Med begrepp som Performance Support och 70-20-10 utmanas det traditionella tankesättet om formella kurser som den viktigaste formen av lärande i arbetslivet. Bob Mosher och Conrad Gottfredsons modell Five Moments of Learning Need lyfter behovet av fler läroarenor och att olika lärandebehov tillgodoses med olika metoder.

Under många år har den allmänna uppfattningen av lärande varit att "skicka folk på kurser". Denna idé har utvecklats och effektiviserats ytterligare med de tekniska möjligheter som digitala LMS (Learning Management System) och e-learning-verktyg har inneburit. Till exempel har man kunnat utöka "lärare-till-klassrum"-lärandet till ett oändligt antal samtidiga deltagare – och dessutom kan deltagarna ofta ta del av utbildningen när och var de vill.

I många situationer har detta varit ett passande sätt att skapa förståelse på, och är det i viss mån fortfarande. Men merparten av den kunskap som förmedlas som traditionell kurs eller e-learning hade med fördel kunnat genomföras på andra och mer effektiva sätt. Det kan motiveras av faktorer som omedelbar nytta, behov, branta glömskekurvor och många andra element som påverkar effekten av lärande.

Att lära sig när vi behöver det

Conrad Gottfredson och Bob Mosher har systematiserat detta i en modell de kallar för Five Moments of Learning Need (”Fem tillfällen av lärandebehov). I modellen knyter de an lärande till fem stycken särskilda tillfällen - baserat på de situationer vi befinner oss i när vi ska lära oss. De beskriver också hur dessa situationer kräver olika typer av lärande.

• New - När du ska lära dig något nytt
  Det här är den del av lärande som har fått störst uppmärksamhet, ofta i form av kurser. Det är också den del som har fått mest kritik av de som vill förändra utbildning i organisationer, men det gör inte kurser mindre viktiga. Speciellt inte om det gäller kunskap som sedan behöver dokumenteras eller certifieras.
• More - När du vill lära dig mer
  Ibland vill vi lära oss mer om något vi kan. Det kan antingen vara på grund av behov i arbetet eller av ren lust. Även detta har fått ganska stor uppmärksamhet i form av erbjudanden om fortsättningskurser och liknande.
• Apply - När du ska sätta kunskapen i drift
  Det kan finnas flera anledningar till att det kan vara svårt att applicera ny kunskap. Det kan vara att kursen du gick på var för generell och inte organisationsanpassad; kanske är det ett tag sedan du gick kursen och glömskekurvan har gjort att du inte längre minns vad du lärde dig; kanske skiljer sig det tillvägagångssättet som i verkligheten krävs för en uppgift från det du lärde dig i kursen. Det finns då ett behov att fräscha upp minnet och att få en mer specificerad förståelse.
• Solve - När det uppstår ett problem
  När vi utför våra arbetsuppgifter kan vi stöta på något oförutsett problem eller någon händelse och behöver hjälp för att komma vidare.
• Change - När ändringar leder till att vi behöver göra saker på nya sätt
  Vi utsätts i allt högre utsträckning för ändringar och anpassningar av arbetssätt, i stort och smått, som kräver att vi behöver lära oss saker på nytt.
  
  

Fler läroformer

Modellen pekar på flera viktiga saker. Först och främst att lärande är en aktivitet som sker dagligen, i olika situationer inom loppet av en arbetsdag. Men den pekar också på att de olika situationerna kräver olika tillvägagångssätt, och därmed olika verktyg.

Den traditionella kursformen har sin styrka i att förklara en helhet och att sätta saker i ett perspektiv, inte minst när det kommer till att lära ut soft skills.  När det är viktigt att få en översikt av vilka och hur många som har genomfört en viss kurs, t ex för certifieringar, kan LMS används för att sköta sådan administration.

När man ska lära sig mer om något kan behovet gå i flera riktningar. Antingen att man vill få en djupare förståelse eller bara vill få en bredare, övergripande kunskap om ämnet. Då är man villig att leta efter information och kanske själv välja ut det material man vill dyka ner i. Här kan bloggar, artiklar på nätet och annat vara nyttiga källor. Samtidigt är det viktigt att vara källkritisk till materialet - kanske bör kvalitetssäkrat externt material samlas ihop i uppslagsverk och söksidor?

Mosher och Gottfredson lägger stor fokus på Apply, lärandet som sker i praktiken. Detta är en central, stor och viktig fas i alla organisationer och för de som tar detta på allvar finns hög potential för att effektivisera och förenkla arbetsdagen för medarbetare med hög ROI (return of investment). Många studier har visat att i de flesta organisationer går det mycket tid varje dag åt att försöka hitta svar på frågor kopplade till utförandet av arbetsuppgifterna. Denna del av lärandet får störst effekt om den är så specifik som möjligt i förhållande till organisationens arbetssätt. Mosher och Gottfredson använder begreppet Performance Support som beskriver varför, och inte minst hur, man kan sätta lärande i denna viktiga fas i rullning med hjälp av bra stödverktyg och en kultur av kunskapsdelning i organisationen. Viktigt är att kunskapsstöd finns tillgängligt i mindre, lätthanterliga bitar - användare ska bara behöva ta ett kort avbrott med målet att hitta just den information som behövs för att komma vidare i arbetet, snarare än att tvingas titta igenom långa kurser med information som inte behövs för tillfället.

Support är också en god arena för lärande, det vill säga när man står inför ett problem. Det kan självklart vara tekniska problem som kräver en insats av en kunnig person, men väldigt ofta rör det sig om rutinmässiga och återkommande frågor som enkelt kan lösas via självhjälpsmetoder för att spara supportorganisationen tid och pengar. Gränsen mellan Solve och Apply kan ofta överlappa och det kan därför vara smart att hitta en gemensam lösning för dessa områden. I de flesta fallen är det supportpersonalen som tar fram hjälpmaterial, men med Performance Support Tools (PST) kan man fördela framtagandet och underhåll av självhjälpsmaterialet ut i hela organisationen.

Det lärandetillfälle som kanske växer mest är förändringstillfället. Det är också den delen som får minst uppmärksamhet i förhållande till hur viktig den är. Rutiner och arbetsprocesser ändras hela tiden samtidigt som system vi arbetar i uppdateras löpande vilket kan innebära nya sätt att jobba på. Ändringar och anpassningar är något av det som kräver mest av oss eftersom det både kräver avlärande och att lära sig något nytt i de fall rutinen sitter i ryggmärgen. Det finns ju mycket man gör, både på jobbet och privat, som är så automatiserat att vi inte ens tänker på hur vi gör det, som t.ex. bilkörning. Hur blir det när en sådan process ska göras på ett nytt sätt? Ofta tar det lite tid att gå från gamla till nya rutiner, samtidigt som konsekvenserna och kostnaden som kan uppstå när förändringen inte efterlevs, kan vara stora. Som i Apply-fasen är tillgänglighet av utlärandet av stor vikt: att man kan hitta just det man behöver lära sig, just där man letar - t ex i applikationen man jobbar i, på intranätet eller kopplade till aktiviteterna i en processkarta.

Lärande i stora drag

För att effektivera lärande i organisationer handlar det alltså om att underlätta alla fem tillfällena av lärandebehov, och inte bara fokusera på ett par av dem. Det handlar om att hitta verktyg och leverera innehåll som stöttar de olika faserna och tillvägagångssätten som situationerna kräver. Som ni kan se av illustrationen är stödet i arbetsdagen ett centralt element. Att hitta ett bra Performance Support Tool är ett bra sätt att börja!

Vill du lära dig mer?