Det er lett å falle i fella hvor alt må planlegges og evalueres før det publiseres. Når det gjelder dokumentasjon og instruksjoner for, eksempel systemer eller arbeidsaktiviteter, er det ikke så viktig at det er perfekt. Det viktigste er at dokumentasjonen finnes og - fremfor alt - at den er lett tilgjengelig når brukerens behov oppstår. 

Heller bra enn perfekt dokumentasjon

Noe som er greit å huske på er at dokumentasjonen ikke trenger å være perfekt for at den skal være nyttig. Når man streber etter perfeksjon er det lett å ikke gjøre noe i det hele tatt fordi "Vi har ikke tid til dette nå, vi bør heller prioritere noe annet", for eksempel. 

Det er uviktig for brukeren at en videoinstruksjon har perfekt lydkvalitet eller estetikk. Det som avgjør en god instruksjon eller ikke, er om den rask kan hjelpe brukeren med det han trenger for å kunne komme videre med arbeidet sitt. Selvsagt føles det bra å lage "profesjonelt" materiale, men det tar også lengre tid å planlegge og lage. Tenk over om det virkelig er viktigere at den blir perfekt enn at du rask kan sende ut en ny instruksjon til brukerene dine. 

Det spiller ingen rolle om dokumentasjonene eksisterer hvis ingen finner den

Har du dokumenter lastet opp på intranettet, filmer på en annen del av intranettet, andre dokumenter i et annet  system og i tillegg til trykt dokumentasjon i en perm? Da er du ikke alene. Det er veldig vanlig i mange organisasjoner at dokumentasjon er spredt over for mange steder. Det er heller ikke uvanlig at man har flere forskjellige systemer som i utgangspunktet gjør det samme - lagrer informasjon om arbeidsoppgaver og relaterte verktøy. Det spiller ingen rolle om dokumentasjonen eksisterer dersom ingen kan finne den, eller hva?

Noe som kan være greit å tenke på er å plassere dokumentasjonen der brukeren vanligvis befinner seg, for eksempel på intranettet, hjemmesiden eller i et spesifikt system. Bygg inn eller legg til lenker til dokumentasjonen på disse nettstedene, slik at brukeren kan finne den hjelpen de trenger ved å bruke så få klikk som mulig. 

Gjør informasjonen lett å ta til seg 

Lett tilgjengelighet handler ikke bare om at det skal være enkelt for brukeren å finne det han leter etter, det skal også være lett å ta til seg informasjonen for å forhindre for lange stopp i jobben. Ved å tilpasse mediet til det som skal formidles, er det mulig å korte ned tiden det for brukeren å ta til seg informasjonen, og dermed øke produktiviteten. Det er veldig vanlig at dokumentasjon består av lange tekstdokumenter som kan være vanskelig å ta til seg. Kutt dem heller opp for å gjøre det enklere for brukeren å finne den nøyaktige delen som er knyttet til deres behov. 

Tekst er kanskje ikke alltid den beste måten å formidle noe på. I mange tilfeller gjør det å forklare en funksjon i et system det lettere for både den som dokumenterer og brukeren å lage et skjermopptak. Det er raskt for den som dokumenterer å spille inn hvordan et steg utføres, og for brukeren er det vanligvis lettere å forstå det når man ser steget forklares i en videoform, fremfor med en tekst. Husk også at vi alle lærer best på forskjellige måter, så det også en god ide at dokumentasjonen er i ulike medieformer. 

For å oppsummere

Det er altså tre ting som kan være greit å tenke på rundt dokumentasjon, som både forenkler prosessen med å opprette den, og gjøre det lettere for brukeren å finne informasjonen og ta den til seg:

• Lag heller bra enn en perfekt dokumentasjon 
  Husk at det vanligvis tar unødvendig lang til å lage en dokumentasjon når man er perfeksjonist. Hvis brukeren forstår hva som formidles og kommer seg videre i arbeidet, har man lyktes godt og bra. Selvsagt vil man den skal se bra ut, men vurder om det er viktigere enn at du kan få dokumentasjonen raskt ut.  
  
  
• Det skal være enkelt å finne det man leter etter 
  Når dokumentasjon ligger spredt over flere steder, kan det ta tid å først finne det rette stedet å lete på. Hold alt sammen på ett sted, og enda bedre, gjør dokumentasjon tilgjengelig der hvor brukeren vanligvis befinner seg, for eksempel på intranettet eller i et spesifikt system.  
  
  
• Bruk riktig medium til formålet
  Lange tekstdokument er ikke alltid den beste måten å forklare noe på. Skal du vise en oppgave i et system? Spill da inn skjermen slik at det blir lettere for brukeren å følge med på hvordan funksjonen brukes. I tillegg går det som oftes raskere for den som lager materialet. 

Husk også på at i mange tilfeller er det bra å dele opp dokumentasjonen for å gjøre det enklere for brukeren å finne den delen de lurer på, eller som viser hvordan man skal utføre oppgaven en står overfor.

Vil du lære mer?