Under arbetsdagen har alla personer inom en organisation behov av att lära sig nya saker vid olika tillfällen, till exempel om ett nytt system ska introduceras. Många systemleverantörer väljer vanligtvis att, vid introducering av nya system, lära ut ny kunskap via omfattande lärarledda utbildningar. Men behöver egentligen denna process vara tidskrävande och komplex? Eller finns det mer effektiva sätt att lära användare nya system?
Hur gör man onboardingprocessen av nya system strategisk?
Då implementering av nya system kan vara komplicerat är det därför viktigt att planera sin user onboarding inom organisationen på ett effektivt sätt då det ökar kundnöjdheten och användarupplevelsen. Det är nämligen lätt att motivationen hos användare tryter om de behöver bearbeta information de inte direkt förstår eller behöver ta in för mycket information på en och samma gång. Som organisation behöver man därför noggrant planera in vilka delar av introduktionen som bör ingå i en lärarledd utbildning och vilka som bör tillgängliggöras digitalt.
Genom att skapa systemstöd utifrån användarens egna unika behov gör man det möjligt för dem att ta del av informationen när det faktiskt passar dem. Viss kunskap är bättre lämpade under arbetstillfället, än vad de är under introduktionen.
Det är därför bra om man redan i onboardingprocessen av systemen, digitaliserar utbildningar, så att man kan förenkla och spara tid för kunder som köper era system, eller användare som ska lära sig ett nytt system inom er organisation. Nya användare kan då snabbt och enkelt hitta informationen de själva behöver och återgå till den när det den väl behövs. Detta leder i sin tur att man avlastar ansvariga produktspecialister eller kunskapsägare så att de istället kan fokusera sin tid på mer värdeskapande arbetsuppgifter.
Oxceeds supportportal
Vår kund Oxceed har utvecklat en plattform som ger företag bättre ekonomisk översikt, där de använder InfoCaption som en digital supportplattform. Med hjälp av Oxceedportalen har de använt sig av tekniska lösningar som underlättar och skapar nytta för sina kunder, bland annat vid just onboarding av nya användare i Oxceeds programvara.
Robert Paulsson (Head of Customer Success) på Oxceed, förklarar varför en supportplattform var rätt val för just deras företag:
“För Oxceed är InfoCaption ett kanonverktyg! Vi på Customer Success använder det dagligen för användaronboarding, kundspecifika guider och kompletterande beskrivningar för våra kunder som arbetar i Oxceed. Att kunna återanvända guiderna, skapa portaler och erbjuda andra smarta lösningar för våra kunder är exakt så som vi vill arbeta.”
Oxceeds supportportal, där kunderna kan hitta guider om systemet.
Om man precis som Oxceed använder sig av guider och andra smarta tekniska lösningar direkt på plattformen så ökar man användarvänligheten. Genom att man ökar användarvänligheten ökar man även förtroendet och tilliten till organisationen. Och det är tillgängliggörandet av kunskap som skapar förutsättningarna för en trygg arbetsplats och en långsiktig arbetsrelation.
En av Oxceeds guider som förklarar ett flöde deras applikation. Klicka här för att se guiden.
Vi rekommenderar därför att man, redan i ett tidigt skede, taktiskt och successivt fördelar ut kunskap i till användarna när de väl behöver det, snarare än när de tros behöva det. Att förenkla för de nya användarna redan från start gör att man skapar stora förutsättningar för user success och därmed stora resursförutsättningar för organisationen.
3 enkla tips för en lyckad user onboarding
- Upprepning, upprepning, upprepning. Det kanske låter irriterande men glöm inte bort att kunskap är en färskvara. Om användare får till sig information vid upprepande gånger minskar även chansen att de gör fel i framtiden.
- Keep it simple! Informationen ska absolut förklara allt men enbart det absolut nödvändigaste. Ställ er själva frågan inom organisationen “är den här informationen verkligen nödvändig för användaren?”.
- Kom ihåg att alla användare fungerar olika. Vissa lär sig av att se en instruktionsfilm medan andra vill läsa en längre text. Se över vad som fungerar bäst för just dina användare.
