Använder er verksamhet galet mycket tid på att leta efter information? – Här är några smarta tips

Verksamhetsutveckling

För att en verksamhet ska fungera smidigt och effektivt kan det vara bra att ta bort alla onödiga hinder i arbetet, ett sådant hinder kan vara brist på information eller kunskap. När det saknas något som är kritisk att veta för att klara sin arbetsdag behöver man stanna upp och ta reda på det någonstans och det kan ibland ta mer tid än vad det behöver, hur ser det ut i er verksamhet?

En intern sökmotor förhindrar onödigt långa stopp

I en undersökning som gjordes i Sverige år 2010 av Canon visade det sig att 43% av dom förfrågade lägger ca en halvtimme om dagen på att leta efter information och 26% lägger mellan en halvtimme och en timme, den tiden kan kortas ner betydligt genom att dokumentera, systematisera och sprida den kunskap och information som finns i verksamheten.

Många är vana vid att använda sökmotorer som Bing eller Google när man undrar något men hur går det när det gäller frågor som t.ex. rör verksamhetens rutiner eller arbetssätt? En intern sökmotor, dvs. ett system där verksamhetsrelaterad information går att söka fram, kan vara lösningen på just det. Där kan allt från rutiner och arbetssätt till interna supportguider gå att söka fram, ju mer som finns där desto bättre. Eftersom att vi i vardagen kan få svar på många av våra frågor på ett ögonblick kan det vara till fördel att använda samma tänk inom verksamheter, alltså genom att ha ett system där kunskap och information som rör verksamheten går att söka fram i princip vart och när som helst. Det gör det möjligt att höja den allmänna kunskapsnivån eftersom det finns en möjlighet till dagligt lärande. Ett plus är också att arbetsdagen underlättas för nya medarbetare eftersom dom från dag ett vet vart dom ska gå när dom undrar något och kan få svar på sina frågor på ett ögonblick — förutsatt att det finns dokumenterat såklart.

Foto på en tjej som sitter vid en dator.

Generation Y, även kallade millenials, börjar fylla arbetsplatserna. Vi millenials, i alla fall dom yngre, är inlärda redan från skoltiden att använda internet för att få svar på våra frågor. För att lägga verksamheten i framkant och göra arbetsdagarna effektivare kan det därför vara till fördel att anpassa sig efter de individerna eftersom det gynnar alla i slutändan. Fördelen med t.ex. Google är att man vet att man kan hitta nästan allt vad man söker på ett och samma ställe och oftast på ett ögonblick oavsett om man söker nöje, information eller kunskap. Att kunna göra samma sak med verksamhetsrelaterad information eliminerar den tid som läggs på att först ta reda på vart det man söker finns att hitta.

Gör verksamheten effektiv genom att hålla allt samlat och lättillgängligt

När dokumenteringen och systematiseringen är klar finns det ett steg kvar i optimeringen — Att skapa lättillgänglighet.

Även fast det finns medarbetare med arbetsuppgifter som inte kräver en digital enhet kanske dom har med sig en egen smartphone med sig som har tillgång till internet, det kan därför vara bra att lagra allt material digitalt och åtkomligt via nätet för att göra det möjligt att ta reda på det man behöver veta när som helst. Lättåtkomlighet skapar ett lugn eftersom att personalen då vet att dom kan få sina svar vart dom än befinner sig och dygnet runt. Ni kanske till och med har kunskap som är personberoende? Finns det den där teknikern som vet hur man fixar skrivaren när den tjafsar som den alltid gör? Om det dokumenteras och görs lättåtkomligt kan vem som helst fixa skrivaren fast teknikern är frånvarande. En till fördel med att lagra material digitalt och via nätet är att när materialet uppdateras så uppdateras det för alla på en gång.

Optimera verksamheten genom att anpassa er efter nutiden

När ni analyserar informations- och kunskapssökandet i er verksamhet kan ni ställa er dessa frågor för att hitta förbättringspunkter:

Finns det nödvändiga dokumenterat, som t.ex. personberoende kunskap och information?
Ligger allt material samlat eller spritt?
Är kunskap och information lättillgänglig och lätt att dela vidare?

Ta vara på den underbara teknologi som finns idag och använd den för att göra arbetsdagarna framgångsrikare och samtidigt få medarbetarna att känna sig tryggare. Optimera arbetsplatsen med en smart sökmotor som gör det möjligt för enkelt och dagligt lärande. Digitalisera och systematisera er information och kunskap idag!