QR-koder har verkligen blivit allt mer populärt. Vi ser det i appar som swish och Mobilt BankID, men även på TV i nyhetssändningar och på restauranger. Detta frekventa användande gör att de flesta människor är bekväma med användandet av QR-koder, oavsett ålder och tekniskt kunnande. Men hur kan man ha användning av QR-koder i arbetsvardagen? Vi ger dig 10 smarta tips!

Med hjälp av QR-koder kan du få rätt information, på rätt plats. Det gör att medarbetaren inte behöver leta efter informationen, eller fråga en kollega. Detta är alltså ett effektivt och smart sätt att jobba med Performance support i organisationen - för att minska kunskapsrelaterad stress och bli mer personoberoende. 

10 smarta ställen att använda QR-koder

1. I köket

Vi är många som kan relatera till att man har en kaffemaskin på kontoret med en uppmaning om att regelbundet tömma kaffesumpen. Trots det så är det få som gör det och skyller på att man inte vet hur man gör. Tänk om man kunde ha en QR-kod tydligt på kaffemaskinen med en videoguide som visar hur man tar hand om kaffemaskinen. 

2. Vid skrivaren 

Har ni en person på kontoret (kanske är det till och med du själv) som ständigt får samma frågor om skrivaren? Exempelvis när medarbetarna inte kommer ihåg inställningarna eller undrar hur man får igång skannern. Även här kan en QR-kod komma väl till pass, som länkar till en tydlig instruktion eller guide om hur skrivaren fungerar. 

3. När man ska larma på/av

På en del kontor är det den första och sista medarbetaren som larmar av och på. Detta kan vara ett arbetsmoment som väcker en del oro hos några, särskilt de första gångerna du gör det. Eftersom effekten av att göra fel kan innebära att kontoret är olarmat, eller att larmet går och ett vaktbolag måste tillkallas – pinsamt! Då kan det vara smidigt att ha en QR-kod på plats som länkar till en tydlig beskriver om hur man gör.

4. I receptionen

Har ni en bemannad reception i entrén? Ibland behöver receptionisten springa på ett ärende, då kan det vara smidigt att ha en QR-kod med instruktioner till besökaren som anländer under tiden det är obemannat. Kanske med en trevlig presentation om var kaffe och toalett finns, var de kan hänga av sig samt var de ska sätta sig och vänta. Eller kanske bara med instruktioner om hur de hittar dit de ska. Det finns många möjligheter!

5. I mötesrummet

Många av oss har någon gång varit på ett möte, eller på en föreläsning där en mötesrepresentant har behövt koppla in sin utrustning mot tekniken i rummet och det strular. Kanske funkar inte ljudet, eller så visas inte bilden, eller så är inställningarna fel i presentationen. För att undvika att mötestid går åt till att lösa teknikstrul så kan det vara smidigt med en QR-kod som leder till en instruktion i varje mötesrum som helt enkelt visar hur man kopplar in sin enhet just där. 

6. Ute i arbetsmiljön

På vissa arbetsplatser har inte alla anställda en egen dator. På exempelvis byggarbetsplatser, industrier eller inom vården så är det många som jobbar ”på golvet”, men de behöver fortfarande information och instruktioner precis som alla andra för att utföra sina arbetsuppgifter. Här kommer QR-koder väldigt väl till pass! Varför inte placera ut dem på arbetsplatsen där de passar in för att hjälpa medarbetaren med rätt information, precis när hen behöver den! Istället för att arbetstid ska gå åt att leta efter kollegor eller hitta en dator och söka sig fram i ett internt system. 

7. I företagsbilen

Precis som i tipsen ovan är det många företag som har medarbetare ute på vägarna. Fältsäljare, budfirmor och personliga assistenter är tre bra exempel på det. Dessa medarbetare kanske inte alltid jobbar vanliga kontorstider 8–17, men kanske behöver hjälp med något sent på kvällen, på natten eller tidigt på morgonen. Ska då medarbetaren behöva vänta till kontoret öppnar? Självklart vill man undvika det så gott det går. Då kan man sätta en QR-kod till guider på hur man löser vanligt förekommande problem som kan uppstå i bilen. Den är ju i de flesta fallen nära till hands.

8. På toaletten

Känner ni igen er i att ni skickar ut information till alla anställda som av någon anledning ingen verkar komma ihåg, eller ta till sig? Du är inte ensam! Många av oss lever i en stressig arbetsvardag med många bollar i luften, då är det lätt hänt att ett informationsmail helt enkelt försvinner i mängden. Men många av oss behöver några gånger per dag gå på toaletten, och där har man tid att läsa informationen. Detta är därför en ypperlig plats att sätta en QR-kod med en länk till företagets ”veckoinformation” eller liknande!

Vill du läsa om ett företag som har kommit igång med QR-koder i sin verksamhet? Läs bloggposten om Kils kommun "Gör det enklare att göra rätt"

9. Utanför dörren till särskilda miljöer

En del rum eller miljöer kräver instruktioner innan man går in, det kan exempelvis handla om laboratorium, serverrum eller liknande. Istället för att man ska gå en kurs i rutinerna som gäller kan man sätta en QR-kod som länkar till information utanför dörren. Det ger också medarbetarna möjlighet att enkelt repetera.

10. På event eller i kundmaterial 

Många organisationer arrangerar ibland kundevent, ställer ut på mässor eller är på kundbesök då och då. Under dessa situationer behöver man ofta kundbroschyrer eller annat tryckt material att lämna ut. Kanske ni känner igen er i att ni har skickat material för tryck som sedan behöver ändras för att någon liten text behöver uppdateras. Detta är kostsamt! Satsa istället på att göra snyggt material med er logga och budskap som beskriver ert erbjudande – länka sedan via en QR-kod till er hemsida där kunden/besökaren kan läsa mer detaljerat. Hemsidan är ofta väldigt enkel att justera. 

Vad ska man vara vaksam med gällande QR-koder?

Det finns även aspekter man behöver vara extra försiktig med kring QR-koder, där QR-koder kan orsaka skada.
En QR-kod kan exempelvis:

• Dölja information som används för nätfiske
• Innehålla dolda nedladdningar av skadlig kod eller programvara
• Dölja den slutliga adressen genom att använda förkortningstjänster för webbadresser
  

Det är viktigt att använda sunt förnuft och vara försiktig om du blir tveksam. Troligtvis kan du ändå nå informationen bakom QR-koden genom att söka upp den själv på sidor du litar på.

Behöver ni en utbildning om säkerhetsmedvetenhet kopplat till IT- och informationssäkerhet? Vi på InfoCaption har skapat en utbildning både till kommuner och andra företag och organisationer. Läs mer här. 

Vill du fördjupa dig mer inom Performance support och digitalt lärande?