I de flesta verksamheter finns en mängd olika rutiner med syfte att säkerställa kvalitet och ge medarbetare stöd i sin arbetsdag. Ofta saknas dock just rutiner för hur man effektivt och med en bra användarupplevelse skapar och delar dessa rutiner. Genom att lägga tid på att skapa förutsättningar och riktlinjer för själva skapandet av rutinerna har verksamheten mycket att vinna.

En resa mot standardisering och single point of truth 

Ofta när det kommer till rutiner så skapas de kontinuerligt vid olika tidpunkter, av olika personer och i olika syften. Om det inte finns några riktlinjer kring hur dessa ska formas och delas är det också naturligt att det saknas enhetlighet kring hanteringen, något som leder till en viss osäkerhet för den som ska skapa och läsa rutinen. Ska man skapa rutiner som ska delas brett i verksamheten brukar vi därför rekommendera att åtminstone på någon nivå likrikta rutinens upplägg. Det kommer både att effektivisera skapandeprocessen och göra det enklare för medarbetaren att sedan hitta informationen, eftersom den presenteras på samma sätt oavsett ämne och författare. Lägger man även på ett grafiskt lager med återkommande färg och form så bidrar det till igenkänning och trygghet i materialet som slutanvändaren letar i.

Om en viktig del är att hitta i rutinen så är naturligtvis en annan viktig del att hitta till rutinen. I detta sammanhang brukar vi lyfta upp begreppet Single point of truth - vilket kort och gott innebär att det ska finnas en plats där man vet att man kan hitta "sanningen", alltså de mest relevanta och senast uppdaterade rutinerna. Finns det inte en tydlig Single point of truth så kommer det både innebära att onödig tid läggs på att leta efter rätt rutiner, samt att medarbetare lutar sig mot inaktuella rutiner och därmed tappar kvalitet i utförandet.

Att följa rutiner kan ha olika vikt, men jobbar man inom bankväsendet så är det inget man skojar bort eftersom många uppgifter är komplexa och att man har lagkrav på sig att hantera och följa rutiner på ett korrekt sätt. Med anledning av det har Länsförsäkringar tagit ett rejält tag kring hur de på ett effektivt sätt kan skapa och dela rutiner inom verksamheten. Nedan får vi läsa mer om Länsförsäkringars resa mot en mer effektiv skapandeprocess.

Länsförsäkringars resa

Så här säger Cassandra Isgren, Verksamhetsutvecklare inom Länsförsäkringar Bank om deras arbete:

"Bakgrunden till arbetet med att skapa en portal och mall för våra rutiner grundar sig i att vi tidigare använde oss av en översikt (handbok) vilket var svåröverskådligt med tanke på att vi hade mer än 200 rutiner. Medarbetare drog sig för att skapa nya rutiner eftersom det var svårt att förstå sig på den struktur vi satt upp med översikten och en kategorisättning som inte föll naturligt. I arbetet hade vi två mål: vi behövde göra det enklare att skapa rutiner för oss som arbetar i verktyget men även göra det mer användarvänligt för de som ska ta till sig av informationen. Därav landade arbetet i en portal där vi byggde upp en widget för varje enhet inom Banken. Därefter skapades underportaler för varje enhet där vi nu samlat rutiner, manualer och information riktat till den specifika enheten. Det har skapat en bättre användarupplevelse hos våra användare eftersom vi fräschat upp med bilder, enklare sätt för att söka efter materialet men främst möjligheten att se mest visade guider och sina favoriter direkt i portalen. Ett stort plus för våra användare är att de nu enkelt kan se när en rutin uppdateras via en widget.

Vi har även byggt in ett kommunikationsverktyg i våra underportaler vilket är väldigt uppskattat. När vi gör större förändringar i rutinerna/manualerna (guiderna) lägger vi nyheter som informerar användaren om uppdateringen och vad som är uppdaterat med en uppmaning till att ta del av rutinerna. På så vis tror vi att vi kommer generera mer värde till våra användare och gör dem medvetna om när de behöver uppdatera sig på en rutin.

Vad gäller oss som arbetar med verktyget behövde vi även skapa något som ger oss stöd i vårt arbete. Det landade i att vi tog fram en exempelmall med tydliga instruktioner för vilka rubriker, bilder och typsnitt som ska användas. Detta underlättar vårt arbete och gör det enkelt och även roligt att skapa en ny rutin för man har det stöd som behövs. Vi har även tagit fram en rutinbeskrivning för internt arbete där de olika sektionerna som används i rutinen förklaras samt vad de fyller för funktionalitet till slutanvändarna.

Sammanfattat behövde vi skapa oss en enklare vardag där vårt arbete i InfoCaption blev mer lättarbetat för oss som användare i plattformen men även skapa en fräschare slutprodukt för slutanvändarna vilket vi tycker vi lyckats med och slutanvändarna verkar hålla med oss då feedbacken har varit väldigt fin med jubel och peppande ord både kopplat till portalen och rutinerna.

Klicka här för att se den mall som Länsförsäkringar återanvänder för sina rutiner.

Länsförsäkringar får utmärkelsen Månadens guide

Varje månad utser vi på InfoCaption Månadens guide - en guide som vi vill lyfta lite extra på grund av värdet den skapar i organisationen. Som tack till personen/personerna som har skapat Månadens guide donerar vi varje månad 1 000 kr till organisationen Hand in Hand Sweden, som bekämpar fattigdom genom att skapa fler jobb i utsatta länder. Hand in Hand arbetar med modellen "hjälp till självhjälp", som går i linje med InfoCaptions egen mission "att göra det enklare för medarbetare att hjälpa varandra".

Vi i team InfoCaption tycker att Länsförsäkringars arbete med att skapa förutsättningar för enkelhet med hjälp av återanvändbara mallar och sökbara portaler går helt i linje med vår mission. Det tycker vi är värt att hylla.

Vill du lära dig mer om hur ni kan skapa enkla guider som skapar stor skillnad i din verksamhet?