Uppdateringar och förändringar av system ställer ofta stora krav på både organisation och medarbetare. I Region Uppsala har 13 000 medarbetare, 1 500 administratörer och 500 chefer i över femton års tid arbetat i fem olika system som nu skulle slås samman och ersättas med ett nytt system. Hur hanterar man en omställning av denna omfattning på ett så effektivt sätt som möjligt?
Systemstöd för varje unik användare och situation
Att det sker uppdateringar av system eller att system ibland byts ut är en naturlig del i mångas arbete. Men när många av de anställda arbetar vid olika tider på dygnet, vill fortsätta “göra som de alltid gjort” och inte längre känner att de kan vända sig till sina kollegor för hjälp, skapar det en stor utmaning för organisationen.
Region Uppsala kontaktade InfoCaption när deras nya HR- och lönesystem, Heroma, skulle introduceras. De behövde hjälp med att samla hela behovet av digitalt lärande i en och samma plattform, där målet var att göra självhjälpsguider tillgängliga på olika sätt. En komponent som var oerhört viktig att ha med i beräkning var kontextkänslig hjälp åtkomlig direkt i det nya systemet.
Med hjälp av InfoCaption kunde Region Uppsala på ett effektivt sätt ta fram och tillgängliggöra utbildning och instruktionsmaterial för förändrade rutiner och arbetssätt. Den nya plattformen agerar nämligen som ett hjälpmedel och guidar slutanvändaren i varje unik situation han eller hon befinner sig i. Genom att skapa systemstöd direkt i arbetsflödet kunde de göra vägen till självhjälp för användaren betydligt mycket kortare. Detta ökar även i sin tur user success i system då stödet i systemet användarna arbetar i bara finns ett knapptryck bort och de därmed inte behöver lämna vyn de befinner sig i.
Jessika Andersson, Objektledare Utbildning och lärande i Region Uppsala, berättar:
”Vi använder guideportaler gjorda i InfoCaption för att rikta guider och information om Heroma till rätt målgrupp: chefer, medarbetare eller administratörer. För de som jobbar i Heroma-klienten finns en utbildningsmiljö uppsatt där man kan göra sina övningar enligt övningshäftena med fiktiva personer.
Förutom våra portaler använder vi oss av InfoCaptions kontextkänsliga hjälp, som ger mig rätt guide på rätt ställe i systemet när jag väl kan så mycket om systemet att jag inte behöver hålla i min manual. Dessutom har vi möjlighet att rikta information om hur man administrerar systemet på bästa sätt. Det är bra att kunna visa ett gemensamt arbetssätt för de flesta, så att vi inte får avarter.
Med hjälp av InfoCaption har vi skapat ett hållbart, ekonomiskt och individanpassat stödsystem för inlärningen av Heroma.”
Webbversionen av Heroma, med Inline som webbläsarplugin.
Klientbaserade Heroma, med Inline som Windows-applikation.
Informationstillgång effektiviserar introduktionen
Implementering av system kan vara komplicerat, oavsett hur stor organisationen är. Det är därför oerhört viktigt att göra det enkelt för användarna redan från start.
Eftersom att det går så otroligt snabbt att söka fram information och kunskap via sökmotorer i vår vardag, borde det vara lika enkelt att få fram information och kunskap inom organisationen.
Genom att, redan i ett tidigt skede, effektivisera plattformen och samla all information på ett och samma ställe, skapar man goda förutsättningar för användarna. Det är ett enkelt knep för att öka effektiviteten och minska stressnivåerna för medarbetarna.
Vill du lära dig mer om hur ni kan effektivisera er systemimplementation?
