Många organisationer har flertalet verksamhetskritiska system som inte bara används internt utan som också påverkar personer utanför den egna organisationen. Därför är det viktigt att systemen används på rätt sätt. Det kan dock vara resursmässigt kostsamt att säkerställa en grundläggande kunskapsnivå för dessa system. 

Stärk medarbetare med en enkel självhjälp

Alla medarbetare kommer någon gång behöva hjälp för att komma vidare med en uppgift. Ofta är den kunskap som behövs för att lösa problemet knuten till en person eller så har den erhållits under en fysisk utbildning. Det innebär att medarbetaren måste lägga tid på att hitta informationen, vare sig den återfinns hos en kollega eller i svårsökt dokumentation. Att behöva använda arbetstid till att enbart söka information kan vara frustrerande och ger upphov till stress i arbetsvardagen. 

För oss på InfoCaption är det viktigt att självhjälp ska vara tillgänglig, effektfull och okomplicerad. Genom att ge möjlighet till hjälp direkt när behovet uppstår minskar den kunskapsrelaterade stressen hos medarbetare. Vi på InfoCaption har denna månad valt att lyfta fram Bodens kommun som under september månad har lanserat Inline i hela sin organisation. Genom att tillgängliggöra en effektiv självhjälp som bara är ett klick bort har man i Bodens kommun kommit en lång bit på vägen till att hjälpa sina medarbetare att bli mer självständiga.

Inför lanseringen har man tagit fram kontexter för flertalet verksamhetskritiska system, utöver kontexter från IC365.  Man kommer även att arbeta löpande med kommunikationen kring Inline så att den når ut till alla som behöver självhjälpen, dels genom att skicka ut infomail och dels genom att hålla i ett webinar där man får möjlighet att ställa frågor. Utöver arbetet med Inline har Boden också vidareutvecklat sin guideportal för att säkerställa att alla medarbetare hittar den hjälp dom behöver, oavsett vart de vänder sig.

Andrea Gunnarsson (verksamhetsutvecklare på IT-enheten i kommunledningsförvaltningen), berättar vidare:

Vi vill att det ska vara lättare att få den hjälp man behöver direkt när behovet uppstår. Tiden man  kan spendera på att hitta rätt guide kan skapa frustration och då kanske man hellre kontaktar en kollega. Med Inline vill vi både avlasta arbetsbördan på personer som supporterar systemen, men också minska frustrationen som kan uppstå bland användarna. Det är stärkande att kunna göra saker själv!

Grundbehovet vi vill fylla är att underlätta och tillgängliggöra användarstöd. Ibland vet man inte ens att man behöver hjälp, och när man insett behovet kanske man inte känner till hjälpvägarna. Förhoppningen är att Inline kommer förenkla den processen och underlätta för individer att hitta hjälp när behovet finns. På längre sikt hoppas vi att det bidrar till att öka den digitala mognaden bland kommunens användare.

Vi insåg tidigt att om Inline ska vara effektivt behövde vi inventera bland befintligt material för att säkerställa att kunskapen finns dokumenterad. Detta har varit den uppgift som krävt mest resurser. För vissa har det varit ett större jobb och för andra har det gått fort. Det är många personer som bidragit i det här arbetet och jag är så imponerad över det arbete som varje person gör. Det är kul att se det växa!

Jämsides med Inline-arbetet jobbar vi generellt med vår utbildningsportal. Vid årsskiftet fick portalen en ny struktur och utseende.  Visionen är att Kursportalen ska vara den självklara platsen varje anställd vänder sig till för kunskapsdelning. Vi har satsat på utbildning för producenter och jobbar en del med just engagemang och stöttning.

I slutet på september lanseras Inline i Bodens Kommun. Förhoppningen är att det snarare är startskottet än mållinjen. Det finns fler system som kan bli enklare att använda med Inline, och det finns även flera verksamheter som intresserats av självhjälpen.

Det här arbetet är ett teamwork, det är och kommer bli många personer inblandade och det ska bli jättekul att se hur det kommer växa fram i kommunen.

System som kommer ha kontexter vid lansering 19e september är följande:

• Ekonomisystem
• Ledningssystem
• Microsoft 365-miljön
• Intranätet
• Användargränssnittet för vårt interna ärendehanteringssystem
• Användargränssnittet för vår hemsida boden.se

Kommentar från Tomas Duvsten (förvaltningsledare Bodens kommun):

Jag som förvaltningsledare i Bodens kommun tycker att kursportalen med applikationen Inline är en väldigt bra plattform för att på ett pedagogiskt och enkelt tillvägagångssätt kunna leverera ut bra kursmaterial till kunderna.

Utbildningsmaterialet blir väldigt lättillgängligt och användarna får ta del av materialet på precis rätt ställe och vid rätt tidpunkt.

Ett exempel på en vy där Bodens självhjälp finns tillgänglig.

Bodens kommun får utmärkelsen Månadens guide

Varje månad utser vi på InfoCaption Månadens guide - en guide som vi vill lyfta lite extra på grund av värdet den skapar i organisationen. Som tack till personen/personerna som har skapat Månadens guide donerar vi varje månad 1 000 kr till organisationen Hand in Hand Sweden, som bekämpar fattigdom genom att skapa fler jobb i utsatta länder. Hand in Hand arbetar med modellen "hjälp till självhjälp", som går i linje med InfoCaptions egen mission "att göra det enklare för medarbetare att hjälpa varandra".

Vi på team InfoCaption tycker att det gedigna arbete Bodens kommun gjort inför lanseringen av Inline är ett fantastiskt initiativ som kommer ge ringar på vattnet framöver. I dag får medarbetare i Bodens kommun tillgång till en kontextkänslig självhjälp som kommer underlätta det dagliga arbetet för många medarbetare i kommunen. Vi tycker att det är värt att hylla.

Vill du också göra era medarbetare mer självständiga i arbetet?