Att hantera arbetsflöden är något många har erfarenhet av i sitt dagliga arbete, det kan innebära att hantera ärenden internt eller externt med kunder. I Luleå kommun har man illustrerat ett arbetsflöde med rutiner för e-tjänster på ett strukturerat och pedagogiskt vis, som gör det enkelt att följa och förstå varje steg i flödet. Genom att tydligt visa vem som gör vad, när det ska göras och hur, minimeras risken för missförstånd och dubbelt arbete. Ett välstrukturerat arbetsflöde skapar inte bara effektivitet utan också tydlighet och struktur i arbetet.
Arbetsflödet som Luleå kommun har utformat visar hur ärenden via e-tjänster hanteras, från att ett ärende skickas in, till hur det bearbetas av kundcenter och vid behov vidarebefordras till specialister. Varje steg är tydligt utformat, och ansvarsfördelningen är klar, vilket skapar ansvarstagande och säkerställer att inget steg faller mellan stolarna. Denna typ av strukturerad processbeskrivning hjälper alla inblandade att förstå sina roller och vad som förväntas av dem.
Det här arbetsflödet får InfoCaptions utmärkelse "Månadens guide", eftersom det inte bara beskriver vad som ska göras, utan även hur och när varje uppgift ska utföras på ett pedagogiskt sätt. Den visuella tydligheten och möjligheten att enkelt uppdatera och anpassa arbetsflödet gör det till ett dynamiskt verktyg som kan förändras i takt med verksamheten. Till skillnad från statiska dokument är arbetsflödet en levande resurs som kan utvecklas och justeras över tid, vilket gör det till en bestående lösning för organisationer som vill optimera sina arbetssätt.
Victoria Fräki, Kommunvägledare i Luleå kommun och skaparen av arbetsflödet, berättar vidare:
Från början var guiden ett långt textstycke där det viktiga var svårt att urskilja. Ett arbetsflöde blev ett mycket bättre alternativ eftersom det gör guiden mer lättöverskådlig och enkel för alla att förstå och följa. Det var även den responsen jag fick av kollegorna.
En av de största fördelarna med arbetsflöden är enkelheten att skapa och justera. När processer förändras eller behöver uppdateras kan det ske smidigt, utan att det krävs omfattande resurser eller tid. Det gör arbetsflöden till en flexibel lösning i en arbetsmiljö där förändring är återkommande. Luleå kommun har även kopplat guider i arbetsflödet, vilket gör att medarbetarna inte bara ser vad som ska göras, utan också får instruktioner om hur relevanta aktiviteter ska genomföras. Detta stöd kan minskar behovet av mer omfattande utbildning och skapar en trygghet för inblandade roller.
Utöver att skapa effektivitet i det dagliga arbetet fungerar Luleå kommuns arbetsflöde som en inspirationskälla för andra organisationer. Flexibiliteten och enkelheten i att skapa och anpassa arbetsflöden gör det till ett kraftfullt verktyg, oavsett vilket ändamål de ska användas för. Oavsett om det handlar om att hantera kundärenden, interna processer eller något helt annat, kan arbetsflöden snabbt byggas upp och anpassas till verksamhetens behov. Denna dynamik gör att arbetsflöden inte bara optimerar befintliga processer utan även öppnar upp för innovation och förbättring inom organisationen. Snyggt, Luleå!
Luleå kommun får utmärkelsen Månadens guide
Varje månad utser vi på InfoCaption Månadens guide - en guide som vi vill lyfta lite extra på grund av värdet den skapar i organisationen. Som tack till personen/personerna som har skapat Månadens guide donerar vi varje månad 1 000 kr till organisationen Hand in Hand Sweden, som bekämpar fattigdom genom att skapa fler jobb i utsatta länder. Hand in Hand arbetar med modellen "hjälp till självhjälp", som går i linje med InfoCaptions egen mission "att göra det enklare för medarbetare att hjälpa varandra".
Så kommer du igång med
processkartläggning i 7 steg!
