Digitaliseringen av arbetsplatser ökar, men än så länge vet vi väldigt lite om hur det påverkar arbetsmiljön och belastningen på hjärnan. Därav var det glädjande att läsa om Arbetsmiljöverkets nya granskning av arbetsgivares rutiner för att förebygga risker med digitala arbetssätt.

När digitaliseringen tog fart var uppfattningen att arbetsplatsen skulle bli mer effektiv. Det faktum att man inte fastnade i korridoren eller fikarummet titt som tätt, ledde till att vi kunde fokusera mer på jobbet, jobba snabbare och således leverera mer. Men vilka andra effekter kan uppstå av högre effektivitet och färre fysiska möten på arbetsplatsen? 
 
Hur gör man för att skapa rätt förutsättningar i en mer digital arbetsdag så att medarbetare kan fortsätta att jobba på distans, utan att löpa risk för utmattning? Detta vill vi på InfoCaption prata mer om! Men först ska vi ta en titt på hur det kan se ut under den digitala arbetsdagen.

Den typiska digitala arbetsdagen?

Kanske känner just du igen dig i denna, hypotetiska arbetsdag:
 
Du startar upp jobbet genom att logga in på din jobbdator. Till ljudet av ett upprepande plingande loggas du in i ett flertal olika system. Du tittar på din To-Do eller öppnar mailen och sätter igång arbetsdagen. Under dagen kommer du besöka olika digitala platser för att kunna sköta dina arbetsuppgifter, återkoppla i olika ärenden, delta i möten och sammanställa material inför och efter dina möten.
 
Mitt i allt detta ska du även göra allt det där "andra". Lägga in om traktamente i ert tidrapporterings- och ekonomisystem, hitta rutinen för hur du ska få ut nya terminalglasögon, få ut en bil ur er bil-pool osv. Uppgifter som behöver göras, men som du givetvis har glömt hur de ska göras.
 
Du börjar leta bland intranätets alla flikar efter någon rutin som du vet med dig ska finnas någonstans. När du inte hittar den letar du istället i Teams och sedan i mailkorgen. Efter 20 minuter lyfter du blicken för att leta efter en kollega som kan hjälpa dig. Just det, du sitter på hemmakontoret utan kollegor fysiskt tillgängliga.
 
På en dag som denna kan du ha behövt använda flertalet olika system för att utföra ditt arbete. Forskning från IDC visar t.ex. att över 60% av oss använder 4 eller fler system dagligen och att 15 % använder så mycket som 11 system, varje dag! 

Utöver att jobba i flera olika system spenderar vi även mycket av vår arbetstid på att leta efter kunskap i olika system. Enligt forskning från IDC kan det röra sig om hela 36 % av vår arbetstid. Detta riskerar att skapa en känsla av ineffektivitet och stress hos medarbetarna.

Det stöd vi behöver i arbetet i form av våra rutiner, policys, processer, mallar, arbetsbeskrivningar osv. ligger utspritt. Över en tredjedel av arbetsdagen i snitt går åt till att leta efter denna kunskap och i över hälften av fallen hittar vi inte ens det vi letar efter.

Boven i dramat

Många blickar vänder sig nu åt samma håll. Alla de här olika systemen! Många organisationer ser över sin systemflora i ambitionen att harmonisera det hela, men kanske är det inte alla olika system som är problemet. Kanske är det en förhastad slutsats att dra och börja agera på?
 
Självklart finns det flera fall där man har system i onödan, t.ex. när de tangerar andra system. Organisationen har anledning att se över sina system regelbundet för att kontrollera att man har det man behöver - varken mer eller mindre.

Är det då färre system som är lösningen på teknikstressen? Vi måste fortfarande ha förutsättningarna för att utföra våra arbetsuppgifter. Kan problemet snarare vara att det är svårt att veta hur man ska arbeta i och mellan de olika systemen? Att det finns en brist i tillgången på relevant hjälp, stöd och vägledning när vi befinner oss där i vårt dagliga arbete?

InfoCaptions 4-stegsraket för att öka medarbetarens möjligheter och minska teknikstress

1: Samla er!

Börja titta idag på hur ni kan jobba med dokumentation från en och samma plats. En kunskapsportal där allt ni behöver alltid finns tillgängligt. Det kanske låter som för bra för att vara sant, men det är det inte. Till vardags använder vi Google, Youtube, ChatGPT osv. På arbetsplatsen är det ingen annan än vi själva som kan se till att stödet finns, så det är upp till oss att lösa det.

Checklista:

• Tillsätt en projektgrupp, avsätt tid.
• Skapa en samlad bild över de verktyg ni använder för att dokumentera och kartlägg vart stödet hamnar.
• Skilj på "vad-stöd" och "hur-stöd" och fokusera på det stöd som beskriver hur. Detta innefattar instruktioner, arbetsbeskrivningar, rutiner osv, vilket är vad en medarbetare kan behöva för att kunna fortsätta jobba vid en given situation.
• Hitta ett gemensamt sätt att dokumentera hur-stödet och en plats att samla det på. Det bör vara enkelt att administrera och användarvänligt för medarbetarna.
• Om det inte finns en logisk plats för detta i dagsläget, se vad som finns på marknaden, kontakta leverantörer och be om att få testa deras lösningar.
• Enas i teorin om ett gemensamma sättet att dokumentera hur-stödet och den gemensamma plats att samla det på. 
  

2: Enkelhet att hitta

Utöver att samla allt stöd för ”hur” på en plats måste informationen även vara enkel att finna för medarbetarna. Stödet är inte värt någonting om det inte används. Snarare kan det bli en negativ effekt eftersom systemet behöver underhållas. Det blir en tidskrävande process utan att skapa det värde som är tanken. Fundera över hur stödet kan bli mer lättillgängligt inom organisationen.

Checklista:

• Gör en noggrann analys för var era medarbetare befinner sig i sitt arbete under en arbetsdag, både fysiskt och digitalt.
• Skapa ingångar till ert digitala stöd baserat på era medarbetares arbetsvardag:
  • För dem som sitter mycket i Teams kan det skapas en snabbgenväg till er kunskapsportal därifrån.
  • De som sitter på olika platser i ert verksamhetssystem vill inte behöva lämna systemet när de behöver kunskapsstöd. Sätt hellre stödet hos dem med hjälp av länkar eller inbäddningar.
  • Medarbetarna som är ute ”på språng” och/eller som jobbar utanför ordinarie kontorstid, har samma behov av stöd som alla andra. Ordna QR-koder i firmabilen och snabbgenvägar till kunskapsportalen på alla arbetstelefoner och jobbplattor.
• Om ni testar olika lösningar, fundera över hur de kan möta era behov av ingångar till det digitala stödet. Ju större flexibilitet ni som kund bjuds, desto större möjligheter kommer ni ha att möta förändringar som kan ske med era behov och önskemål.

3: Tillgängliggör för alla - inte bara en puck i ledningsgruppen

När ni väl bestämt er och ska komma igång - se till att marknadsföra projektet inom er organisation så att ni tidigt får med alla på tåget. Involvera medarbetarna, kanske genom en undersökning, för att förstå  vad utmaningen är gällande tillgängligt stöd och systemanvändande.
 
När man ska implementera ett nytt arbetssätt eller en ny lösning handlar det om att förankra det, så att det man sedan står med faktiskt levererar - helst över förväntningarna. Ställ krav på leverantörerna och se till att ni, tillsammans med dem, kan måla upp en tydlig bild av implementeringen och det långsiktiga samarbetet.

4: Gör pausen tillåten och helig - på riktigt

Ta pauser är ett enkelt tips att ge, men ett oerhört svårt tips att efterleva. Det första som tas bort från den egna agendan för att göra plats åt det som behöver göras - är pauserna. Kanske behöver pauser i arbetet räknas som arbetstid och att varje anställd ska ha en viss mängd av det varje dag? Detta blir en markering för att var och en har all rätt och anledning att avbryta sitt jobb till förmån för värdefull vila av kropp och knopp.
 
Om ni beslutar att 30 minuters vila varje dag ska gälla för varje medarbetare, ställ er frågan: Hur inför ni det och hur följer ni upp det?

Avslutningsvis

Digitala arbetssätt har förenklat en hel del för oss, men visar också på nya utmaningar och risker. Som arbetsgivare kan du förebygga de här riskerna genom att möta dina medarbetare direkt i deras arbetsvardag med behovsanpassat stöd. Digitala arbetssätt är här för att stanna och alla behöver hänga med tåget för hur vi skapar bästa förutsättningarna för alla att undvika stress och istället bara må bra av det. 

Vill du ha fler användbara tips för hur ni kan dela kunskap digitalt?