Byggbranschens Elektroniska Affärsstandard, BEAst, är en ideell förening med 120 medlemsföretag som tar fram branschstandarder och driver utvecklingsprojekt för byggsektorn, främst inom elektroniska affärer och andra digitala tillämpningar som behöver samordnas genom hela branschen.
Sedan 2016 har BEAst använt sig av InfoCaption för att beskriva sina processer och sin medlemsportal, där man bland annat kan skapa fakturor och ordrar. Med skärminspelningar och text-/bildinstruktioner kan användarna lära sig hur de navigerar och arbetar i portalen. Processerna visar hur flödet ser ut hela vägen från beställningen tills att en vara anländer till byggarbetsplatsen.
En av BEAsts processer.
Processerna och guiderna har blivit ett väldigt viktigt komplement till BEAsts tekniska dokumentation. Eftersom dom är åtkomliga från medlemsportalen kan användarna med bara några få klick få reda på det de behöver veta medan de sitter och arbetar. Användarna själva tycker att det har blivit mycket enklare när underlagen ligger online och är sammanlänkade med annan dokumentation.
Peter Fredholm, VD på BEAst, säger såhär:
”För oss har möjligheten att länka ihop guider, processer, vår webbplats och andra dokument varit viktig. Allt hänger samman i stället för att som tidigare vara olika dokument och specifikationer.”
Att dokumentera processer kan vara svårt ibland, men ofta gör man det svårare än vad det egentligen är. ”Det är viktigt att göra det så enkelt som möjligt men ändå tillräckligt gediget. Vi har alltid en arbetsgrupp som ligger bakom och som kommer med synpunkter på resultatet innan vi publicerar det publikt.” säger Peter.
Peter, precis som BEAsts användare, uppskattar det nya sättet att kunna förmedla information på.
”Det är enkelt att ta fram guider och beskriva processer. Det är även enkelt att uppdatera, och man slipper skicka ut nya versioner efter ändring. Vi kommer beskriva alla våra standarder med hjälp av InfoCaptions plattform”.
