Ibland saknar man den information eller kunskap som behövs för att sköta sina arbetsuppgifter. Ett bra sätt att lagra och sedan snabbt nå ut med kunskap och information i verksamheten är att nyttja en kunskapsplattform. Här kommer några tips på hur en effektfull kunskapsplattform kan se ut och användas på bästa sätt.

Tillgänglighet och struktur

Det kanske absolut viktigaste med en kunskapsplattform är att det är enkelt att hitta det man söker. Det ska ta så lite tid som möjligt från arbetsdagen, dels för att öka produktiviteten och dels för att minska den stress som ofta kan uppstå över att det är svårt att finna svar på det man söker.

Känner du igen dig i att ofta behöva leta på flera olika platser för att hitta svar på dina frågor? När allt som rör arbetsplatsen – från hur kaffemaskinen fungerar, till hur man ska sköta sina arbetsuppgifter – finns på ett och samma ställe blir det enkelt att klara av arbetsdagen utan att behöva ta längre avbrott. Tänk dig Google men begränsat till information som är relevant för dig. Du börjar alltid på samma plats, i ett sökfält, som leder dig vidare till rätt information baserat på vad du letar efter.

Ytterligare en viktig aspekt i etableringen av en kunskapsplattform är struktur. Ju bättre kategorisering som finns i plattformen, desto enklare blir det för slutanvändarna att hitta rätt. För att strukturera sina guider är det många användare av vår plattform som kategoriserar in dem i roller; ”jag som chef” eller ”jag som nyanställd”. Dessa kategorier har i sin tur underkategorier med material som är relevant för chefer eller nyanställda. Att kategorisera efter situation är ett annat alternativ, exempelvis baserat på avdelning eller arbetsområden såsom ”Ekonomi” eller ”IT”.

När man gör sådana kategoriseringar behöver slutanvändarna inte leta i ett stort hav av guider. Tack vare tydlig struktur går det snabbt att hitta det man söker.

Innehåll att fylla plattformen med

Ett bra sätt att komma igång med att fylla kunskapsplattformen med material är att fundera över vanliga frågor eller kunskapshinder som slutanvändare ofta ställs inför. Vilka är till exempel de 10 vanligaste supportärendena, eller vilka frågor förekommer regelbundet från kollegorna? Dokumentera svaren på dessa frågor så har ni en bra grund att bygga vidare på, som dessutom kommer att ge nytta från dag ett.

Det kan även vara en god start att börja dokumentera de system som frekvent används i organisationen eller på er avdelning. Instruktionsguider som finns tillgängliga på nätet är ofta generella och reflekterar inte alltid hur just ni arbetar med systemet. Att istället skapa egna guider som mer specifikt beskriver hur ni arbetar i systemet gör det tydligt för användarna vad som är rätt hos just er.

Ett ytterligare tips är att utgå från innehåll relaterat till en nyanställning i er organisation. Det kan vara en introduktionsutbildning, handbok för nyanställda och enskilda guider som de nya medarbetarna kan vända sig till under arbetsdagen.

Frågor som är bra att ställa till er själva är:

• ”Vad är det absolut viktigaste en nyanställd behöver veta?”
• ”Vilka övergripande rutiner finns arbetsplatsen?”
• ”Hur fungerar eventuell utrustning som krävs i olika arbetsuppgifter?”
• ”Vad behöver en nyanställd veta för att kunna börja arbeta i våra system?”.

För att skapa bästa möjliga inlärningskurva är det viktigt att inte överbelasta de nya medarbetarna med information under första delen av deras introduktion. Introduktionsutbildning bör istället vara mer övergripande och fokusera på förståelse för deras nya arbetsplats och roll. Detaljer kring hur alla arbetsmoment utförs är bättre att lära sig vid en aktuell situation, med hjälp av er tillgängliga handbok och era guider.

Läs mer: Så kan ni använda InfoCaption för onboarding

Att tänka på när ni skapar innehåll

Du kan säkert hålla med om det kan vara tidskrävande att scrolla igenom ett långt textdokument eller spola fram och tillbaka i en halvtimmeslång instruktionsvideo för att hitta svaret på det vi undrar över. Ha därför i åtanke när ni skapar innehåll till er kunskapsplattform, att dela upp textinstruktioner och filmer i mindre delar, så blir det lätthanterligt för slutanvändarna.

Dela upp innehållet baserat på moment i aktiviteten som ska utföras, funktioner i systemet som ska dokumenteras eller delar av arbetsprocessen som ska beskrivas. Den här typen av guider ska inte bara vara enkla att hitta, utan det är även viktigt att de är lätta att ta till sig för att undvika längre avbrott i arbetsdagen. En tumregel är att slutanvändaren inte ska behöva lägga mer än 10 minuter på att hitta och ta till sig den information eller kunskap som saknas, för att sedan kunna återgå till arbetet.

Guiderna behöver inte vara perfekta för att vara till hjälp, speciellt om det rör sig om innehåll som ska hjälpa användaren att lösa ett problem. En skärminspelning eller ett textdokument som inte är grafiskt perfekt kan komma till lika mycket nytta som genomtänkt innehåll med en längre produktionstid.

Så länge rätt information finns tillgänglig spelar det visuella utförandet mindre roll. Sträva hellre efter att producera innehåll som skapar nytta, än innehåll som är perfekt.

Nå ut med materialet till användarna

Många kunskapsplattformar, såsom InfoCaption, har inbyggda söksidor och sökfunktioner som hjälper användarna att hitta rätt. Funktionaliteten skiljer sig från plattform till plattform, men en bra utgångspunkt i valet av system är att användaren så smidigt som möjligt ska kunna hitta till rätt guide, till exempel via kategoriseringar och filtreringsfunktioner. Ju enklare det är att hitta rätt, desto mer förtroende får slutanvändaren för plattformen.

Som tidigare nämnt är det smart att dokumentera svaren på de vanligaste frågorna och problemen som uppstår för era användare. Nästa gång en användare kommer med samma fråga kan den hänvisas till de material som finns istället för att en kollega eller supportpersonal ska behöva ge svaret direkt. Allt eftersom blir det en ny rutin för användarna att först gå till kunskapsplattformen innan man ställer frågan till någon. Förutom att de som sitter på kunskapen får mer tid till andra uppgifter förebygger man även det allt för vanliga personberoendet som finns i många verksamheter. All kunskap blir tillgänglig för alla – just i det tillfälle den behövs.

Om ni redan idag har platser dit användarna vänder sig för att få svar på frågor, som till exempel en hemsida eller ert intranät, kan det vara värdefullt att länka eller bädda in guider och söksidor direkt på dessa platser. På så sätt skapas en naturlig övergång till den nya kunskapsplattformen. En av våra kunder, PE Accounting, har även integrerat InfoCaption med sin egen applikation, så att användarna smidigt kan klicka på en knapp i applikationen för att få fram en lista med hjälpande guider.

Att underhålla plattformen på bästa sätt

Det är omöjligt att undkomma att ert skapade material förr eller senare blir utdaterat. Rutiner, system och arbetssätt ändras med tiden, och dokumentationen som finns blir inte längre relevant. Hur håller man koll på vad som finns och vad som behöver uppdateras i plattformen?

Till exempel kan man kontrollera innehållet i plattformen när ett system eller en rutin uppdateras. Har en meny i systemet bytt plats? Sköts en rutin numera på ett helt nytt sätt? Gå igenom relevant dokumentation och uppdatera med korrekt information. I InfoCaption sköts det här smidigt då länkar till guider förblir oförändrade, när källmaterial uppdateras kommer ändringarna att ske på alla platser där materialet ligger länkat.

För att säkerställa att plattformen alltid innehåller relevant information är det viktigt med regelbundna genomgångar på administrativ nivå, förslagsvis på månads-, kvartals- eller årsbasis. Hur ofta genomgångar behövs baseras på hur ofta det sker ändringar i verksamheten. I InfoCaption finns möjligheten att få påminnelser när en guide inte har uppdaterats på, till exempel, ett år.

Fem tips till en lyckad kunskapsplattform

• Det ska vara lätt att hitta rätt. Strukturera materialet i kategorier baserade på till exempel roller, avdelningar eller användningsområden. Ge guiderna tydliga namn, så det blir enkelt för slutanvändarna att avgöra vad de innehåller.
• Tänk efter före när det kommer till struktur. Det tar mycket längre tid att strukturera om en plattform fylld med guider än att tänka till innan den är implementerad. Förutom att struktur gör det enklare för användarna blir också plattformen lättare att administrera.
• Dela upp innehållet för användarnas skull. Ju kortare desto bättre. Hellre flera korta guider än få långa. Det ska både gå snabbt att hitta till just den del man söker och att ta till sig innehållet!
• ”Good enough” räcker långt. Det är vanligt att vilja göra allt perfekt innan det släpps live, men den här typen av guider behöver inte vara perfekta för att vara till hjälp. Spara tid och resurser genom att tänka ”good enough”.
• Informera om plattformen där användarna befinner sig. Fundera ut var er målgrupp vanligtvis befinner sig när de behöver hjälp och försök göra vägen därifrån till plattformen så kort som möjligt; länka eller bädda in guider och söksidor.