Vad är InfoCaption?

EB7827EB

Skapas av de som vet

Vi på InfoCaption tror inte på avancerade verktyg som ett fåtal i organisationen har tillgång till. Det ska vara enkelt att beskriva något med en guide och därför bygger vår licensmodell på att det inte ska finnas några hinder för att sätta igång nya producenter.

Åt de som behöver veta

Materialet som skapas kan hjälpa medarbetarna att sköta sina arbetsuppgifter och att lära sig arbetsplatsens rutiner. När det är något man behöver veta kan man enkelt hitta det som finns dokumenterat genom söksidor, guideportaler eller via direktlänkar.

Alltid uppdaterat material

Varje guide som produceras får ett unikt ID vilket gör att när guiden behöver uppdateras, exempelvis vid en ny version av ett system, behöver man inte ge användarna något nytt material – länken är alltid densamma!

Skapa

Med InfoCaption kan man enkelt skapa guider i olika format; steg-för-steg-guider, handböcker, kurser och processer. Guiderna delas automatiskt på era egna söksidor, via länkar eller som inbäddade objekt i ett intranät.

stegforsteg

Steg-för-steg-guider

Genom att spela in skärmen eller importera färdiga videos skapar du enkelt steg som du sätter ihop till en pedagogisk instruktionsguide. Inspelningen kan redigeras och förtydligas med text, markörer och ljud. Att skapa en guide är så enkelt att det inte tar mycket längre tid än att visa hur man utför uppgiften. Steg-för-steg-guiderna hjälper användarna att utföra en viss uppgift i ett system genom att visa precis hur man ska göra steg för steg, men utan att tvinga någon att titta på sådant man redan känner till. Man tittar bara på de steg man behöver och får den hjälp man behöver.

Skjermbilde 2018-02-14 kl. 14.57.41

Handböcker

Guiderna kan paketeras på olika sätt för att nå en viss målgrupp eller för att komma ut med ett budskap. Kombinera exempelvis ihop en handbok för nyanställda eller en översikt inför implementeringen av ett nytt system. Varje paket får en unik länk och uppdateras automatiskt när du ändrar i någon av de ingående guiderna.

Skjermbilde 2018-02-14 kl. 15.00.44

Textguider

Textguider är tydliga ”text-och-bild-baserade instruktioner” som produceras och redigeras effektivt genom att kombinera text, bilder, skärmdumpar och steg-för-steg-guider. Med det inbyggda verktyget ”Hot spot” kan du förklara olika fält i ett system. Textguideverktyget hjälper er också att ta till vara era PDF- och Word-dokument genom att publicera dem på söksidan – alla på en gång.

blodgass

Snabbguider

Importera färdiga videos eller filma med din mobilkamera och publicera som en snabbguide - antingen på din dator eller mobila enhet. Resultatet blir guider som visar hur uppgifter utförs i verkliga livet.

Kurser

Se till att användarna har rätt kunskap innan de får tillgång till IT-systemet.
Plocka ihop ett antal guider och ett kunskapstest till en kurs. Det går också att importera färdigproducerade kurser i SCORM-format  Följ sedan upp visningar och testresultat på individnivå.

kurs
kunskapstest

Kunskapstester

I ett kunskapstest kan användarna enkelt testa sina kunskaper. Testet byggs upp av fritext-, bild- och flervalsfrågor som du kombinerar efter eget önskemål. Utifrån testresultatet skapas en individuell studieplan med guider och dokument som användaren rekommenderas att titta på lite extra. Användarnas resultat i testerna kan också följas upp med hjälp av komponenten Track.

Processer

InfoCaptions processer blir inga dokument i en pärm och du behöver inte tänka på hur de ska sparas eller presenteras. De skapas direkt i webbläsaren och publiceras i ett sökbart gränssnitt. Därifrån är de också enkla att redigera om du skulle vilja göra förändringar i dem.

process
annica-p

Sedan vi började med InfoCaption Process har arbetet med processer blivit enklare och det behöver inte styras och läras ut i lika stor omfattning. Tack vare enkelheten i verktyget behöver vi inte använda oss av processexperter på våra bolag. Den som vet hur man arbetar i processen kan också rita den!

Annica Pettersson
Process Management, Lindab

Dela

Det finns många olika sätt att enkelt dela och återanvända materialet på. Som del av en handbok eller kurs, rakt av som stödguider på en anpassad söksida eller via länkar. 

EB7827EB

Dynamiska söksidor

När man skapar eller uppdaterar en guide kan guiden automatiskt kopplas till en dynamisk söksida. På det sättet säkerställs det att de som behöver hjälp alltid får uppdaterad information.

 

process

I processdiagram

Guider kan kopplas till de olika aktiviteterna i ett processdiagram för att visa hur aktiviteten ska utföras. Resultatet blir att medarbetarna får kunskapsstöd direkt i processen - precis där de behöver det.

guidestats

I kurser med spårning

Guider kan även delas som en del av en kurs. Tack vare komponenten Track finns möjligheten att följa organisationens lärande samt vilka anställda som tagit del av kursen och tillhörande guider.

Länkar

Varje guide får sin egen unika länk. Skicka länken till en användare som undrar hur man utför något. När rutinen ändras gör man om guiden och länken förblir densamma. På det sättet är ni säkra på att informationen ni har alltid är uppdaterad.

QR-koder

Till varje guide skapas en unik QR-kod som gör det enklare att spela upp en guide i mobila enheter. Du kan till exempel klistra fast en QR-kod på skrivaren så att användarna snabbt kan få hjälp på plats.

Bädda in på hemsidor och i textgudier

Du kan enkelt bädda in olika guidetyper, processer eller hela söksidor på olika ställen. Till exempel på hemsidor, i textguider eller handböcker. Det finns färdiga inbäddningskoder att klippa ut och klistra in, kanske på ert intranät eller annan webmiljö.

Handböcker

Handböcker är ett sätt att dela ett antal guider och andra resurser som hör ihop, till exempel en rutinbeskrivning, guider för programvara eller annat som man vill visa i samlad form. Guiderna redigeras på ett ställe, när dom uppdateras sker ändringen på alla ställen dom är delade på.

Skjermbilde 2018-03-12 kl. 08.43.41

Vi skapar InfoCaption-utbildningar för att certifiera användare av vårt dokumentationssystem inom vård och omsorg, och kan på så sätt få anställda i drift mycket snabbare än när vi använde oss av lärarledda utbildningar. Ny personal får titta på den digitala utbildningen under sin introduktion och behöver inte vänta på att få en plats på en lärarledd utbildning. Genom en synkning med vår användarkatalog talar InfoCaption om att utbildningen är godkänd och den nyanställda ges sedan behörighet till systemet.

Olov Götheson
IT-pedagog, Umeå kommun

Hitta

Det är enkelt att hitta det du söker. Antingen via olika söksidor, i handböcker eller processer, eller som deltagare i kurser och push training.

search2

På söksidor

Alla guider samlas på en söksida för att användarna ska kunna hitta det stöd de behöver. InfoCaptions sökmotor sorterar resultaten på relevans vilket innebär att användarna snabbt och enkelt hittar vägledning för det de behöver hjälp med. Med några klick kan söksidan anpassas efter er oganisations grafiska profil.

integrerat

Som stöd i programvara

Vi har gjort det enkelt att länka guider eller söksidor i er programvara. Om det finns en möjlighet att lägga en länk eller knapp direkt i en programvara kanske det inte alltid är lika lätt att få lov till att ständigt ändra länkarna, om det skulle behövas. Med Helproutes flyttar vi administrationen från de kopplade länkarna så att man hellre byter länken i InfoCaption.

supportportal2

På en supportportal

Skapa en supportportal med aktuella händelser, information, lista dom mest visade guiderna och rekommendera guider att titta på. En supportportal skapas med några knapptryckningar genom att välja ut de widgets som är intressenta just för er.

Integrerat med webbsidor

Om ni vill integrera InfoCaption med ert intranät eller webbmiljö hjälper våra duktiga medarbetare gärna till. Ni kan till exempel koppla ihop sökresultaten från InfoCaption med dom på erat intranät.

Kopplat i processdiagram

I processdiagrammen kan man koppla guider, dokument eller externa hemsidor till varje aktivitet. På så sätt kan medarbetarna få reda på både vad och hur dom ska göra för att sköta sina arbetsuppgifter.

Få kontinuerliga mailutskick med guider!

Det går att skapa schemalagda mailutskick som innehåller länkar till guider. Låt era medarbetare lära sig något nytt varje dag!

Inbäddat på webbsidor

Man kan enkelt bädda in olika guidetyper, processer eller söksidor direkt in i hemsidor, textguider eller handböcker. Det finns färdiga inbäddningskoder att klippa ut och klistra in, kanske på ert intranät eller annan webmiljö.

I kurser

Gå kurser skapade i InfoCaption. När man har blivit anmäld till en kurs kan administratören välja att skicka regelbundna påminnelser tills dess att kursen är slutförd. Det går också att skapa portalsidor där man som användare kan se vilka kurser man är anmäld till och se resultat på slutförda kurser.

Anders-Heyle1

När man gör filmer kan man på ett enkelt sätt förklara väldigt mycket. Skulle man förklara samma sak i text så skulle det bli ganska jobbigt för folk att ta till sig. Eftersom vi delar upp filmerna i steg kan man lätt repetera just den halvminuten som är intressant istället för att spola fram och tillbaka, som man måste göra i långa filmer.

Anders Heyle
IT-pedagog, MSB