Å lage og administrere kunnskapsmateriell i en bedrift er en utfordring som krever klare retningslinjer for å sikre både kvalitet og helhet. For store, globale organisasjoner som AFRY blir denne utfordringen enda større, ettersom ansatte er spredt over hele verden og arbeidsmetoder og kommunikasjon kan variere. For å skape en enhetlig og effektiv brukeropplevelse har AFRY laget intern veiledning i InfoCaption. Denne veiledningen hjelper ansatte med å lage strukturerte instruksjoner og opplæringsmateriell som følger en felles standard og gjør det lettere for alle å finne riktig kunnskap til rett tid.

AFRY bruker InfoCaption som en daglig støtte for sine ansatte. I hovedsak gjøres veiledninger tilgjengelig gjennom kontekstuell hjelp, som betyr at ansatte får relevante veiledere direkte i systemet eller situasjonen de er i. I en organisasjon med mange rutiner og prosesser kreves det et stort antall veiledninger og instruksjoner. For å sikre at disse er enhetlige, lærerike og enkle å forstå, har AFRY utviklet intern veiledning som hjelper produsenter med å lage strukturert og nyttig kunnskapsmateriell.

AFRYs veiledning lager struktur i kunnskapsdelingen

For å sikre enhetlig og effektiv forvaltning av kunnskapsmateriell har Jenny Snis, Programkoordinator i AFRY, utviklet intern veiledning i InfoCaption. "Det gir produsenter klare retningslinjer for å lage pedagogiske og enhetlige instruksjoner og opplæringsmateriell. Gjennom denne strukturen får AFRYs produsenter støtte til å lage materiell av høy kvalitet og en felles standard, som sikrer at viktig informasjon formidles effektivt. Enten det gjelder systembruk, nye rutiner eller opplæring av ansatte."

Hva inneholder AFRYs retningslinjer?

AFRYs retningslinjer støtter produsenter gjennom hele prosessen og sikrer at innhold tilpasses ulike læringsstiler. Noen av de viktigste retningslinjene er:

• Hvilken type materiell som passer best i ulike situasjoner 
• Tydelige steg-for-steg-veiledninger for å lage tekstbaserte og visuelle veiledninger
• Hvordan innspillinger kan holde høy kvalitet ved gode forberedelser 
• Retningslinjer for publisering og synlighet i organisasjonen
• Sikre at materialer er enkle å finne og oppdateres regelmessig

Denne strukturen sikrer at alle produsenter arbeider ut fra samme metodikk, noe som fører til en mer konsistent brukeropplevelse.

En veiledning for hele organisasjonen

Å ha en klar og helhetlig prosess for å lage kunnskap er spesielt viktig i en global organisasjon som AFRY. Når materiale lages etter de samme prinsippene, blir det lettere å forstå og bruke, uavhengig av hvilken del av organisasjonen det kommer fra.

Ved å kombinere tekst, bilder og video kan informasjon formidles på en måte som passer ulike typer brukere. Noen mennesker foretrekker å lese detaljerte veiledninger, mens andre lærer bedre ved å se en video eller lytte til en forklaring. AFRYs retningslinjer tar hensyn til disse behovene og skaper en fleksibel løsning for kunnskapsdeling.

Inspirasjon for andre organisasjoner

AFRYs arbeid er et godt eksempel på hvordan klare retningslinjer kan styrke kunnskapsdelingen i en organisasjon. Ved å lage en solid struktur for hvordan opplæringsmateriell og veiledninger produseres og deles, sikres det at viktig informasjon når fram til de rette personene på en helhetlig og lærerik måte. Det handler ikke bare om å produsere veiledninger, men om å bygge en sterk kunnskapskultur der kunnskap blir lett tilgjengelig og nyttig. Godt gjort AFRY og gratulerer med prisen, Månedens guide!