En stor del av en anställds vardag går ut på att leta efter och sammanställa information om sina arbetsuppgifter. Studier visar att en anställd, oavsett bransch, lägger nästan två dagar i veckan just på att leta efter information. Hur förhindrar man detta?
Undvik förvirring
Att det spenderas så mycket tid på att leta efter information kan bero på ett komplicerat intranät där det är svårt att hitta det man söker. Det kan också bero på att olika avdelningar och kunskapsägare tänker olika kring sina instruktioner eller rutinbeskrivningar och i vilket format dessa ska tas fram. Vissa skapar PDF-filer, andra Word-dokument och någon kanske föredrar att spela in sin skärm.
Det saknas alltså en internt beslutad standard för hur instruktioner skapas, eller på vilket sätt dessa ska finnas tillgängliga. Detta ger tyvärr de anställda dåliga förutsättningar för att kunna sköta sitt arbete, vilket kan leda till fler ärenden till supporten och samtal till kunskapsägare. Det kan även skapa missnöje hos de anställda då de inte vet var hjälpen finns när den behövs.
Genom att erbjuda medarbetarna självhjälpsportaler som naturlig landningsplats vid frågor skapar man bra förutsättningar för att få en mer självgående organisation. Med olika nivåer i portalerna kan man även dela upp informationen så att en anställd, med få klick, hittar information eller kunskap om ett specifikt ämne.
Vi vill lyfta fram ett exempel från vår kund Värnamo kommun som i sitt projekt ”Alla på banan” valde att använda sig av Guideportal, en typ av söksida i InfoCaption, för att göra det enklare för alla i organisationen att få den hjälp de behöver. Portalen är skapad av Mikael Stenström, projektledare och Therese Thimberg, IT-pedagog på Campus Värnamo.
Guideportalerna använder sig av ”widgets”, som bland annat ger möjligheten att skapa knappar till underportaler om olika områden. Det går också att enkelt lyfta fram guiderna i topplistor, visa rekommenderade guider och mycket annat.
Värnamos guideportal, där medarbetarna kan hitta hjälp om det mesta.
Mikael berättar själv om hur de tänkte:
"II maj 2018 gick startskottet för Värnamo kommuns digitala projekt "Alla på banan". En del i projektet var att ta över ansvaret för InfoCaption samt utvärdera det. Systemet hade använts sparsamt åren innan projektet. Arbetet inleddes med att skapa digitala handböcker med kunskapstester för Officepaketet utifrån InfoCaptions färdiga guider. Tanken med handböckerna var att fungera som ett komplement till traditionella utbildningsinsatser, men har visat sig fungera lika bra för självstudier.
För att presentera handböckerna på ett enkelt och överskådligt sätt skapade vi en portal. De befintliga guiderna som fanns till andra system saknade en bra struktur vilket gjorde det svårt att hitta dem. Det startade med en Officeportal men har växt och blivit en större guideportal. Guideportalen är fortfarande väldigt ny för oss, men har fått ett positivt gensvar och efterfrågan för guider i fler system har ökat."
Vi på InfoCaption tycker detta är ett av många bra exempel på en hjälpsam portal som gör det enkelt att hitta den kunskap eller information man söker för att komma vidare i arbetet.
Optimera kunskapsdelning med
Single Point of Truth!
