et resultat. Noen ganger finnes et behov for å tegne prosesskart i forbindelse med spesifikke prosjekt eller møter. Da er selve resultatet ikke det viktige. Man tegner ikke et kart som skal lagres, men det er under selve prosessen av å tegne prosessen som den oppfyller poenget sitt. Det er utrolig viktig å adskille disse midlertidige kartene fra de skarpe!
Før du begynner å kartlegge – tenk gjennom behovet og målet
I denne forelesningen kan du høre om hvordan det finnes minst 17 grunner til at organisasjoner velger å tegne ned en prosess, og hvis man glemmer å spesifisere hvorfor man gjør det risikerer man å kjenne at ”vi jukser litt. Vi følger ikke retningslinjene for hvordan prosesser skal lages.” eller ”Vi har ikke lyktes så bra. Det er ingen som følger prosessmodellene.”
Disse sitatene stemte også for oss på InfoCaption for en stund siden – men nå vet vi bedre. Du trenger ikke beskrive i detalj hvordan man lager spaghetti carbonara eller mormors boeuf bourguignon som riktignok er ganske komplisert å lage, hvis du kan gjennomføre det i søvne fordi du har gjort det så mange ganger og det aldri går galt. Det er greit å fokusere på nyttårsmiddagen og å finpusse på rødvinssausen sånn at smaken og konsistensen blir bedre hver gang.
Vil du lære mer?
