Vi har under vår arbetsvardag behov av att lära oss nya saker vid olika tillfällen. Ett sådant tillfälle är vid förändring, till exempel när vi behöver arbeta på ett nytt sätt eller när ett av de system vi arbetar i har uppdaterats eller ska bytas ut. En vanlig väg att gå är att skapa långa och ibland resurskrävande utbildningar. Men finns det ett mer effektivt sätt att utbilda medarbetarna vid förändring eller introduktion av nyheter?

Vid förändringar i arbetet är det viktigt att den anställde förstår skillnaderna och gärna varför själva förändringen har skett. Detta kan vara avgörande för hur smidig och smärtfri övergången blir. En vanlig väg att gå för att lära om det nya är att skapa så kallade ”formella” utbildningar, antingen e-learning-kurser eller klassrumsutbildningar.

Större förändringar kan sätta krav på mängden information och hur informationen sprids, där kan formellt lärande vara ett bra alternativ. Vår erfarenhet är dock att inte lägga allt för mycket fokus på det formella lärandet utan kanske främst på det informella lärandet, på Performance Support.

Låt de lärarledda utbildningarna vara övergripande och berätta om bakgrunden till förändringen, om varför det sker. Lämna detaljerna om hur det fungerar till självhjälpsmaterial som videoguider, textinstruktioner och annat. Den typen av information är medarbetarna mer mottagliga för just när behovet uppstår, alltså när de väl ska till att börja arbeta med det nya systemet.

En av våra kunder, Mölndals stad, förstod nyttan med Performance Support vid byte av processverktyg. De skapade först en tre timmar lång, lärarledd utbildning som hölls över Teams. Ganska snart valde de att byta ut utbildningen mot en digital handbok som användarna kan gå igenom innan, under och efter att de har börjat arbeta med det nya verktyget – helt på egen hand.

Erik Wässing, Processcontroller på Mölndals stad, berättar hur han tänkte kring att använda sig av digitalt lärande:

”Mölndals Stad byter under våren 2021 processritningsverktyg. För att underlätta övergången och öka kunskapen kring hur man använder verktyget lanserade jag en utbildning under hösten 2020. Den var totalt 3 timmar lång och erbjöds via Teams. Efter några gånger började jag fundera på hur man skulle kunna göra en digital version av utbildningen utan att jag själv behövde medverka.

Även om det är roligt att hålla utbildningar så tar det mycket tid i anspråk. Med guiden på plats minskar behovet av utbildningar ledda av mig och jag är säker på att den tid som det tog att göra guiden går att räkna hem genom färre utbildningstillfällen.

Det finns även stora fördelar om användarna av ett program kan få instruktionerna i hur det används repeterad för sig när det bäst passar en själv. Jag har själv varit på flera utbildningar och vet att informationen oavsett hur bra paketerad den än är riskerar att glömmas bort efter bara någon vecka.”