Alla har vi varit nya på jobbet och varit i behov av information och kunskap för att kunna sköta våra nya arbetsuppgifter och lära oss arbetsplatsens rutiner. Många håller nog med om att om man får för lite information första dagen kan det kännas jobbigt, speciellt när man inte vet var man kan hitta informationen själv. Då kan mycket tid gå åt till att ta reda på var man ska leta. Det kan vara lika illa att få för mycket information att hålla reda på, och i de fallen kan det vara skönt att veta att den finns dokumenterad och går att ta fram vid behov.

Sökmotorer skapar trygghet och nyfikenhet

Även om det är handledarens jobb att hjälpa nya medarbetare igång kan det kännas skönt som nyanställd att veta var man kan hitta informationen själv, speciellt idag när många är vana vid att googla fram lösningen på sina problem. Den möjligheten uppmuntrar också viljan att ständigt lära sig någonting nytt. Jag själv kan till exempel när jag kollar på film eller serier dra upp telefonen och googla något ord, namn eller en händelse som nämns. Då behöver jag ofta spola tillbaka några minuter i filmen jag tittade på eftersom jag fastnat i att leta mig vidare från en artikel till en annan. Tack vare gemensamma kunskapsbrunnar som Google, Yahoo och Bing kan vi med väldigt få klick och tangenttryck hitta den information vi söker och upptäcka nya saker som vi aldrig ens hade tänkt ta reda på. Så varför inte använda samma princip inom våra verksamheter?

Att ha en intern sökmotor där all arbetsrelaterad information och kunskap går att hitta ökar effektiviteten i verksamheten eftersom de avbrott som annars hade gått till att leta efter rätt plats att söka på försvinner. Det ger även medarbetarna en trygghet eftersom de vet var informationen ligger samlad. Som ny medarbetare är det guld att få höra att ”här kan du få svar på alla dina frågor!”. Det kan därför vara bra att analysera verksamhetens information- och kunskapsdokumentation för att se hur lätt det är för, framför allt, en ny person att hitta det den söker.

Digitalt är lika med vinst

Elektroniskt lärande, eller det kanske mer kända begreppet ”e-learning”, blir allt vanligare både i vardagen och arbetet. Antagligen är anledningen till det att digital kunskap och information ger många fördelar; inte minst sparar det in tid och pengar. Digitala utbildningar har visat sig vara tid- och kostnadseffektiva jämfört med lärarledda utbildningar eftersom lärare och lokal slipper bokas, deltagarna kan göra utbildningen när det passar dem och rättandet kan skötas automatiskt. Nya medarbetare kan gå sin introduktionsutbildning redan innan de har börjat jobba, eftersom den går att göra hemifrån.

I dagens samhälle har de flesta tillgång till en mobil enhet med internet och som arbetsgivare kan det visa sig vara lönsamt att förse sina anställda med det. En av anledningarna är att informationen blir så lättillgänglig när den kan sökas fram och delas online. Dessutom kan man hålla informationen samlad på ett och samma ställe. På så sätt sparar medarbetarna in den tid som annars hade gått åt till att hitta rätt plats att söka fram sin information, och därmed förenklar och effektiviserar man arbetsdagarna.

En positiv nystart

Föreställ dig att det är första dagen på ditt nya jobb. När du kliver in i kontorsbyggnaden blir du upphämtad i receptionen av din handledare som ska visa dig runt på kontoret, introducera dig för dina nya kollegor och ge dig dina arbetsuppgifter. Du går en kurs för nyanställda tillsammans med några andra blivande kollegor. Även om du har blivit bra bemött, kollegorna känns trevliga och introduktionsutbildningen gick bra känner du dig nervös inför att börja arbeta.

Handledaren ger nu dig dina arbetsuppgifter och visar dig hur de ska göras. Innan handledaren lämnar dig säger hen dels att ”Om det är något är det bara att fråga!”. Men det som verkligen får dig att lugna ner dig är när handläggaren säger: ”Vi har också det här systemet där nästan all vår information går att hitta, även läromaterialet från introduktionsutbildningen.” och visar dig hur det fungerar. Handledaren berättar också att handböcker och annat utbildningsmaterial som beskriver arbetsplatsens arbetsflöden och arbetssätt skapas löpande och kan hittas genom att söka i det nämnda systemet.

Du sätter dig ner och ska skicka ditt första mail och det krånglar – mailet skickas inte! Istället för att bli irriterad och ringa en tekniker går du till er interna sökmotor, söker på ”skicka mail” och får upp en instruktionsvideo som någon kollega har skapat. Du inser att det är du som har missat ett steg och har nu lärt dig något nytt, vilket tog cirka två minuter istället för de tjugo minuterna som annars hade gått åt till att vänta i telefonkö, förklara problemet och hitta en lösning. Du kan nu luta dig tillbaka och tänka för dig själv att det här är en bra arbetsplats och ”här kommer jag trivas”.

Vad kan vara till hjälp för att göra nystarterna effektiva?

Så för att ge de nyanställda en positiv start på det nya jobbet kan det underlätta att:

• Dokumentera och systematisera information och kunskap. Helst digitalt, åtkomligt via nätet och nåbart från ett och samma ställe. Ju mindre tid som går åt till att leta efter information desto mer tid kan användas till att faktiskt göra arbetet, samtidigt som nya medarbetare känner sig trygga eftersom de vet var de kan hitta sina svar.
• Dela utbildningsmaterial efter utbildningstillfället så att medarbetarna kan ha det som lathund i sitt arbete.
• Göra självhjälpsguider och handböcker som beskriver arbetsplatsens system, arbetsflöden och arbetssätt. På så sätt förminskar man risken för felsteg och onödiga supportsamtal. Verksamheten blir samtidigt effektivare eftersom stopp i arbetsflödet minskas betydligt.

Dessa tre punkter ger den nya medarbetaren trygghet och ett gott intryck av verksamhetens förmåga att dela med sig av information och kunskap – något som kan vara väldigt nyttigt när man vill skapa en framgångsrik arbetsplats.

Vill du veta hur ni kan effektivisera er introduktion av nyanställda?