Du har förmodligen vid något tillfälle sökt på Google för att ta reda på hur du ska lösa ett problem och då hänvisats till att se en Youtube-video. På Youtube finns guider om allt ifrån, hur man använder ett visst program, till hur man lagar mat. Youtube har blivit en plats för kunskap i vardagen, men vad måste vi se upp för och hur fungerar det med att använda Youtube i arbetet?

Youtube och dess frustrerande moment

Det finns en rad saker att ha i åtanke när du använder Youtube.

Videon kan exempelvis vara utdaterad. Efter en programuppdatering kan menyer i olika program se helt annorlunda ut, funktioner kan ha bytt plats och ändrats så pass mycket att de tappat sin tidigare användningsförmåga.

Vi vet ofta inte heller hur pass korrekt guiden är, eller hur god kompentens skaparen till guiden har. Den enda källkritiken vi kan göra är att se efter hur många kommentarer videon har fått eller hur många “tummen upp” den fått.

Det kan också vara saker som gör det svårt att använda sig av guiden. Informationen du söker kan ibland vara svår att finna, den kan exempelvis dyka upp efter flera minuter in i videon. Om videon inte är uppdelad i kapitel behöver du spendera mycket tid på att leta efter, eller titta på, mycket irrelevant information.

Ibland kan det vara så att guiden som du hittar inte finns tillgänglig på rätt språk, eller att det är svårt att förstå den som talar. Den som skapat videon kanske pratar alltför snabbt och osammanhängande, gör ryckiga rörelser med musen så att det går för snabbt och du hela tiden får pausa eller gå tillbaka för att hänga med.

Youtube-filmer är oftast generella

I vårat arbete krävs det ofta att vi arbetar på ett visst sätt i de system vi använder för att spegla organisationens kartlagda processer. Att Youtube-videos oftast är generiska guider som är tänkt att vara nyttiga för flest möjlig kan därför göra det svårt att använda sig av dem, och ibland kan det till och med leda till att man gör något på fel sätt. Det kan även vara at de er gjort etter en annan organisations arbetssätt.

Detsamma kan gälla systemleverantörers egna guider för sina system (som också ibland kan hittas på Youtube). Ofta kan deras systemstöd behöva kompletteras med intern information för att kunna ge nytta, och för att förhindra att man arbetar på fel sätt enligt organisationens arbetsflöde.

Att själv skapa Youtube-guider kan vara resurskrävande

Om man vill skapa en guide för sin organisation på Youtube ställs man inför en rad utmaningar. Först ska den spelas in, för det behövs det en egen hårdvara och mjukvara. Programvaran kan vara tidskrävande att lära sig och är en egen profession i sig själv. Filer behöver vara i rätt format och man behöver också följa gemensamma standarder. Filerna behöver även göras tillgängliga för att andra ska kunna redigera dem i efterhand så att guiden ska hållas uppdaterad.

Detta är några av anledningarna till varför många organisationer idag valt bort denna form av inlärning och istället kör på som de alltid gjort, med kurser, textguider i PDF eller liknande. Även fast de ofta vet att detta inte är det ultimata sättet att lära sina medarbetare på.

Såhär kan ni göra istället

Även om det finns många anledningar till att inte använda sig av Youtube eller Google för internt lärande, är det viktigt att ha dessa program i åtanke när vi lär oss. Anledningen till varför vi vänder oss till dessa program för att lära oss och varför de är populära har egentligen en naturlig förklaring. Inom branchen för lärande används begrepp som “Workflow Learning” och “Performance Support” som begrepp för dessa sätt att lära sig på. De handlar om att hjälpa och stötta direkt i arbetsdagen. När vi ska utföra en uppgift och är osäkra på hur den görs, är det mest effektivt att vi har hjälp tillgänglig just där och då. Precis som vi gör hela tiden när vi undrar om något utanför det dagliga arbetet.

Vad är det viktigt att tänka på?

• Samla allt på ett och samma ställe. Det är viktigt att det finns ett internt stöd för detta sätt att söka information på (att googla).

• Det ska vara både enkelt att skapa innehåll, underhålla, dela samt hitta informationen.

• Alliera dig med kunskapsbärare inom organisationen och få dem att skapa och ta ansvar för sitt material (de kommer snabbt att inse att det sparar dem många frågor och mycket tid).

• Gör innehållet relevant för hur just ni jobbar i er verksamhet, efter era rutiner och processer.

• Informera väl om lösningen och hänvisa till den när medarbetarna har frågor.

Vill du lära dig mer?