Allt fler organisationer letar efter sätt att effektivisera sina arbetsprocesser genom automatisering. Genom att koppla samman system och skapa sömlösa flöden kan man minska mängden manuellt arbete och samtidigt förbättra precisionen. Ett exempel på detta är Umeå kommun, som med hjälp av InfoCaption och en robotiserad processautomation (RPA) har lyckats bygga en lösning som automatiserar behörighetsuppdateringar för sina medarbetare baserat på utbildningsresultat. En integration som underlättar arbetet för socialförvaltningen i Umeå och som kan inspirera andra organisationer att tänka nytt kring sina egna arbetsflöden.
Umeå kommun hade tidigare en manuell process för att hantera utbildningskrav och behörigheter i sitt verksamhetssystem Treserva. När medarbetare genomförde nödvändiga utbildningar i InfoCaption behövde deras behörigheter uppdateras, något som krävde daglig manuell granskning av utbildningsstatus och användarstatistik i plattformen. Detta var inte bara tidskrävande utan innebar också en risk att en behörighet missades genom mänskliga faktorn. Umeå kommuns systemförvaltare sökte en lösning som skulle kunna automatisera denna rutin och därmed frigöra tid för andra viktiga uppgifter.
Med hjälp av sin IT-avdelning byggde Umeå kommun en robotiserad lösning, internt kallad ”Ubbe”, som sköter denna process automatiskt. Fyra gånger per dag går roboten igenom listor över genomförda utbildningar i InfoCaption och kontrollerar vilka medarbetare som har uppnått godkänt resultat. En del av flödet innebär att InfoCaption kopplas ihop med kommunens AD (Active Directory) där roboten identifierar vilka personer som har genomfört utbildningarna, baserat på deras personnummer. Därefter loggar Ubbe in i Treserva och uppdaterar behörigheterna för dessa medarbetare, så att de automatiskt får de rättigheter de behöver.
Resultatet av den automatiserade processen har varit positivt inom flera områden. Kommunens medarbetare får nu sina behörigheter automatiskt uppdaterade efter avslutad utbildning, vilket innebär att de kan använda sina nya färdigheter utan manuell handpåläggning. Den manuella hanteringen har minskat kraftigt, vilket frigör tid och minskar belastningen på personalen som tidigare skötte dessa uppdateringar. Dessutom minimeras risken för misstag, vilket gör att både säkerheten och effektiviteten ökar.
Klicka här om för att se Umeås flödesbeskrivning - RPA
Umeå kommuns lösning visar hur automation och integration kan skapa värde genom att förenkla administrativa processer och säkerställa att rätt personer får rätt behörigheter i rätt tid. Deras arbete med RPA i kombination med InfoCaptions kursmodul är ett inspirerande exempel på hur andra organisationer kan använda sig av automatisering för att optimera arbetsprocesser och skapa bättre förutsättningar för sina medarbetare. Med det i åtanke belönas Umeå kommun med Månadens guide!
Umeå kommun får utmärkelsen Månadens guide
Varje månad utser vi på InfoCaption Månadens guide - en guide som vi vill lyfta lite extra på grund av värdet den skapar i organisationen. Som tack till personen/personerna som har skapat Månadens guide donerar vi varje månad 1 000 kr till organisationen Hand in Hand Sweden, som bekämpar fattigdom genom att skapa fler jobb i utsatta länder. Hand in Hand arbetar med modellen "hjälp till självhjälp", som går i linje med InfoCaptions egen mission "att göra det enklare för medarbetare att hjälpa varandra".
Så kommer du igång med
processkartläggning i 7 steg!
